高職院校行政秘書工作現狀及改善對策

【摘 要】行政秘書是各高職院校中不可或缺的一支團隊，他們是高職院校行政管理層與師生員工間相互溝通的橋梁和紐帶。本文對行政秘書工作的特點進行了分析，對高職院校行政秘書工作中存在的問題進行了剖析，并提出了改進對策。

【關鍵詞】高職院校 行政秘書 工作現狀 對策

【中圖分類號】G647 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-4810（2014）29-0048-02

高職院校行政秘書既是學校教學管理層的參謀和助手，又是管理層與師生間交流的紐帶和橋梁，是管理部門中必不可少的一支力量。但院校行政秘書尚未得到應有的重視，而且工作以廣而多、雜而亂、細而碎“著稱”，工作中缺少交流，引發很多問題，影響了師生之間的關系和工作效率。因此，通過對高職院校行政秘書工作的現狀進行分析，提出改進的對策，從而更好地開展行政工作。

一 行政秘書的工作職能

1.文書工作

協助領導要求，撰寫各項檔案材料，制訂相關工作計劃；批轉傳閱上級相關文件和其他事項的通知；校園對內對外文稿的草擬、審校、打印和發布，如年度工作計劃、工作總結、通知和申請報告等；負責上報各類檔案的校對、呈送和存檔管理工作；會議紀要的整理，校園動態更新等。

2.人事工作

完成校園教職工崗位聘任、考勤、考核、獎懲、職稱評定、人事調動工作；負責辦理校行政領導、協管的離退休人員、校辦工作人員的醫療保險、失業保險、養老保險、住房公積金等社會保障項目和津貼、工會福利等待遇的登記造冊、報批、領取、分發手續等工作。

3.行政工作

主要涉及各類信息資料、來函的歸檔和保存；根據校園建設要求，進行人員培訓；協助領導督促各項工作計劃、制度實施落實；會議安排、會務籌備的工作；審核有關文檔的簽署，證明材料；掌握學生的休學、復學、轉學、退學等信息，并及時做好歸檔備查工作。

二 行政秘書的工作特點

1.輔助性

行政秘書工作不能脫離領導而獨立存在。行政秘書工作是圍繞領導以及相關上級部門的工作內容展開，協助完成教學相關內容，這是秘書工作中最核心的職能。校領導不僅要負責行政工作，還要兼顧其他事件處理、訪問學習，因此工作不能面面俱到。這就需要行政秘書幫助督促與跟進領導布置的工作，及時反饋在教學管理中的重大事件，做到提醒與匯報。

2.協調性

行政秘書的協調工作主要是輔助領導化解糾紛、理順關系、提高工作效率，保持最優化的過程。行政秘書是處在管理層、教師、學生中的一個信息交匯處，各項工作要在各個部門、多方面的配合下完成。在工作中，行政秘書要主動收集上級下達的指示，與部門領導進行溝通做出方案安排，將工作要求及時準確地傳達到各個部門，并在執行過程中做到答疑和督促工作。

3.服務性

服務是行政秘書工作的核心表現，既要服務領導、服務教師，也要服務學生。行政秘書比教師更直接地接觸到領導，要在領導與教師間做好溝通工作，將上級的工作要求完整準確地傳達給教師，并將其間的工作難題轉達給上級。對學生的服務，要考慮到學生的年齡、心智，進行最有效的溝通，耐心地解答學生的問題，不能出現厭煩情緒。

4.規律性

行政秘書的主要工作是協助上級處理好日常教學管理工作，主要包括工作情況統計，檔案整理及歸類、匯總等。工作雜、數量多，屬于常規工作，每天都會有各種瑣碎的事務要處理，因此每項工作都要安排好時間，做好備忘，不能拖拖拉拉。

三 高職院校行政秘書工作中存在的問題

1.學校方面

第一，領導對行政秘書的重視度和承認度不夠。由于一

些傳統的思想觀念，大多數人輕視文秘工作，把它單一地理解為接電話、收發文檔等事務工作，更有人稱之“花瓶職業”。在校園中，有些教師歧視秘書工作，認為學歷水平低，教學能力不達標的人才會應聘教輔工作。行政秘書也往往會把這一階段作為跳板，等到有能力進行教學時，努力轉到教學編制。因此，行政秘書在平常的崗位中失去了原有的工作熱情，并且缺少成就感。

第二，學校在對行政秘書利益分配和評定職稱方面存在不合理現象。在校園評定秘書職稱中，往往忽視了秘書的特殊性。對于教師的評定有一套完整的評價體系，通過取得不同的職稱來提高個人收入，得到工作上的滿足。但是行政秘書的評定卻恰恰相反，工作量巨大也得不到相應的尊重和理解，相對應的工資和升值空間也很難得到，這使得許多行政秘書在崗位上感覺前途渺茫，在轉崗和轉行中做抉擇。

第三，行政秘書的專業能力較弱，學歷層次和技術職稱偏低、現代管理知識缺乏。“據統計，我國16所重點高校的教學管理人員年齡在45歲以上的占總數的52.5%，大專以上學歷占72%，學過現代管理知識的僅占11.6%。”① 有資料顯示，絕大多數教學秘書所學專業與所從事的工作不一致，而大多數教學秘書的學歷在專科以下，技術職稱在中初級，甚至沒有技術職稱。據了解，大多數行政秘書沒有接受過專業的秘書上崗培訓。

第四，行政秘書的工作壓力大，項目多且繁雜。行政秘書的大多數工作都屬于事務性工作，這些工作沒有過多的技術性，對職位的要求也不高，導致了工作的創新能力下降。長時間從事這樣的工作，將影響自身價值的體現，容易產生厭煩心理。

2.個人方面

第一，工作效率低。高職院校行政秘書的工作涉及各個方面，每天從安排會議、傳閱檔、接待來訪者，到整理各項檔案，并要完成領導布置的一些臨時事務，使得行政秘書不能專注一件事務。比如，在統計一項獲獎數據時，會有一些學生需要重新辦理或是注冊學生證，或是上級有重要文件需要簽發，這就嚴重耽誤了數據統計的工作進度，甚至影響該項工作的精確度。

第二，人際關系緊張。行政秘書作為領導的參謀，與領導關系密切，地位自然變得微妙。當行政秘書下發一項工作時，班主任會有習慣性的抵觸心理，因為他們不僅每天有多節課要教學，還要負責管理一個班級，而且不太認可行政秘書的職務，所以一般的行政秘書剛上崗時會有一段時間的調適期。要盡力做好與班主任和學生的溝通工作，做到互相理解，要時刻擺正自己的位置，做到參謀而不越權，始終以學校規章制度辦事，不以個人喜好作為評價標準。

第三，身心健康受損。根據著名心理學家洛克的定義，工作滿足感是“對一個人的工作或工作經驗的評價所產生的一種愉快的或有益的情緒狀態”。工作滿足程度取決于員工個體對工作及其回報的期望值和實際值的差異。對工作的期望主要包括對工作環境、管理環境、工作重要性、工作挑戰性和工作優越性等的期望；工作回報的期望主要包括對工作報酬、工作評價、工作獎勵等的期望。但是行政秘書的工作煩瑣而細微，常常得不到領導和老師的尊重，影響了自身的工作興趣。

四 改進高職院校行政秘書工作的對策

1.端正態度，明確自身工作定位

工作本身沒有貴賤之分，只有分工不同。行政秘書必須做到合理的角色定位，才能積極化解困境，充分發揮主觀能動性和積極開展工作。高職院校行政秘書是一個服務性的崗位，要快速定位自己的角色，不給來訪者、老師和學生擺架子，做到和善對人。在日常生活中，做到對老師、對學生熱情主動；在他們需要幫助時，主動伸出援助之手，盡自己最大努力做好服務。

在工作中，通過改變自己的工作環境，改善自己的工作方式，來提高自己的積極性。在遇到困難時，盡快找到解決辦法，并及時通知領導，給出相應的指導意見，在經過長期的磨煉后會越來越熟悉自己的工作。

2.加強自身修養，提高綜合能力

行政秘書大多是半路出家，與自身的專業沒有多少交集，這就要加強自身素質建設，不斷提高專業水平和工作能力。

行政秘書必須加強公文處理能力，提高公文處理工作的質量和效率；加強文字撰寫能力，熟悉文稿格式，準確、規范、得體地完成文稿的撰寫工作；提高信息調研能力，確保領導能獲得高質量的信息；提高創新意識，運用創新性思維方法開展工作。

學習是人生的永恒主題，要牢固樹立終身學習理念，自覺地把學習作為一種思想境界、一種精神追求、一種生活方式，做到時時、處處、事事注重學習，努力提高自身的學習能力、實踐能力和創新能力，成為做好本職工作的行家里手。

溝通是感情的橋梁，能縮短心靈的距離；溝通是情感的火焰，能夠融化心靈的冰塊；溝通是情感的紐帶，能建立起相互的信任。在實際工作中，秘書與領導的溝通，秘書與教師的溝通，秘書與學生的溝通和秘書之間的溝通，決定了一項工作的執行效率、完成水平。

3.加強行政人員培訓，提高工資待遇

雖然行政秘書不像教師一樣，經常要準備課題報告、撰寫論文等科研工作，但在管理能力、工作分配能力上有著較高的要求，學校應定期開展行政秘書的培訓講座，使他們能在工作中較好地運用學到的技能推動工作，提高工作效率。校領導要自覺加強對行政人員的關注，強調他們在校園管理中的地位和重要性，提高行政秘書的待遇，包括行政待遇和工資待遇。在晉升、評定、培訓等方面要與老師有相同的機會，消除行政秘書在工作中的不穩定感。制定有效的激勵政策，對優秀的行政人員給予適當的獎勵和補助。

有一支穩定、專業的行政團隊是現代高職院校的必備硬件，面對新挑戰、新形勢，高職院校要對行政秘書做出重點的培養。行政秘書只有在和諧的環境中，有充分的工作熱情，才能出色地完成秘書工作。

注 釋

①李微微.對高校教學管理隊伍職業化建設的思考[J].產業與科技論壇，2011（5）

參考文獻

[1]饒舒、劉睿、饒良輝.高校行政秘書崗位之體析[J].科技信息，2009（12）：46

[2]單國雷.做好新時期高校院系行政秘書工作的幾點思考[J].安徽農學通報（下半月），2010（6）

[3]安婧.高職院校二級學院行政秘書工作探微[J].中國管理信息化，2012（20）：55

〔責任編輯：龐遠燕〕