工作日志是雞肋嗎？

你問

最近，我們公司為了嚴(yán)格管理，開始執(zhí)行工作日志制度，但效果很不好。一方面員工抵觸，另一方面管理者無法監(jiān)督。據(jù)統(tǒng)計(jì)，高達(dá)76%的公司都在執(zhí)行工作日志制度，但最后要么不了了之，要么淪為了雞肋：堅(jiān)持繼續(xù)執(zhí)行，達(dá)不到預(yù)期的效果；放棄執(zhí)行，又找不到更好的管理方法。該如何是好？

我答

工作日志制度成為雞肋，根源在于管理者不明確“為什么要實(shí)行工作日志制度”。

企業(yè)按行業(yè)、專業(yè)可以分為很多種，重生產(chǎn)制造的、重技術(shù)研發(fā)的、重銷售溝通的等等。不是每個(gè)公司都適合工作日志制度。不適合，就徹底不用，完全沒必要跟風(fēng)或追求所謂的“現(xiàn)代管理方式”，給員工增加不必要的負(fù)擔(dān)；如果可有可無，就從人事部門適當(dāng)整理考核即可；如果的確有必要，就必須明確實(shí)行工作日志制度的重要性，才能為下一步實(shí)行打好基礎(chǔ)。

雖然行業(yè)屬性各有不同，但大多數(shù)公司確有必要實(shí)行工作日志制度。工作日志是對每天或短期階段性的工作進(jìn)行長期記錄的習(xí)慣和要求。不管是對企業(yè)還是個(gè)人，不管是對當(dāng)前還是長遠(yuǎn)發(fā)展都大有裨益。對個(gè)人來說，每天恰當(dāng)?shù)赜涗浌ぷ魅罩臼且粋€(gè)良好的工作習(xí)慣，是自我工作管理的一種方法。時(shí)間的碎片化往往讓很多工作者結(jié)束一天工作的時(shí)候，卻想不起來今天到底做了哪些工作。記錄日志不但可以確保每天工作不會出現(xiàn)遺漏，幫助日后回憶和檢視，查缺補(bǔ)漏，更可在日積月累潛移默化中提高自己的事務(wù)管理和時(shí)間管理能力，也為日后出現(xiàn)爭議時(shí)提供佐證。從長遠(yuǎn)來看，如果能養(yǎng)成每天記錄的好習(xí)慣，會是一筆不小的經(jīng)歷財(cái)富，明確自己在不同公司不同階段做出了哪些貢獻(xiàn)、哪些成就，還有哪些不足，可以查找任何階段的關(guān)鍵信息，對未來的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃和設(shè)計(jì)是必不可少的參考之一。對企業(yè)來說，從短期看，工作日志制度的執(zhí)行，一方面可以硬性地對員工的工作行為形成約束和規(guī)范，間接提升工作效率，另一方面可以對部門領(lǐng)導(dǎo)和團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人起到跟蹤業(yè)務(wù)進(jìn)展、業(yè)績證明等作用，實(shí)時(shí)了解團(tuán)隊(duì)內(nèi)員工的工作情況、工作計(jì)劃、進(jìn)度、遇到的困難等等，更有效地進(jìn)行資源調(diào)度和工作安排。從長遠(yuǎn)發(fā)展來看，企業(yè)中每個(gè)崗位曾經(jīng)的每個(gè)員工的工作日志都是一筆龐大的數(shù)據(jù)資源，所謂的“大數(shù)據(jù)”不過就是長久過程的記錄和積累。對這些資源的利用和分析，尤其是關(guān)鍵核心崗位（管理崗、核心技術(shù)崗等），不但可以在人員流動時(shí)形成有效的承上啟下的銜接，而且可以對公司發(fā)展關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、里程碑時(shí)刻提供極具價(jià)值的素材，如歷史回顧、重大決策的確定、未來戰(zhàn)略的制定等。對一般的企業(yè)如此，對一些特殊的企業(yè)更是如此。如進(jìn)行重大技術(shù)研發(fā)的單位，對每個(gè)階段、每個(gè)節(jié)點(diǎn)、每個(gè)小問題的記錄都十分重要。

工作日志是一種習(xí)慣，從一個(gè)習(xí)慣可以窺探一種文化、一種性格。這種文化、這種性格，可以影響一個(gè)人、一個(gè)企業(yè)甚至一個(gè)民族。日本的“記事本”情結(jié)全球聞名，從企業(yè)高管到家庭主婦，都有良好的記錄事項(xiàng)的習(xí)慣。他們堅(jiān)信“再好的記性也不如爛筆頭”，大事、瑣事、重要的日子、可忽略不計(jì)的開銷，一一記錄在冊。這讓他們更好地安排工作計(jì)劃、節(jié)約時(shí)間，也是一種有意義的收藏，更重要的是實(shí)現(xiàn)了對時(shí)間的優(yōu)質(zhì)管理。

既然工作日志制度對大多數(shù)企業(yè)很有必要，那要想發(fā)揮它的作用，如何執(zhí)行是關(guān)鍵。

第一，要有清晰明確的“工作日志制度”執(zhí)行規(guī)范。很多公司的工作日志制度最終不了了之，多是因?yàn)楣芾硪?guī)范過于“普通”，放之“任何一個(gè)公司”而皆準(zhǔn)，無非是目的、適用范圍、撰寫要求等常規(guī)的要求，既沒有針對性又沒有落地有聲的可操作性。規(guī)范制定草草了事，員工執(zhí)行自然敷衍了事。這里所說的“清晰明確的規(guī)范”是指，每個(gè)企業(yè)都應(yīng)該根據(jù)自己的崗位性質(zhì)、工作特點(diǎn)、員工級別等要素進(jìn)行有針對性的要求。例如公司內(nèi)部有研發(fā)崗和銷售崗，兩個(gè)崗位工作特點(diǎn)差異顯著，日志要求不能一概而論，技術(shù)類崗位更側(cè)重階段性的要點(diǎn)，銷售崗位多數(shù)為日常工作，重大節(jié)點(diǎn)會有進(jìn)展性突破，撰寫要求上應(yīng)考慮差異。再如普通員工和部門領(lǐng)導(dǎo)，員工的工作比較瑣碎，有些會偏于機(jī)械性的流水工作，而部門領(lǐng)導(dǎo)更多是指導(dǎo)、部門戰(zhàn)略的思考工作，在撰寫要求、提交時(shí)間等細(xì)節(jié)上要有細(xì)化區(qū)別。這樣才能保證工作日志的撰寫有針對性。同時(shí)，一個(gè)高效的工作日志制度還應(yīng)包括時(shí)間、任務(wù)點(diǎn)、完成人和期限、心得等關(guān)鍵點(diǎn)。

第二，工作日志制度執(zhí)行不是目的，管理必須到位。執(zhí)行規(guī)范是第一步，讓員工明確應(yīng)該怎么做；管理到位是第二步，讓員工明確為什么這么做。這里說的管理包含兩個(gè)層面的意義。其一是外在的強(qiáng)制管理，做得好怎樣？做得不好怎樣？都應(yīng)配套對應(yīng)的考核以及正負(fù)激勵(lì)措施。既然工作日志制度很有必要，就應(yīng)該在點(diǎn)滴處發(fā)揮到極致，否則也會出現(xiàn)最后“不了了之”的局面。其二是內(nèi)在的作用發(fā)揮管理。強(qiáng)制管理只是輔助手段，激烈的碰撞式管理弄不好會引發(fā)“更高級的敷衍”，從執(zhí)行的員工到考核的人事。因此，最重要的是能在工作中真正發(fā)揮工作日志的作用，讓員工記錄工作日志的習(xí)慣能服務(wù)于個(gè)人、團(tuán)隊(duì)、組織的工作，真正意識到日志的價(jià)值。俗話說，“誅人誅心”。工作管理也是這樣，如果是員工心底自發(fā)認(rèn)為應(yīng)該這樣做，執(zhí)行的效果自然不一般。

第三，建立高效的信息平臺，助力管理更上層樓。每日記錄工作日志是個(gè)長期、煩瑣的過程，統(tǒng)計(jì)、考核更是個(gè)煩瑣、龐大的工程，要想充分踐行工作日志的長期執(zhí)行，企業(yè)最好搭建功能配套、操作便捷的信息化平臺，通過信息化手段和技術(shù)實(shí)現(xiàn)日常的分類、權(quán)限、上傳、統(tǒng)計(jì)、考核等各項(xiàng)管理事宜，更科學(xué)也更高效。

工作日志的記錄、整理和應(yīng)用表面看是一種工作習(xí)慣，本質(zhì)上是對事物和時(shí)間的管理，是企業(yè)的信息、知識管理。日志不是員工應(yīng)付主管的道具，不是企業(yè)裝裱自己的“形式制度”，看似簡單，如果有效地堅(jiān)持下來，收獲的將是管理的奇跡。