獨(dú)立學(xué)院科研管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

杭婷婷 湯雅超 劉玉梅

[摘 要] 科研管理信息系統(tǒng)涉及各種科研信息的統(tǒng)計(jì)，這些信息的匯總是統(tǒng)計(jì)工作中最為常見(jiàn)的、繁瑣的工作。在獨(dú)立學(xué)院的科研工作中，一方面需要考慮常見(jiàn)的科研信息的統(tǒng)計(jì)，同時(shí)還需要考慮一些科技服務(wù)信息的統(tǒng)計(jì)，這是與公辦院校科研工作的不同之處。本文主要根據(jù)獨(dú)立學(xué)院的日常科研工作涉及的種類(lèi)，分類(lèi)別地對(duì)科研信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和匯總，有效地推動(dòng)科研管理信息化進(jìn)程，為科研發(fā)展提供服務(wù)和管理平臺(tái)。

[關(guān)鍵詞] 科研管理；信息系統(tǒng)；獨(dú)立學(xué)院

[中圖分類(lèi)號(hào)] TP311.1；G644 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2014）15- 0052- 03

1 前 言

科研管理是指對(duì)科研工作中所涉及的各種信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，常見(jiàn)的統(tǒng)計(jì)類(lèi)別有課題統(tǒng)計(jì)、論文統(tǒng)計(jì)、專(zhuān)著統(tǒng)計(jì)、專(zhuān)利統(tǒng)計(jì)等。獨(dú)立學(xué)院在逐步發(fā)展過(guò)程中，也逐漸意識(shí)到科研工作的重要性。隨著科研管理的深入，學(xué)校本身投入的科研經(jīng)費(fèi)和從上級(jí)教育部門(mén)獲批的科研經(jīng)費(fèi)不斷增加，科研項(xiàng)目也呈現(xiàn)出類(lèi)型越來(lái)越多、合同金額越來(lái)越大、執(zhí)行周期越來(lái)越長(zhǎng)、財(cái)務(wù)要求越來(lái)越高的特點(diǎn)。目前，多數(shù)獨(dú)立學(xué)院已單獨(dú)建立科研管理部門(mén)來(lái)肩負(fù)起指導(dǎo)、監(jiān)督和管理的責(zé)任。但是，其科研工作統(tǒng)計(jì)還停留在手工匯總階段，手工統(tǒng)計(jì)不僅效率低、易出錯(cuò)，而且因統(tǒng)計(jì)人員的理解差異，直接影響統(tǒng)計(jì)結(jié)果的真實(shí)性與準(zhǔn)確性，從而無(wú)法為院系的科研發(fā)展提供支持與保障。另外，紙質(zhì)材料的統(tǒng)計(jì)不僅增加了材料保管的難度，更不利于下一次查詢(xún)與調(diào)檔，這種陳舊管理方式已不再適應(yīng)當(dāng)今工作需求。雖然市場(chǎng)上已開(kāi)發(fā)的科研管理系統(tǒng)很多，但都不能和獨(dú)立學(xué)院的實(shí)際工作很好地結(jié)合。

針對(duì)獨(dú)立學(xué)院科研管理工作的現(xiàn)狀，開(kāi)發(fā)一個(gè)便于使用者統(tǒng)計(jì)和項(xiàng)目管理且能提供決策支持的科研管理系統(tǒng)已成當(dāng)務(wù)之急。本文從實(shí)用角度出發(fā)，采用Visual Basic 6.0開(kāi)發(fā)基于SQL Server 2000數(shù)據(jù)庫(kù)的科研管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)是針對(duì)現(xiàn)今科研管理系統(tǒng)中的問(wèn)題，結(jié)合獨(dú)立學(xué)院實(shí)際情況，開(kāi)發(fā)的一個(gè)適用于獨(dú)立學(xué)院的科研管理系統(tǒng)。

2 科研管理工作的現(xiàn)狀

目前，多數(shù)獨(dú)立學(xué)院的科研經(jīng)費(fèi)使用機(jī)制是：申請(qǐng)人申請(qǐng)、專(zhuān)業(yè)負(fù)責(zé)人審批、科技處負(fù)責(zé)管理。科技處負(fù)責(zé)項(xiàng)目的申報(bào)、跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展、組織結(jié)題驗(yàn)收等工作；但其工作側(cè)重于項(xiàng)目的數(shù)量、經(jīng)費(fèi)和級(jí)別，忽視了經(jīng)費(fèi)使用的合理性和效益性；同時(shí)對(duì)項(xiàng)目成員經(jīng)費(fèi)的分配、對(duì)成員科研分?jǐn)?shù)的設(shè)置等都交由申請(qǐng)人協(xié)調(diào)，因而對(duì)經(jīng)費(fèi)的使用缺乏有效監(jiān)督。如何處理好科研與財(cái)務(wù)的關(guān)系，保證項(xiàng)目管理與財(cái)務(wù)管理的有機(jī)結(jié)合，促進(jìn)高校科研工作的有序進(jìn)行，是值得深思的問(wèn)題。

獨(dú)立學(xué)院的科研管理一般包括項(xiàng)目前期立項(xiàng)、中期考核和后期結(jié)題管理。然后，現(xiàn)實(shí)情況是大多數(shù)學(xué)校只重視前期立項(xiàng)和后期結(jié)題，缺少中期考核，這將導(dǎo)致部分項(xiàng)目草率結(jié)題，達(dá)不到科研經(jīng)費(fèi)使用的效果。針對(duì)此類(lèi)問(wèn)題，分階段對(duì)科研經(jīng)費(fèi)撥付進(jìn)行合理控制，可以有效減少科研資金的損失。

針對(duì)以上現(xiàn)狀，利用網(wǎng)絡(luò)和信息化手段來(lái)建立適合獨(dú)立學(xué)院使用的科研管理系統(tǒng)，對(duì)提高獨(dú)立學(xué)院的科研管理水平起到了至關(guān)重要的作用。

3 科研管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

3.1 系統(tǒng)的模塊結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

該系統(tǒng)可以分成5個(gè)基本的模塊。首先是用戶(hù)管理模塊。用戶(hù)管理可以對(duì)使用軟件的用戶(hù)的基本信息進(jìn)行設(shè)置，包括增加新用戶(hù)、修改原用戶(hù)的密碼等。

其次是基本信息模塊。該模塊是系統(tǒng)其他界面數(shù)據(jù)來(lái)源的基礎(chǔ)，其中包括部門(mén)信息維護(hù)、課題類(lèi)別維護(hù)、論文級(jí)別維護(hù)、收錄級(jí)別維護(hù)和委托單位維護(hù)等，是將科研項(xiàng)目中所涉及的信息提前設(shè)置到軟件中，供后面信息錄入時(shí)直接調(diào)用。

第三是項(xiàng)目管理模塊。該模塊還可以細(xì)分為課題管理、技術(shù)服務(wù)管理、論文管理、著作管理等。其中課題管理分為橫向課題、縱向課題兩種，即學(xué)校自身?yè)芸畹目蒲许?xiàng)目和從上級(jí)部門(mén)撥款資助的科研項(xiàng)目；技術(shù)服務(wù)管理范圍是涉及有立項(xiàng)合同書(shū)的技術(shù)服務(wù)，它是依托學(xué)科專(zhuān)業(yè)群打造的專(zhuān)業(yè)—研究所—實(shí)體公司的教學(xué)、科研、開(kāi)發(fā)模式；其他管理項(xiàng)目類(lèi)別主要涵蓋了與個(gè)人相關(guān)的論文、著作、專(zhuān)利信息的登記，并根據(jù)參與人對(duì)項(xiàng)目的貢獻(xiàn)程度，給予一定比例的科研分?jǐn)?shù)分配。

第四是統(tǒng)計(jì)查詢(xún)模塊。該模塊可以按照科研成果、個(gè)人分配、項(xiàng)目分配、綜合查找等不同的查找需要，對(duì)一些關(guān)鍵信息進(jìn)行快速統(tǒng)計(jì)，實(shí)現(xiàn)科研信息的動(dòng)態(tài)管理功能。

最后是數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)存模塊。這是為保護(hù)數(shù)據(jù)的安全而設(shè)置的功能，管理員可以定期對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份，保證數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)的正確性和安全性。

該系統(tǒng)的模塊結(jié)構(gòu)圖如圖1所示。

3.2 系統(tǒng)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)

科研管理工作主要涉及兩個(gè)方面：一是數(shù)據(jù)錄入，二是數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。對(duì)于數(shù)據(jù)錄入，要求準(zhǔn)確錄入不同科研項(xiàng)目中的數(shù)據(jù)；對(duì)于數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，主要涉及到人科研數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和部門(mén)科研數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)。在獨(dú)立學(xué)院的日常科研工作中，個(gè)人科研數(shù)據(jù)主要來(lái)自論文、著作和專(zhuān)利的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)；而部門(mén)科研數(shù)據(jù)可以來(lái)自于課題，也可以來(lái)自于科技服務(wù)。部門(mén)科研數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)是數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作的難點(diǎn)，科研人員和科研項(xiàng)目都需分類(lèi)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。如何快速、準(zhǔn)確、透明地調(diào)出所需的數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計(jì)表是今后科研管理系統(tǒng)改進(jìn)的方向和難點(diǎn)。基于以上問(wèn)題，本文提出基于如圖2和圖3所示的統(tǒng)計(jì)模式來(lái)改進(jìn)當(dāng)前已有的科研管理系統(tǒng)。

在個(gè)人統(tǒng)計(jì)中，具有權(quán)限的操作人員可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)統(tǒng)計(jì)，直接查看到科研人員的工作量；部門(mén)級(jí)的統(tǒng)計(jì)涉及全校所有部門(mén)的科研工作。個(gè)人和部門(mén)統(tǒng)計(jì)兩個(gè)模塊的界面分別如圖4和圖5所示。

個(gè)人統(tǒng)計(jì)可以對(duì)項(xiàng)目人在科研項(xiàng)目中的工作量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。可以實(shí)現(xiàn)按部門(mén)查詢(xún)，按項(xiàng)目類(lèi)型查詢(xún)，按項(xiàng)目人查詢(xún)等方式對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，如圖4所示。單擊“合計(jì)”按鈕，可以將某個(gè)項(xiàng)目人參與的所有項(xiàng)目按類(lèi)型進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，從而查看到個(gè)人所分配的經(jīng)費(fèi)和科研分?jǐn)?shù)，以方便科研管理部門(mén)對(duì)科研人員的科研工作量進(jìn)行考核。單擊“打印”按鈕，可以將表格中數(shù)據(jù)導(dǎo)入到Excel中，形成合理的格式進(jìn)行打印，既簡(jiǎn)單又準(zhǔn)確高效。

在部門(mén)統(tǒng)計(jì)報(bào)表中，可以對(duì)各部門(mén)的科研信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，如圖5所示。在填寫(xiě)好需要統(tǒng)計(jì)的時(shí)間范圍后，點(diǎn)擊“統(tǒng)計(jì)”按鈕，可以顯示出各部門(mén)的科研信息數(shù)據(jù)，可以清楚地查看到各部門(mén)科研項(xiàng)目的數(shù)量和經(jīng)費(fèi)使用情況，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的全程管理。

3.3 系統(tǒng)的特點(diǎn)

該科研管理系統(tǒng)具有以下3個(gè)特點(diǎn)：

（1）增加了中期管理，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的全程管理。系統(tǒng)中涉及的項(xiàng)目信息以標(biāo)準(zhǔn)化形式進(jìn)行存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)了科研部門(mén)對(duì)項(xiàng)目的動(dòng)態(tài)管理。系統(tǒng)通過(guò)項(xiàng)目進(jìn)行全程化管理，根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展，登記項(xiàng)目的到款情況和項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的分配情況，為經(jīng)費(fèi)的使用和管理提供更多的依據(jù)。

（2）加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目所有參與人的管理，推動(dòng)科研項(xiàng)目規(guī)范管理。通過(guò)項(xiàng)目的登記流程，減少有些教職工對(duì)項(xiàng)目分工的管理混亂、相互推諉現(xiàn)象，進(jìn)一步加強(qiáng)項(xiàng)目管理。對(duì)參與者的詳細(xì)信息進(jìn)行登記，在后期結(jié)題時(shí)對(duì)其做出相應(yīng)要求，其參與項(xiàng)目的工作量決定了科研經(jīng)費(fèi)的分配，做到公平公正。同時(shí)對(duì)項(xiàng)目參與人在各項(xiàng)目所獲得的科研分?jǐn)?shù)進(jìn)行登記，為個(gè)人的評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)、職稱(chēng)晉升提供數(shù)據(jù)支持。

（3）加強(qiáng)數(shù)據(jù)整合，實(shí)現(xiàn)科學(xué)統(tǒng)計(jì)決策。該科研管理系統(tǒng)加強(qiáng)了數(shù)據(jù)整合，可以提供動(dòng)態(tài)的、全面的項(xiàng)目信息和個(gè)人信息，使得統(tǒng)計(jì)工作突破傳統(tǒng)的時(shí)間和空間制約，科研管理部門(mén)可以隨時(shí)獲得最新統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，提高了統(tǒng)計(jì)的時(shí)效性、準(zhǔn)確性，對(duì)職稱(chēng)的晉升、對(duì)各系的考核提供了決策支持，為領(lǐng)導(dǎo)層提供了數(shù)據(jù)分析，為學(xué)校的科研發(fā)展引領(lǐng)了方向。

4 軟件實(shí)施后的效果

獨(dú)立學(xué)院科研管理信息系統(tǒng)是一個(gè)由操作人員、計(jì)算機(jī)組成的能進(jìn)行科研信息的錄入、存儲(chǔ)、維護(hù)和使用的系統(tǒng)。通過(guò)該系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)科研工作的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理，形成一個(gè)動(dòng)態(tài)的科研數(shù)據(jù)中心和科研管理平臺(tái)。同時(shí)，通過(guò)系統(tǒng)建立科學(xué)有效的項(xiàng)目和經(jīng)費(fèi)的管理機(jī)制，管好項(xiàng)目用好經(jīng)費(fèi)，這對(duì)保障高校多出人才多出成果，大力提升科技創(chuàng)新能力具有十分重要的意義。該系統(tǒng)的應(yīng)用，真正實(shí)現(xiàn)“網(wǎng)上科研、網(wǎng)上管理、網(wǎng)上服務(wù)”，有效地推動(dòng)了科研信息化進(jìn)程，為科研發(fā)展提供服務(wù)和管理平臺(tái)。

5 結(jié)束語(yǔ)

本軟件投入使用以來(lái)，以其方便、簡(jiǎn)捷的操作和及時(shí)、準(zhǔn)確的信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)科研信息的有效統(tǒng)計(jì)，且可以為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提供決策支持，使計(jì)算機(jī)技術(shù)在科研管理工作中得到了充分的應(yīng)用，有效地提高了科研工作的質(zhì)量和水平。

主要參考文獻(xiàn)

[1]張喜愛(ài)，曾慶平，韓晶.淺論高校科研管理信息化中的問(wèn)題和對(duì)策[J].科技管理研究，2008（9）.

[2]劉沐，謝素萍，皮新玲，劉碩.從科研項(xiàng)目管理現(xiàn)狀談高校項(xiàng)目管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)[J].中國(guó)管理信息化，2011，14（2）.

[3]關(guān)豐富.高校科研管理信息系統(tǒng)構(gòu)建研究[D].長(zhǎng)春：東北師范大學(xué)，2006.

[4]于劍軍，李鵬海.高校科研管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].天津理工大學(xué)學(xué)報(bào)，2005，21（10）.

[5]彭龍珠.科研項(xiàng)目管理的系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用[J].計(jì)算機(jī)應(yīng)用，1997（4）：32-36.

[6]劉勇，蔣芬君，蔣來(lái).基于網(wǎng)絡(luò)的科研信息化管理模式構(gòu)建[J].浙江師范大學(xué)學(xué)報(bào)：自然科學(xué)版，2007，30（2）：192-195.