表格縮小打印很簡單

最近，筆者遇到一個棘手的問題，原先編輯好的一張Excel表格，恰好容納在一張A4紙上，現在需要將紙張型號改為B5，但仍要打印在一張紙上，這可讓人犯了難。因為，通過縮小字號、調整列寬、行距等手段將文件實實在在地縮小到B5的紙上，有些麻煩。為此，筆者向一位Office高手求助，得其真傳，有了以下簡單解決方法。

一、Excel按照紙張的寬度和高度打印

1. 啟動Excel2013，打開需要的工作簿文件，將所需工作表切換為當前工作表。

2. 單擊“頁面布局”選項，在“調整為合適大小”組，單擊對話框啟動器。

3. 在“頁面”選項卡“縮放”標題之下，選中“調整為”復選鈕，并確認“頁寬”和“頁高”前的方框中均為數字“1”，然后在“紙張大小”框中，單擊“B5”（如圖1）。

4. 單擊“確定”按鈕。

現在，再打印這張Excel表格，一張B5紙即可容納下表格內容了。實際上，在進行上述設置后，Excel會按照需要縮小打印圖像和文本，具體縮小百分比。我們也可以再次打開“頁面設置”對話框，并在“頁面”選項卡上的“縮放比例”框中查看。如果文件中有手動分頁設置，那么在使用“調整為”選項后，它們將被忽略。

二、Word縮放至紙張大小打印

除以上所述之外，大俠還指教筆者其實Word也能縮小打印文檔的。如果你編輯的Word表格也遇到同樣的問題，同樣可以像處理Excel表格那樣，將Word表格縮小打印在較小的紙張上，具體來說，方法如下：

1. 啟動Word2013，打開需要縮小打印的文檔。

2. 在“文件”選項卡，單擊“打印”。

3. 單擊“每版打印1頁”右側的三角箭頭，然后指向“縮放至紙張大小”，單擊所需要的紙型，在“按紙張大小縮放”框中，單擊所需的紙型（如圖2）。

4. 單擊“打印”按鈕。

當打印縮放文檔時，改動只發生在打印時，Word并未更改文檔本身的設置。這一點與Excel不同，因Excel同時改變了對工作表的設置。

另外，如果你要將一張B4幅面的Word表格打印在A4紙上，除了用上述方法將其縮小打印在A4紙上外，還有一個一勞永逸的好方法，設置步驟是：在Word2013窗口，切換到“文件”選項卡，單擊“選項”；切換到“高級”選項卡，在“打印”標題下，選中“縮放內容以適應A4或8.5×11\"紙張大小”復選框（如圖3），單擊“確定”按鈕。經過以上設置，在打印Word文檔時，如果使用的打印機不支持當前文檔頁面設置中指定的紙張類型，則Word將自動對文檔內容進行縮放以使其能夠打印在A4紙上。

三、打印機自動按紙張大小調整打印

或許，你編輯表格所用的軟件沒有提供縮放打印的功能，比如有的財務軟件生成的B4紙型的會計報表，該如何縮小打印到A4紙上呢？此時，你可以直接求助所用的打印機，將打印機設置為縮小打印。以下，筆者以HP LaserJet 5200l Series PCL 5打印機、操作系統以Windows 7為例說明將B4頁面縮小打印到A4紙上的具體方法：

1. 單擊“開始”，再單擊“設置和打印機”。

2.右鍵單擊HP LaserJet 5200l Series PCL 5打印機，然后在彈出的快捷菜單中，單擊“打印首選項”。

3. 單擊“紙張/質量”選項卡，在“紙張選項”標題下的“尺寸”框中，單擊“B4”（如圖4）。

4. 單擊“效果”選項卡，在“調整選項”標題下，選中“文檔打印在”復選鈕，并在其下的框中單擊“A4”紙型，同時選中“縮放以適應”復選框（如圖5），單擊“確定”按鈕。

之后，當進行打印時，系統將自動對打印的內容進行縮放以將其恰好打印在A4紙上。特別要提醒大家的是，如果以后不需要將打印內容縮放到A4紙上，需要按以上所述操作在“調整選項”標題下，選中“實際尺寸”復選鈕，否則打印機將一直進行縮放打印。

將表格進行縮小打印省去了調整表格的麻煩，何樂而不為呢？愿筆者以上所述對你能夠有所幫助。

-王杰