事業(yè)單位檔案管理中的問(wèn)題探微

摘要：人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。改革開(kāi)放的深入發(fā)展，我國(guó)事業(yè)單位里的檔案管理工作也在逐步的改善，但仍然存在很多有關(guān)檔案管理的問(wèn)題，為了不讓這些問(wèn)題影響到事業(yè)單位的發(fā)展，我們必須及時(shí)準(zhǔn)確的發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的根源，并從根源及時(shí)的解決有關(guān)檔案管理的問(wèn)題。本文就著重闡述了我國(guó)事業(yè)單位檔案管理中的問(wèn)題，并針對(duì)其中的問(wèn)題給出了相應(yīng)的解決策略，旨在完善事業(yè)單位檔案管理，促進(jìn)事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;問(wèn)題;更新

事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理的最終目的是為了給企業(yè)的內(nèi)部部門或相關(guān)的其他盟企、政府機(jī)關(guān)等機(jī)構(gòu)提供檔案信息的利用，并通過(guò)對(duì)其檔案資料進(jìn)行有效的管理，為企業(yè)獲得一定的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)形象，以便更好的促進(jìn)企業(yè)發(fā)展和進(jìn)步。然而，隨著人事制度的改革和深入，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立和發(fā)展，用工形式的多元化，人事檔案存在諸多問(wèn)題，如常見(jiàn)的人事檔案管理制度不夠完善;人事檔案管理人員素質(zhì)普遍偏低等等，探析事業(yè)單位人事檔案管理中的問(wèn)題，改善檔案管理現(xiàn)狀迫不容緩。

一、事業(yè)單位檔案管理重要性

人事檔案是人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合起來(lái)，以備考察的文件材料，主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動(dòng)中形成的，是個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的原始記錄，是個(gè)人參與社會(huì)方方面面活動(dòng)的記載和個(gè)人自然情況的真實(shí)反映。檔案管理工作是部門單位整體工作的重要組成部分，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的重要工作。事業(yè)單位檔案文件是事業(yè)單位管理機(jī)關(guān)依法對(duì)事業(yè)單位進(jìn)行登記、監(jiān)督、管理過(guò)程中形成的具有重要參考價(jià)值的資料，它擔(dān)負(fù)著為事業(yè)單位管理提供服務(wù)、為事業(yè)單位分類改革提供參考、為社會(huì)查詢提供法律憑證等使命。做好事業(yè)單位檔案管理工作，有利于記錄事業(yè)單位發(fā)展變化的軌跡，在軌跡中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題查找不足，錄求事物的發(fā)展規(guī)律，以便更好的提升事業(yè)單位管理水平，開(kāi)拓事業(yè)發(fā)展局面，有利于促進(jìn)單位和諧健康發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案管理中的問(wèn)題

1.領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不全面，檔案管理者對(duì)檔案管理不重視。目前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理問(wèn)題不少，根本來(lái)說(shuō)還是領(lǐng)導(dǎo)者不夠重視，部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不全面，甚至有的領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案管理的概念都還模糊不清，認(rèn)為其在具體的實(shí)施過(guò)程中，不能為事業(yè)單位創(chuàng)造客觀的、直接的經(jīng)濟(jì)或社會(huì)效益，因此在實(shí)施時(shí)往往只有三分鐘熱度，導(dǎo)致了檔案管理工作在事業(yè)單位的管理活動(dòng)中不能被長(zhǎng)期堅(jiān)持，從而走向衰亡;另外，事業(yè)單位的檔案管理人員對(duì)自己所在工作的也不重視，認(rèn)為檔案管理就是對(duì)單位、部門的資料進(jìn)行保管，且這項(xiàng)工作又繁瑣又無(wú)用，既不是單位的核心工作，又不能為單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，當(dāng)管理人員抱著這樣的心態(tài)進(jìn)行工作時(shí)，往往會(huì)造成重要檔案信息的遺漏、丟失等現(xiàn)象發(fā)生，并且嚴(yán)重打擊檔案管理人員的工作熱情。

2.檔案管理問(wèn)題頻出，利用率低。事業(yè)單位檔案管理中的具體問(wèn)題很多，檔案管理是一項(xiàng)十分繁雜的管理工作，隨機(jī)性很強(qiáng)，沒(méi)有固定性，檔案的文本也是雜亂無(wú)章，理不出頭緒來(lái)，需要查看指定文件時(shí)，要花費(fèi)很多的時(shí)間也不一定能準(zhǔn)確的找到;人事檔案管理還存在著重保密輕利用的現(xiàn)象，檔案服務(wù)開(kāi)發(fā)意識(shí)較差。即使是利用范圍也有限，查閱的大部分內(nèi)容都是自然情況、簡(jiǎn)歷、職稱、工資等，而且利用的方式也很單一，只有需要者找上門來(lái)才提供利用，工作處于一種被動(dòng)服務(wù)的狀態(tài)，這種重管理輕服務(wù)的現(xiàn)象，使人事檔案的利用價(jià)值低，功能越來(lái)越弱化;離職退休人員的檔案無(wú)法及時(shí)歸納整理，另外封存，新的檔案常常不能及時(shí)更新到檔案庫(kù)。在人事變動(dòng)的過(guò)程中，如果檔案管理的工作無(wú)法及時(shí)交接妥當(dāng)，更新到位，就會(huì)導(dǎo)致大量的檔案變成“死檔”、“棄檔”，即增加檔案整理的信息量，更增加了尋找檔案的工作量，不科學(xué)更談不上工作效率;事業(yè)單位檔案管理中還存在弄虛作假者，有的為了競(jìng)聘較高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)崗位，偽造干部履歷、入黨材料和學(xué)歷證書等，也有單位個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)檔案打擊報(bào)復(fù)，給職工帶來(lái)了極大的傷害，不同形式的虛假檔案現(xiàn)象的屢屢出現(xiàn)，使檔案制度的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性、惟一性屢屢受到挑戰(zhàn)。

3.偏重手工操作和紙質(zhì)檔案整理，科技化水平低。許多事業(yè)單位對(duì)于檔案管理的工作，還是偏重與手工操作和紙質(zhì)檔案的整理，使得科學(xué)化管理檔案淪為一句口號(hào)，一紙空文，得不到落實(shí)。通過(guò)分析人事檔案的利用工作記錄發(fā)現(xiàn)人事檔案的服務(wù)對(duì)象已經(jīng)從過(guò)去的組織人事部門、黨政機(jī)關(guān)和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，擴(kuò)展到多部門，利用目的及形式也從單純提供政審、鑒定材料轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┥矸葑C明、學(xué)歷證明、辦理公證等多形式，單純靠查閱紙質(zhì)檔案不但工作量大，而且不利于檔案的長(zhǎng)久性保存。但有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒(méi)有充分挖掘和發(fā)揮，計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒(méi)有在人事檔案管理中廣泛運(yùn)用，有的單位是把個(gè)人信息、檔案目錄輸入計(jì)算機(jī)，資料檢索、調(diào)閱檔案等仍習(xí)慣用手工操作，無(wú)紙化閱檔基本沒(méi)有實(shí)施，這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

三、事業(yè)單位檔案管理思考

1.提高檔案管理人員進(jìn)入門檻，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)。為了全方位提高事業(yè)單位檔案管理效率，要對(duì)檔案管理員工進(jìn)行科學(xué)化、專業(yè)化的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的進(jìn)入門檻，只有任用專業(yè)的檔案管理人員開(kāi)展事業(yè)單位的檔案管理工作，才能適應(yīng)事業(yè)單位的發(fā)展，跟上時(shí)代的步伐。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視干部人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊(duì)伍建設(shè)的高度來(lái)對(duì)待，并將其納入到議事日程。要建立人事檔案管理達(dá)標(biāo)升級(jí)考核機(jī)制，對(duì)人事檔案工作實(shí)行定性定量考核，分級(jí)分類指導(dǎo)，等級(jí)升降動(dòng)態(tài)管理，進(jìn)一步推進(jìn)人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。

2.及時(shí)收集更新檔案庫(kù)，健全檔案管理制度。規(guī)模較大的事業(yè)單位，人員變動(dòng)后的檔案更新是一份工作量非常龐大的工作，檔案的管理人員要及時(shí)收集新的檔案完善檔案庫(kù)，對(duì)于廢棄的檔案另作封存，才能更好的提高事業(yè)單位的工作效率;事業(yè)單位每天都有新的信息，所以每天都要及時(shí)的對(duì)檔案信息進(jìn)行更新，這樣檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的資料就更加準(zhǔn)確完整了;建立人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理制度，對(duì)檔案材料收集歸檔和轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出檔案的管理制度要進(jìn)一步嚴(yán)格要求，更好地阻止虛假材料進(jìn)檔。總之，要結(jié)合人事檔案管理工作的實(shí)際和社會(huì)現(xiàn)實(shí)需要，進(jìn)一步完善各項(xiàng)檔案管理制度，并在抓落實(shí)上下功夫。

3.加大對(duì)檔案高新設(shè)施的資金投入，提高檔案管理信息化水平。檔案管理部門應(yīng)積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的支持，加大對(duì)檔案基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入，改善人事檔案管理?xiàng)l件和設(shè)施;人事檔案的信息具有原始性和完整性，利用計(jì)算機(jī)建立人事檔案不同類型的數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)信息統(tǒng)計(jì)，對(duì)個(gè)人政績(jī)、業(yè)績(jī)的評(píng)價(jià)提供量化依據(jù)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)對(duì)人事檔案完整、準(zhǔn)確和動(dòng)態(tài)、立體的管理體系，可以及時(shí)準(zhǔn)確、全面的提供人事資料和相關(guān)數(shù)據(jù)，從而極大地提高組織人事部門的工作效率。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，目前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理中的漏洞和缺陷很多，且影響事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)效益，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)檔案管理工作，及時(shí)更新檔案管理資料，健全檔案管理制度，以順利進(jìn)行檔案管理工作，促進(jìn)事業(yè)單位持續(xù)快速發(fā)展。

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