關于檔案信息化管理的思考

翟麗華

摘要：本文作者對新形勢下檔案信息化管理工作進行了分析探討，提出了自己的見解。

關鍵詞：檔案管理；信息化；現(xiàn)代化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2014）-02-00160-01

1、信息化與檔案的關系

1.1 檔案信息是一種重要的信息資源。檔案信息是人類知識的結晶，是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)，是一種特殊的信息產品。隨著信息時代的到來，檔案作為原生信息源，越來越社會重視和利用。事實上，檔案的收集、整理、存儲就是為檔案開發(fā)利用作準備，信息的生產、加工、傳播和利用的過程，已構成一個完整的信息產業(yè)體系。

1.2 信息化是知識經濟時代主線。信息是知識經濟的主導和支柱。信息技術的發(fā)展最終將人類聯(lián)貫在一起，構成一個全球化的信息共同體。在這種社會形態(tài)下的檔案工作，檔案的信息化建設當然是貫穿全局的發(fā)展主線。

1.3 信息資源開發(fā)利用要服務于客觀發(fā)展需求。從信息化發(fā)展的進程上來講，信息系統(tǒng)總是由滿足業(yè)務處理、運行需要開始，信息資源的開發(fā)利用遵循著數(shù)據(jù)—信息一知識的過程。機構層面的信息資源開發(fā)利用總是從系統(tǒng)集成、數(shù)據(jù)集成開始，在整合的數(shù)據(jù)倉庫基礎上進行數(shù)據(jù)的挖掘和滿足不同需要的數(shù)據(jù)應用。這實際上類似于我們傳統(tǒng)的檔案管理利用流程，應當把它納入到信息化條件下的檔案管理內容范疇。在信息化建設發(fā)展的過程中，社會各信息部門擔負著掌握、存儲、加工和傳播信息的職責，有權利和義務對社會信息消費的需求作出反應，提供社會發(fā)展和人們生活所需要的各種信息。這是時代賦予包括檔案部門在內的社會信息部門的使命，是經濟發(fā)展途徑變革的要求，是生產力進步方式轉變的要求。

1.4 信息化建設是檔案工作改革的動力。信息社會的特點是信息生產量大，信息內容豐富，信息需求量激增，信息效益不均。社會信息消費需求主要來源于兩方面：一方面是生產需求，另一方面是生活需求。隨著信息化建設，現(xiàn)階段社會龐大的信息消費需求以及將來信息化程度加大時的潛在信息消費需求，也是檔案工作改革的直接動力。隨著人們生活水平和文化水平的提高，人們的文化需求也越來越高，檔案本身的作用隨著社會的進步和人們思想觀念的解放而不斷擴大，不僅停留在查找和借閱上，而且可以和文化教育、社會休閑等方面結合，不斷滿足人們的文化需求。

2 、準確把握檔案信息化建設水平促進檔案管理現(xiàn)代化

2.1 從提高現(xiàn)代化管理手段，實行資源共享，管理方式從傳統(tǒng)的管理轉向現(xiàn)代化管理。檔案工作要圍繞部門的工作重點、關注的熱點來組織信息，提供信息。隨著當前信息技術高速發(fā)展，已形成了網絡化、數(shù)據(jù)化的時代。檔案系統(tǒng)如何認識“網絡化管理”和“數(shù)據(jù)化檔案”，實現(xiàn)信息共享、共建的目的。對此，開展現(xiàn)代化管理工作，必須做到檔案管理軟件的選擇，推廣要慎重。選擇的軟件需具備規(guī)范化、通用化，并有很強的包容性。

2.2 文檔一體化，是檔案信息化建設的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中，與辦公自動化融為一體，同步進行。同時，也要求檔案人員積極介入此項工作中，提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實可行的需求。

2.3 歸檔雙軌制，是紙質文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產生和應用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質文件的地位。據(jù)專家預計，在較長的時期內，紙質文件和電子文件還會繼續(xù)并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質文件一同歸檔。

2.4檔案信息化建設與檔案管理現(xiàn)代化還應該堅持以下四項原則。

2.4.1 前瞻性：檔案信息化建設的終極目標是建立數(shù)字化檔案館，將檔案資源和檔案各項管理通過信息系統(tǒng)加工和計算機網絡的傳輸，實現(xiàn)檔案信息的合理配置與開發(fā)利用，最大限度地實現(xiàn)信息資源的社會共享。它需要分階段、分層次、分步驟地有序進行，是一項耗資巨大、復雜的系統(tǒng)工程。建設所需的各類硬件及網絡設施、軟件開發(fā)以及進行數(shù)字化的投入，都需要高昂的費用。因此，在信息化實施過程中，作為企業(yè)內部的檔案館（室）在極其有限的財力前提下，一定要審時度勢，深入調查，科學論證，努力保證軟硬件配置、軟件開發(fā)標準和網絡結構等在各實施階段的一致性，將有限的財力用在信息化建設的關鍵部位，保證軟硬件資源的可繼承性，使其既能適應當前信息業(yè)的特點和要求，還能符合今后發(fā)展和應用的趨勢，盡可能避免資源的浪費。

2.4.2 協(xié)作性：檔案信息化建設包括基礎設施、管理規(guī)范、數(shù)據(jù)庫等方面的建設，在資金、技術、設備、人才等方面都有很高的要求。對于人力、財力有限的企業(yè)內部的檔案館（室）來說，獨立完成這些項目存在相當大的難度，這也是制約檔案信息資源建設的一大難題。因此，只有堅持協(xié)作的原則，加強與企業(yè)內各個部門的溝通、協(xié)調與配合，主動爭取各級領導的支持和各部門的配合。才能保證這項工作在各階段的順利實施。

2.4.3 實用性：檔案信息化建設不僅在量，更在于質，在檔案信息化建設中，檔案館應堅持實用的原則。不僅要對館藏檔案目錄進行數(shù)字化處理，更應有選擇地對館藏檔案進行全文數(shù)字化，在信息服務的特色內容和獨特形式上做文章。用自己的特色信息服務滿足社會需求，使自己的信息具備”惟一性”，從而讓利用者面對龐大的信息體系，而選擇點擊你的網址；根據(jù)利用者的需求，將館藏信息資源加工成系統(tǒng)的、專題的、有序的信息，有機地將它們連接成一個整體，為利用者提供優(yōu)質、高效的服務。

2.4.4 人才儲備：由于電子檔案信息內容的數(shù)字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術化，開發(fā)利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質檔案的管理有著截然不同的方法，這就對管理人員提出了更高的要求。只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設符合正確的方向，才能滿足社會發(fā)展對檔案工作的需求。

3 、結束語

在當前迅猛發(fā)展的信息社會下，檔案信息化和檔案管理現(xiàn)代化已經成為檔案事業(yè)應對迅猛發(fā)展的信息社會的必然選擇。應該說，檔案信息化和檔案管理現(xiàn)代化已經成為檔案信息服務社會的最佳技術手段和實現(xiàn)途徑。傳統(tǒng)的檔案實體管理體制已經開始徹底改變，檔案信息化和檔案管理現(xiàn)代化勢在必行。

參考文獻：

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