信息系統在物資管理中的定位和實施原則

孫 濤

（國核工程有限公司， 上海 200233）

1 信息系統應用背景

為了更好地服務于工程建設，物資倉儲管理方都引入了先進的物資管理信息系統，比如廣核工程公司SAP系統、中間庫系統、二三公司CP2系統等等。各個公司引入物資管理系統的目的都是一樣的，那就是提高公司的管理水平，但是很多情況下，即使引入個國際上非常先進的管理信息系統，物資管理水平卻不見起色，甚至引來更多的人力投入，使員工的工作更加繁瑣，數據更加不可靠。

2 實施系統后遇到的問題

2.1 復雜的數據處理

工程公司引入SAP系統后，大量的數據需要錄入，部門與部門之間業產生了大量的數據處理任務，比如一個批次的入庫工作從一開始到結束需要多達十幾個人處理，假如一個環節數據有問題，整個批次的數據都無法處理。紅沿河核電站自2010年到2014年共產生近萬個到貨批次，每一個批次又包含很多的數據，這樣就產生的天量的數據量。數據量并不可怕，有計算機管理。但是這些數據部門之間的處理卻是人工的，一條數據出錯就影響整個批次ECC的出具，在最高峰時，紅沿河項目路堆積了多達上千批次ECC沒有按時出具，很多頑固的批次已經遺留了2年多的時間未處理，因為這些數據，公司增加了大量的數據處理人員。

2.2 危險的庫存準確率

2014年6月份，陽江項目部、防城港項目部通過信息系統查詢，紅沿河核電站有大量多余的核級不銹鋼管不再使用，于是發起了項目借用單，希望借用紅沿河項目部核級不銹鋼管以解燃眉之急。待借用單流轉到紅沿河物資部門時，管理人員卻發現大多數的不銹鋼管庫里已經不存在，而信息系統里依然庫存很多。2014年9月紅沿河項目部庫存盤點，盤點的準確率只有97%，抽查盤點的物資有多達十分之一的不準確或缺少，這是一個十分令人擔憂的問題，往往一個小部件的短缺影響關鍵路徑的進展，庫存準確率不得不發人深省[1]。

2.3 大量的系統存儲貨位與實際貨位不符

通過對工程公司紅沿河項目部核島物資承包商二三公司信息系統中查詢驗證，發現 6萬多條數據中有大概一半的存儲貨位和系統中記錄的貨位是不符的。大量的貨位不符，給日常出庫備料造成了很多的困難，大量的WAS延遲配送，再加上二三供公司人員的持續流動，物資管理因此受到了大量的投訴。承包商物資管理的不到位，直接影響到工程公司各個部門的矛盾，不斷的查詢、投訴彌漫在各個部門，工程公司物資部門的管理工作量無形中增加了很多倍，再加上人員有限，工作中承壓很大，事情很多時候不能做得很完美。

2.4 退庫物資與返運物資的管理空白

根據現行的物資管理流程，工程物資的退庫有部分是入物資管理系統的，部分是不入物資管理信息系統的，返運物資與此相類似。如果物項在質量上是有問題的，那么二三物資管理系統中是無法做退庫處理的，也無法更新庫存，造成部分退庫物資和返運物資在系統中無法跟蹤，日常的管理中單憑臨時的退庫單加以管理。二三公司物資管理人員的工作量很飽滿，再加上人員的流動、離職，造成了很多的退庫和返運跟蹤出現了斷層。沒有一個系統或者負責人能清晰地全記錄物項的去向。假如物項退庫了，但是在系統中沒有跟蹤貨位，就會沒有人知道物項真實的去處。據統計紅沿河項目部返運、退庫發生上千單，NCR退庫物項更是巨大，如此都得事件都是通過人工進行管理統計，工作量相當大。假如一項物項出現管理的缺失，引起的糾紛更是難以解決。

2.5 物資標示不全

核島物資管理物項多達幾十萬計，各種物項即使是相同的名字，但是設計圖紙不一樣，設計參數不一樣，兩個物項就不是相同的物項，任何一個經驗豐富的物資管理工程師都無法做到對每一個物項的精確把握。那么唯一能做到精確定位的就只有物資標簽。沒有了物資標簽，物項就有可能如大海撈針一樣散落在數以十萬計的物項中，難以區分，更壞的情況是不相同的物項被錯誤地安裝。2014年9月，LOT75采購的包泵軸找不到了，經過各種核實查找，終于在核島B1庫貨架上找到，物項上沒有任何的標示，信息系統中沒有任何的記錄。找到了是幸運的，最終沒有耽擱現場的安裝工作，但是如果類似沒有標簽的事件多發，那么出現問題就是遲早的事情，無法規避。

3 現行物資管理問題管理信息系統解決方案

數據源的唯一性。在實際的工作程序中很多的數據問題由于裝箱單數據與采購訂單數據不一致產生，產生這一問題的原因就是數據源的多重性。現場物資收貨數據是根據供應商提供的裝箱單錄入的，也就是實際的收貨物項，而進行價格拆分匹配時卻要核對采購訂單，有時候采購單位不一致、采購數量不一致，都會導致出現數據問題。假如供應商裝箱單的數據根據采購訂單生成，一切的數據源都來自于采購訂單，問題迎刃而解。當然實現這一方式需要用SAP系統改進，能讓供應商參與數據的錄入選擇，或者開放一定的數據端口，供應商可以獲得采購訂單的數據，并且根據采購訂單自動、有選擇地產生供貨箱單，并傳遞到現場物資收貨部門進行開箱驗收、入庫等操作[2]。

強制要求物資管理承包商統一使用SAP系統。現行核島物資管理數據先錄入到二三公司的CP2系統，然后通過中間庫導入傳遞到SAP系統，中間有很多往來的數據傳遞，一個系統數據的改變都會影響物項的收貨。統一使用SAP系統進行物項管理，消除了兩個系統的不一致問題。

當然有些措施是無法實現的，比如強制二三公司物資部門使用 SAP，那只有工程公司自己增加工作量，配備大量的數據處理崗位，保證系統的可行性。

（1）關于系統中的貨位與實際貨位不符問題。在實際工作中物資管理人員開箱完畢后，上貨位、貨架后都是手工記在箱單上，或者直接不記錄，然后回辦公室系統中錄入相關的貨位，這樣操作就容易使人員遺忘、錄錯貨位。另外產生貨位不準確的還有庫位物項移動沒有在系統中及時更新，解決方案是統一配備倉庫使用的移動終端，移動終端可以實現查詢物項、錄入物項實際貨位、拍照、修改物項貨位等功能，實時地傳遞到物資管理信息系統，數據零傳遞間隔，這樣就避免了貨位更新不及時的問題。另外數據終端還應該可以打印物項標簽，對于缺少標簽的物項及時進行修正，這樣驗收合格物項、退庫物項都能及時地補上標簽。

（2）退庫物項和返運物項信息系統管理的空白。在工作流程上進行重新定義，所有的額退庫物項與返運物項必須通過信息系統跟蹤。所有的退庫單都在系統中走退庫流程，物項質量功能完好，可以繼續正常使用的，入到系統庫存中。質量有缺陷的物項，統一退庫到退庫物資庫存中。返運物資必須在系統中發起返運申請單，實現物項信息系統的全過程跟蹤。

（3）物項流動的全過程跟蹤。物資從到貨到開箱驗收入庫、出庫等全過程必須在系統是進行全過程跟蹤。臨時的WAS單等必須由系統產生，便于數據的收集和后續處理。做到了物項流動的全過程管理，就能為庫存的準確性打好堅實的基礎。

4 管理信息系統的定位和實施

物資管理信息系統定位。物資管理信息系統的終極作用就是使用最小的成本，管理大量的儲存物資。無論是SAP、CP2，在職業人眼中不過是一堆二進制代碼，但其所承載的卻是一套完整的業務流程。系統無所謂好壞，但凡系統在實際的工作中，節省了大量的人力，提供了及時準確的需要的信息，那就是一個好系統。物資管理信息系統的定位就是用最小的人力成本，產出最準確的需求信息量，減輕物資管理人員的工作量。

物資管理信息系統的實施是一個個業務流程緊密相關的工作。普遍的看法是公司花了巨大的代價買了SAP系統，那么相當于把國際上先進的管理方式買到手了，其實公司花的錢不過是買了一堆二進制代碼。不但買了代碼，還讓無數的基層員工花費大量的時間在上面。

物資管理信息系統的實施關鍵就是業務流程的優化，系統和業務流程是行動的兩個左右手，上物資管理信息系統必須革新業務流程。有新的業務需求時，也必須實時的變更信息系統。信息系統的實施本質就是業務流程和系統不斷磨合的過程。文章中提到了物資管理中的問題，根源就是物資管理信息實施時，業務流程沒有被規范，現場實際業務和系統是脫離的，造成信息系統更新、跟蹤不及時，繼而出現了很多問題。假如出現問題，需及時地規范業務流程，改進系統，那么以上出現的問題，都可以最大限度的規避。

5 物資管理信息系統實施原則

（1）業務流程必須革新，與管理信息系統契合

堅決杜絕實際業務做一套手工跟蹤，信息系統員工補錄一套。文章中退庫和返運業務就是典型的收購該跟蹤，系統真空的案例，需要迫切改進的就是退庫返運單必須入系統跟蹤，嚴禁個人手工統計，杜絕出現丟失，跟蹤不到位情況。

（2）信息系統實施目的是減少人為失誤，實時提供需要的準確信息

假如員工出現了系統、業務兩條路行進時，或者推行系統后員工工作量增大時，必須要革新業務流程，或做系統改變。文章中貨位不準確的問題本質上就是系統拖累了實際的業務流程，必須對系統加以改進，引入手持終端，快速地更新。

（3）物資管理關鍵業務流程必須系統全程參與

任何的業務流程必須在系統中有相應的體現跟蹤，比如物資開箱入庫更新貨位，物資倒庫更新貨位，返運退庫，必須系統更新跟蹤等等。

6 結束語

綜上所述，隨著經濟和科技的發展，大型的工程越來越多，隨之產生天量的數據應用，伴隨工程建設的物資倉儲信息量更是十分巨大。文章通過這種信息系統在物資管理中的定位和實施，提高了公司的管理水平，提高了員工的工作效率，保證了數據的可靠性，值得推廣應用。

[1]魏華.醫院物資管理信息化建設的思考[J].中國管理信息化，2018（03）：68-69.

[2]吳衛兵.提高工程物資管理的有效策略探討[J].中國新通信，2017（22）：92-93