多方合作打造成功展會(huì)

當(dāng)前，展覽、會(huì)議與活動(dòng)主辦方共同面臨的挑戰(zhàn)之一就是展會(huì)活動(dòng)從形式到內(nèi)容都發(fā)生了變革。促成這些變化的因素有很多，包括科技不斷進(jìn)步，參會(huì)代表們的要求隨時(shí)都在變化，對(duì)活動(dòng)的參與程度越來越高等。在此背景下，打造成功的展會(huì)活動(dòng)需要各方通力合作，而且常常只有很短的時(shí)間去做出調(diào)整。

然而，滿足參會(huì)代表的需求對(duì)展會(huì)各方都具有重要意義。主辦方深知，要保證活動(dòng)的出席率，就必須滿足參會(huì)代表們不斷變化的需求。而這些需求有時(shí)一天一變。在一年多以前被認(rèn)為是奢侈的需求，例如保證展會(huì)符合可持續(xù)環(huán)保要求，或是要求展館內(nèi)有通暢的網(wǎng)絡(luò)，在今天已變得理所當(dāng)然。同時(shí)，在活動(dòng)期間，應(yīng)用多媒體平臺(tái)與遙控技術(shù)廣泛傳播展覽或會(huì)議活動(dòng)的內(nèi)容也日益普遍。另一方面，很多主辦方尚未從持續(xù)數(shù)年的經(jīng)濟(jì)危機(jī)中緩過勁來，要滿足參會(huì)代表們不斷增長(zhǎng)的需求變得更加不易。

在這方面，場(chǎng)館需要面對(duì)諸多挑戰(zhàn)。要改變一場(chǎng)活動(dòng)的細(xì)節(jié)與要求，說說容易，但要改動(dòng)一座已經(jīng)設(shè)計(jì)建造完成的場(chǎng)館，就不是分分鐘的事了。此外，參會(huì)代表們提出的各項(xiàng)要求，付諸實(shí)踐可能需要很高的成本，而展會(huì)組織者有時(shí)候是不愿意承擔(dān)相關(guān)費(fèi)用的。好在場(chǎng)館本身及其所提供的服務(wù)也在不斷升級(jí)，這使得滿足主辦方不斷變化的要求成為可能。畢竟，在一場(chǎng)展會(huì)活動(dòng)中，為參會(huì)代表提供最佳體驗(yàn)，讓他們?cè)诨顒?dòng)結(jié)束時(shí)感到參會(huì)的時(shí)間和金錢都花得有價(jià)值，是主辦方與場(chǎng)館的至高目標(biāo)。從這個(gè)意義上，會(huì)展中心與活動(dòng)主辦方通力合作，以最高性價(jià)比最大限度地滿足參會(huì)代表的需求，是十分重要的。

要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，活動(dòng)主辦方與場(chǎng)館需要在各司其職的基礎(chǔ)上，在創(chuàng)造性和透明度兩方面下功夫。在創(chuàng)造性方面，雙方需要充分預(yù)見展會(huì)活動(dòng)的各項(xiàng)需求，以便及時(shí)規(guī)劃。這就需要活動(dòng)主辦方與會(huì)展中心從服務(wù)預(yù)訂初期到活動(dòng)舉辦當(dāng)天都保持溝通，以便充分利用館內(nèi)的創(chuàng)新設(shè)施與服務(wù)，并在需要時(shí)臨時(shí)改進(jìn)或調(diào)整，滿足活動(dòng)期間的需求。例如，在打造符合可持續(xù)發(fā)展要求的展會(huì)活動(dòng)的過程中，場(chǎng)館通常可以結(jié)合現(xiàn)有設(shè)施的特點(diǎn)，以較低成本滿足活動(dòng)主辦方的要求。又比如，在展會(huì)需要對(duì)展示空間進(jìn)行改造時(shí)，如果場(chǎng)館提前知曉主辦方的要求，就會(huì)有更多時(shí)間考量各種可行方案，對(duì)現(xiàn)有空間做出有創(chuàng)造性的改造。

在透明度方面，場(chǎng)館與活動(dòng)主辦方有必要坦誠(chéng)商議參會(huì)代表提出的所有需求，并保持溝通。這樣，雙方都能減少措手不及的情況。鑒于很多展會(huì)活動(dòng)都各具特點(diǎn)，在一場(chǎng)活動(dòng)中對(duì)空間設(shè)置與服務(wù)提出一套標(biāo)準(zhǔn)，在另一場(chǎng)活動(dòng)時(shí)又做出重大調(diào)整是家常便飯，而這往往會(huì)大幅提高成本。事實(shí)上，如果主辦方與場(chǎng)館保持緊密溝通，就可有心理準(zhǔn)備，并不斷尋找有性價(jià)比的解決方案。

簡(jiǎn)介：

國(guó)際會(huì)議中心協(xié)會(huì)（AIPC）是全球會(huì)展場(chǎng)館經(jīng)營(yíng)者的行業(yè)協(xié)會(huì)，為非盈利組織，致力于推進(jìn)與表彰全球會(huì)展中心的管理效率，并通過研究、教育與行業(yè)互動(dòng)項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。目前，AIPC會(huì)員包括全球54個(gè)國(guó)家的170個(gè)頂級(jí)會(huì)展中心與900多名場(chǎng)館與會(huì)議行業(yè)的管理層人士。AIPC董事會(huì)成員均為會(huì)員場(chǎng)館高管。AIPC總部設(shè)在比利時(shí)布魯塞爾。