民營企業檔案管理模式研究

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摘要：改革開放以來，中國經濟實現了飛速發展，其中民營企業作為一大亮點，是促進國民經濟增長的重要組成因素。但目前我國民營企業發展中還存在諸多問題，比如檔案管理模式落后、工作人員素質不高、領導管理不當等等，這些問題得不到解決，會變成不可協調的矛盾，既影響企業工作的順利展開，也不利于民營企業的可持續發展。本文就民營企業檔案管理模式的相關知識展開論述，旨在在遵守相關法律法規、尊重檔案管理一般規律的前提下找出民營企業檔案管理的新路子，促進企業持續、平穩、健康發展。

關鍵詞：民營企業；檔案；管理模式；研究；發展；法規制度

所謂民營企業檔案管理模式，是指民營企業內部檔案機構的設置、檔案保管的地點和集中程度，以及與此相關聯的檔案管理內部體制和運作機制，而科學、合理的民營企業檔案管理具體包括以下幾點：首先，設置的檔案機構應合理高校；其次，要對檔案進行集中保管；最后，要建立健全相關的檔案管理體制以及運作機制。這樣一種管理模式既有利于提高民營企業檔案管理的效率，降低相關的管理成本，也有利于促進民營企業的高校運轉，最終提高企業的經濟效益。

1、民營企業檔案自主管理模式研究

自主管理模式是指企業根據自身發展需要以及行業特點所建立起來的統一或者相對統一的檔案管理形式，我們也可以將之稱為檔案管理網絡。目前我國可以納入此類的管理模式主要有集中式、相對集中式（分布式）以及集中與分布結合式。

1.1集中式管理

集中式管理是指民營企業按照一定的方式在企業內部建立檔案中心、檔案室等機構或者指定相關工作人員對檔案進行集中管理，在企業日常的工作中，這些機構主要對企業不同部門、不同分支機構的文件進行管理并采取切實可行的措施對各部門檔案歸檔工作實施業務指導，在工作中，各機構必須重視統一領導、統一標準、統一管理以及統一制度在管理中的重要作用，只有這樣，才能真正意義上的實現檔案的安全、方便管理。21世紀的今天，集中式管理主要來源于國有企業，它在國有企業中得到廣泛運用，隨著時代的進步，我國民營企業不斷呈現出較強的實力，同時他們也希望提高自身的管理水平，為此，他們不斷的借鑒和引進這種管理模式。

1.2相對集中式管理

民營企業作為國民經濟增長的重要因素，有著自身的發展規律，目前，我國很多民營企業是剛剛建立的新企業，隨著經濟的發展，這樣的企業數量不斷增多，由于規模小、行業雜、分布散、無主管等原因，民營企業發展受到很大限制，為促進企業發展，相關檔案管理者不得不降低要求，就目前中國民營企業檔案管理模式分析，分布式管理是使用最為廣泛的、切實可行的檔案管理模式。它是指企業在統一領導以及建立并實施一整套完整而嚴謹的制度的前提下，對檔案實行分部門保管，這種管理模式有著自身的優勢。首先，它有利于對檔案進行分級管理，將管理權和使用權下放給各個部門；其次，它有利于節約企業的人力、財力、物力，真正的把檔案管理好、利用好。

1.3集中與分布結合式管理

是指在集中統一與檔案管理相關的領導、制度以及標準的前提下，實現對檔案實體的分別、分類、分層次、以及分級管理。在具體實踐中，企業可以成立相關的檔案機關或者指定專業的檔案管理人員，同時，在下設的各個部門、各個分支，可以設立相應的分室或者是兼職檔案人員。其中檔案中心機構負責制定統一的標準、制度以及對下設分室進行業務指導，此外，還要負責保管本企業的行政資料、生產工藝以及科研項目成果等，其他的資料比如會計檔案、財務檔案、審計檔案、員工資料以及專業技術職稱檔案等則有下設分室管理，這種統一體制下的管理模式既有利于確保檔案的規范化、合理化以及科學化，也有利于提高不同民營企業的檔案保管效率，最終促進企業的發展。

2、民營企業檔案社會化管理模式研究

在我國，存在很多的民營企業，這些民營企業普遍規模較小、資金短缺，如果不顧后果的實施自主管理模式，會給企業造成巨大的損失，為適應市場機制以及經濟發展的需求，人們提出要不斷建立起社會化的民營企業社會化檔案管理模式，而要想真正實施這種管理模式，人們必須建立起與之相關的機構，這些機構包括以下幾種。

2.1企業檔案托管機構

在生活中，我們將這類機構稱之為檔案寄存中心或者檔案托管中心，它既可以由國家綜合檔案館設立，有國家主觀，也可以由社會上的市場主體設立，作為市場主體，他們的目標是籌集資金，以實現自身的發展，同時，作為社會服務機構，它們獨立核算、自負盈虧。從本質來看，企業檔案托管機構是將檔案管理業務從相應的企業或者單位中“打包”進來的“承包單位”，在機構中，相關工作人員必須是接受過專業訓練的高素質人才，此外，工作人員還必須持有相關的上崗證書，只有這樣，才能真正意義上的提供社會化、專業化的檔案服務，降低工作的難度，提高檔案管理效率。

2.2檔案事務所

檔案事務所作為一種商業性機構，其目標是提供有關檔案事務的服務，這些服務包括以下兩種：首先，為相關企業以及單位提供檔案業務的咨詢服務；其次，為企業或者單位提供建檔和整理檔案的服務，它作為企業而存在，獨立核算、獨立經營、自負盈虧。此外，檔案事務所服務的對象及其廣泛，包括各種各樣的組織、個人，當然其中必然包括民營企業。

2.3聯合檔案室

在中國這個發展中國家，合作是人們廣泛采用的方式，就那些無能力單獨設置內部檔案管理機構的民營企業而言，展開與其他企業的聯合無疑是最佳選擇，因為他們自身會產生很多的檔案數量，通過籌集資金成立聯合檔案室，既可以對檔案實行有效、科學的管理，也能夠符合檔案管理精簡、統一、效能的原則，最終節約相關的經費以及存放空間，改善企業的經營管理。聯合檔案室作為企業檔案管理工作的重要機構，在企業的發展中有著至關重要的地位，它是聯系民營企業檔案工作者的橋梁和紐帶。

3、民營企業在選擇檔案管理模式時應做到因企制宜、講求實效

新形勢下，人們提出民營企業在選擇檔案管理模式時應做到因企制宜、講求實效。所謂的因企制宜，是指企業在選擇相應的管理模式時，必須從自身實際情況出發，只有這樣，才能選出適應自身發展需要的、合理的、科學的檔案管理模式，以不斷提高企業經濟效益，同時，它要求企業做到以下幾點：首先，管理方式要靈活。我國民營企業千千萬萬，不同的企業有不同的目標、不同的行業特點以及不同的規模，試想一下，一個規模極小的企業卻硬要根據當前國有企業檔案管理模式的要求管理自身，那帶來的效果可謂“驚人”；其次，在檔案管理的過程中，應注意管理地點的靈活。所謂講求實效是指在檔案管理的過程中，管理者必須從全局出發，謀求最大化的經濟效益以及社會效益。比如那些規模小的企業，可以選擇社會化管理模式，這可以最大限度的節約企業成本，促進企業發展。

4、結語

綜上所述，我國民營企業檔案管理工作還存在不足，為促進企業發展，防止企業出現檔案管理心有余而力不足等現象，本文提出了一些行之有效的管理模式，比如自主管理模式（集中式管理、相對集中式管理、集中與分布結合式管理）、社會化管理模式等等，此外，在民營企業選擇相關的檔案管理模式時，本文提出應做到因企制宜、講求實效，只有這樣，才能真正意義上的推動企業檔案管理工作的召開，最終是企業管理有章可循。

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