基層醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀與完善措施

[摘要]人事檔案是對檔案人學(xué)習(xí)、工作等個人情況的真實(shí)記錄，是人才信息的有效載體，人事檔案管理在基層醫(yī)院的管理工作中發(fā)揮著重要作用，是醫(yī)院人力資源管理的重要信息來源。當(dāng)前基層醫(yī)院的人事檔案管理工作還存在很多不足的地方，需要通過制定科學(xué)合理的舉措來不斷予以完善。

[關(guān)鍵詞]基層醫(yī)院；人事檔案；管理現(xiàn)狀；完善措施

基層醫(yī)院人事檔案管理工作是為了構(gòu)建人事管理制度、制定人事政策而開展的，通過人事檔案管理，將醫(yī)務(wù)人員的人事檔案歸檔形成一個信息庫，并結(jié)合科學(xué)的管理手段來協(xié)助人才的識別和培養(yǎng)，以更好地促進(jìn)醫(yī)院人力資源開發(fā)、推進(jìn)醫(yī)院高素質(zhì)人才建設(shè)。本文主要闡述了基層醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀及解決對策，希望有助于推進(jìn)基層醫(yī)院的人事檔案管理工作。

一、基層醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）人事檔案管理隊(duì)伍落后

基層醫(yī)院人事檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)水平關(guān)系著醫(yī)院人事檔案管理服務(wù)的水平，當(dāng)前基層醫(yī)院檔案管理人員的學(xué)歷水平和知識體系層次普遍不高，且部分檔案管理人員不是科班出身，而是半路轉(zhuǎn)行或者醫(yī)院臨時調(diào)配的，對人事檔案管理工作認(rèn)識不足，也沒有相應(yīng)的理論認(rèn)知。此外，很大一部分檔案管理人員安于工作現(xiàn)狀，沒有繼續(xù)學(xué)習(xí)深造的進(jìn)取心，加上專業(yè)知識本來就欠缺，使得其個人業(yè)務(wù)能力較為欠缺，很難滿足醫(yī)院檔案科學(xué)管理的要求。

（二）思想陳舊、體制落后

醫(yī)院的主要工作是提供醫(yī)療、防疫、保健等服務(wù)，因此醫(yī)院職工通常都重業(yè)務(wù)、輕管理，使得人事檔案管理沒有得到相應(yīng)的重視，相關(guān)工作僅僅停留在檔案資料的收集、保管、存放等初級層面上，并且在工作觀念上也存在應(yīng)付的成分，工作思想比較陳舊。部分檔案管理人員沒有充分認(rèn)識到利用檔案進(jìn)行管理的實(shí)質(zhì)，加上管理體制落后，使得人事檔案管理沒有發(fā)揮出其應(yīng)有的作用，不能適應(yīng)醫(yī)改新形勢下醫(yī)院建設(shè)的需要。

（三）檔案內(nèi)容不規(guī)范、材料甄別不嚴(yán)謹(jǐn)

目前在醫(yī)療單位人事檔案管理過程中，人事檔案資料不經(jīng)甄別直接入檔的現(xiàn)象非常普遍，有些檔案內(nèi)容的填寫十分隨意，甚至出現(xiàn)前后矛盾的情況；部分檔案材料的格式不符合檔案管理要求，造成填寫不規(guī)范或者過于簡單；還有部分檔案的內(nèi)容不全，這些都直接影響著人事檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。

（四）檔案跟隨人才流動機(jī)制不健全

隨著人才流動政策的放開，“檔隨人走”的格局逐步打破，出現(xiàn)了檔案觀念淡薄這一反常現(xiàn)象，加上檔案管理、轉(zhuǎn)遞制度的不健全，造成了醫(yī)院一些人事檔案資料的遺失、偽造問題，甚至很多醫(yī)院及其職工都認(rèn)為檔案沒用，出現(xiàn)了“棄檔”現(xiàn)象。此外，部分醫(yī)院單位想借檔案留住人才，采取“扣檔”這一極端做法，最終造成人才走不成或者“棄檔”走人現(xiàn)象，致使醫(yī)院人事檔案管理出現(xiàn)混亂，人才得不到有效配置，不能發(fā)揮出其最大效益。檔案隨人才流動機(jī)制不健全，嚴(yán)重制約了醫(yī)院的人才培養(yǎng)及人才引進(jìn)工作，阻礙了醫(yī)院的健康長遠(yuǎn)發(fā)展。

（五）檔案管理方式落后

醫(yī)院的人事檔案管理是一項(xiàng)政治性、專業(yè)性、機(jī)密性較強(qiáng)的工作，人事檔案材料需要單獨(dú)歸檔、專人管理。但是由于醫(yī)院后勤人事編制不足、醫(yī)院人事檔案管理工作未得到應(yīng)有重視、檔案管理方式落后等原因，很多基層醫(yī)院的人事檔案管理工作由非專業(yè)人員兼職兼任，致使醫(yī)院的人事檔案資料不能及時有效完整的歸檔。

二、完善措施

（一）提高人事檔案管理人員的素質(zhì)

醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)直接影響著醫(yī)院人事檔案管理水平。要引進(jìn)競爭機(jī)制，實(shí)行競聘上崗，擇優(yōu)錄用具備檔案管理專業(yè)知識的人才；要將人事檔案管理人員培養(yǎng)納入醫(yī)院的人才培養(yǎng)計劃中；要培養(yǎng)檔案管理人員的愛崗敬業(yè)精神，鼓勵其不斷學(xué)習(xí)，努力掌握人事檔案管理工作的新知識，以滿足本職工作的需要。

（二）加強(qiáng)學(xué)習(xí)、增強(qiáng)意識

引導(dǎo)醫(yī)院全員參與學(xué)習(xí)《檔案法》等相關(guān)法規(guī)，使人事檔案管理工作得到應(yīng)有的重視，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)意識到科學(xué)的人事檔案管理是醫(yī)院進(jìn)行人事決策的依據(jù)，是人事管理工作順利開展的保障；使醫(yī)院職工認(rèn)識到配合醫(yī)院搞好人事檔案管理工作將直接關(guān)系到自身的利益；人事檔案管理人員要增強(qiáng)法律意識，保證檔案管理工作遵法守法，牢固樹立服務(wù)意識，把服務(wù)放在人事檔案管理工作的重要位置。

（三）規(guī)范檔案資料的收集與整理

在人事檔案資料采集階段就要滿足檔案管理的有關(guān)要求，保證檔案資料的完整性。對于應(yīng)屆畢業(yè)人員的檔案資料，可將檔案收集模式由零散收集變?yōu)橛僧厴I(yè)學(xué)校統(tǒng)一提供，其中包括畢業(yè)生成績單、登記表等資料，同時對畢業(yè)證原件進(jìn)行仔細(xì)審核后方可歸入人事檔案；學(xué)位檔案要包含學(xué)位申請表、學(xué)位證書復(fù)印件等。歸入人事檔案的資料一律使用16開紙張，嚴(yán)格規(guī)范檔案資料的收集與整理過程。

（四）建立規(guī)范的人事檔案管理制度，促進(jìn)人才合理配置

通過建立規(guī)范的人事檔案管理制度，為醫(yī)院人才隊(duì)伍建設(shè)和人力資源合理配置提供準(zhǔn)確依據(jù)。可參閱醫(yī)院人事業(yè)績檔案，根據(jù)人才的能力及特點(diǎn)在醫(yī)院各科室內(nèi)合理配置，充分發(fā)揮人才的最大效能，做到由事?lián)袢恕⒂萌酥问拢纬闪夹缘娜瞬帕鲃友h(huán)，帶動醫(yī)院良好發(fā)展。

（五）應(yīng)用現(xiàn)代化檔案管理方式

在信息化時代，建立電子人事檔案非常有必要，要充分利用當(dāng)前先進(jìn)的信息化檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化。通過應(yīng)用現(xiàn)代化管理方式，引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)來建立醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)庫，做到人事檔案信息管理的動態(tài)化，實(shí)時更新人事資料，保證人事檔案的真實(shí)性、時效性和準(zhǔn)確性，增強(qiáng)檔案的生命力和活力，以提高醫(yī)院人事檔案管理效率，使之更好地服務(wù)于醫(yī)院發(fā)展。

結(jié)語

人事檔案信息可如實(shí)反映醫(yī)院的人才分布及人才質(zhì)量，做好人事檔案管理有利于發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才，進(jìn)而更好地利用人力資源。要不斷創(chuàng)新基層醫(yī)院的人事檔案管理工作，充分利用檔案信息，為醫(yī)院選拔、培養(yǎng)、使用人才提供科學(xué)支持，為提升醫(yī)院總體競爭力貢獻(xiàn)力量。

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