辦公自動化(OA)在項目計劃管理方面的應(yīng)用

摘要：本文通過介紹OA系統(tǒng)任務(wù)管理功能在設(shè)計院計劃管理方面的應(yīng)用實例，闡述如何運用該系統(tǒng)任務(wù)管理功能開展項目計劃管理工作，從而實現(xiàn)協(xié)同管理、降本增效和綠色辦公。

關(guān)鍵詞：辦公自動化；任務(wù)管理；計劃管理；綠色辦公

中圖分類號：F272.2文獻標識碼：A

Application of OA in PROJECT PLAN MANAGEMENT

YAN Hansong

( Guangzhou Marine Engineering Corporation,Guangzhou 510250 )

Abstract: This paper describes how it works in planning management by way of introducing OA system task control function in GUMECO planning control applications for the purpose of realizing the increase of efficiency and reduction of costs as well as no-paper-work office.

Key words: OA;task management;planing management;no-paper-work office

1 引言

辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）是現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合的一種新型辦公方式，可以優(yōu)化現(xiàn)有管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，增加協(xié)同辦公能力，強化決策的一致性，最終實現(xiàn)提高決策效能的目的。一般的OA系統(tǒng)都具備流程管理、信息傳遞、日程管理、任務(wù)管理、會議管理、公文管理、設(shè)備預約、資產(chǎn)管理、人力資源管理等功能，其中任務(wù)管理是最容易被人忽略的功能，往往被當作日程預約來使用。本文通過作者在設(shè)計院計劃管理方面的應(yīng)用實例，向大家展現(xiàn)OA系統(tǒng)中任務(wù)管理功能在計劃管理方面的應(yīng)用價值。

2 應(yīng)用實例

2.1 創(chuàng)建任務(wù)

（1）根據(jù)設(shè)計院具體的項目管理組織形式（如圖1），確定任務(wù)層次和計劃管理對應(yīng)關(guān)系，如表1所列；

圖1項目管理組織形式

表1OA任務(wù)與計劃管理對應(yīng)關(guān)系

（2）由經(jīng)營計劃處根據(jù)以上對應(yīng)關(guān)系，及時創(chuàng)建主任務(wù)和一、二級子任務(wù)（如圖2所示）,形成年度計劃管理框架（如圖3所示）；

圖2創(chuàng)建任務(wù)窗口

（3）完善各任務(wù)基本信息中的各項內(nèi)容，包括任務(wù)主題、任務(wù)編號、任務(wù)對象，任務(wù)類型、承辦部門、起始日期和優(yōu)先級等，以便日后管理。

圖3任務(wù)管理明細

2.2啟動任務(wù)

啟動任務(wù)是按設(shè)計院項目管理制度，將各級計劃管理工作落實到人，如表2所列。

表2管理角色設(shè)置

2.3執(zhí)行任務(wù)

任務(wù)啟動后，各級計劃管理人員按設(shè)計院管理制度各司其職，充分利用OA系統(tǒng)中的流程管理、傳閱信息、會議管理、日程管理等常用功能，在任務(wù)管理的平臺上開展管理工作。

3 應(yīng)用效果

在應(yīng)用OA系統(tǒng)的任務(wù)管理功能后，計劃管理工作與以往比較有以下明顯優(yōu)勢：

（1）改變了各自為政的局面，實現(xiàn)了項目計劃協(xié)同管理

以往各級管理均為一個獨立的系統(tǒng)，計劃處只能通過設(shè)計部定期匯報或者項目出現(xiàn)較嚴重問題時，才能了解項目進展情況，很難進行整體督促和統(tǒng)籌，無法進行風險預測和防范。在應(yīng)用OA系統(tǒng)任務(wù)管理功能后，計劃管理工作在統(tǒng)一的平臺進行，各級管理之間通過子任務(wù)有效銜接，層次更清晰；通過對管理人員角色分工，明確了各人的工作，落實更到位，反饋更及時，信息更準確。

（2）減少了資源消耗和辦公成本，實現(xiàn)綠色辦公

各單位計劃文件種類多、發(fā)布數(shù)量大，以往無論是過程文件還是正式文件都通過紙質(zhì)傳遞，辦公成本和資源消耗大。在應(yīng)用OA系統(tǒng)任務(wù)管理功能后，過程文件通過傳閱或流程進行處理，正式文件蓋章和掃描后發(fā)布。經(jīng)初步統(tǒng)計，僅計劃處日常辦公一項，油墨和紙張消耗就減至以往的1/10，打印、復印、文件收發(fā)和文件管理等工時消耗降至以往的1/6。

（3）優(yōu)化了計劃管理模式，實現(xiàn)了辦公自動化

OA系統(tǒng)任務(wù)管理功能高度集成了常用功能，很好地解決了傳統(tǒng)管理中電話多、郵件多、文件亂、會議多、找人難和找領(lǐng)導更難等普遍存在的問題。任務(wù)啟動后，每個人的職責權(quán)限都已明確，界面清晰，無法推諉。各管理人員通過工作界面中的任務(wù)管理窗口對自己承擔的工作和工期要求一目了然，通過詳細任務(wù)管理界面就可以查閱與自己相關(guān)的所有任務(wù)，操作簡單，可視化程度高。

傳統(tǒng)計劃管理中，通常通過電話或EMAIL聯(lián)系業(yè)務(wù)。在應(yīng)用OA系統(tǒng)任務(wù)管理功能后，出差和休假時，管理人員可以通過互聯(lián)網(wǎng)登錄OA系統(tǒng)開展工作，也可以通過變更或委托其他人員進行管理，無需繁雜的交接手續(xù)，新管理人員容易接手。

（4）與其他重要管理功能有銜接，可逐步實現(xiàn)計劃管理精細化和持續(xù)化發(fā)展

OA系統(tǒng)任務(wù)管理功能中可填寫任務(wù)優(yōu)先級、任務(wù)比重、預算費用、總工時和實動工時等，這些內(nèi)容是企業(yè)實現(xiàn)精細化管理的基本元素。其中，任務(wù)比重可計入進度核算，工時統(tǒng)計可計入績效管理，預算可與財務(wù)系統(tǒng)銜接。

4結(jié)束語

運用OA系統(tǒng)任務(wù)管理功能開展計劃管理，不僅實現(xiàn)了降本增效和綠色辦公，還迅速提高了各級管理人員的能力和水平。在應(yīng)用過程中，設(shè)計院各部門也開拓了思維，成功運用該功能進行經(jīng)營信息管理、合同及收付款管理和出圖管理等，成效顯著。本文對已經(jīng)應(yīng)用OA系統(tǒng)的單位開展計劃管理有一定參考價值，各單位可依據(jù)項目管理組織形式，調(diào)整任務(wù)管理構(gòu)架來實現(xiàn)項目計劃協(xié)同管理。同時，本文對軟件管理部門也提供了思路，軟件部門可通過二次開發(fā)優(yōu)化工作界面，增加報表統(tǒng)計等功能，進一步提高該功能的自動化程度和應(yīng)用價值。

作者簡介：嚴寒松（1979-），男，工程師。主要從事船舶和海洋工程總體設(shè)計以及項目計劃管理工作。

收稿日期：2013-10-17