郵件一合并 詢證函就搞定

賈培武

又是歲末年初，筆者作為一名會計人員，又得配合一年一度的會計師事務所對上一年度財務報表進行審計的工作了。在會計師事務所進行審計時，單位往來賬項的詢證函制作工作需要由筆者來完成，盡管這項工作名義上理應由事務所審計人員去做，但實際并非如此。在此，筆者把個人使用Word2013的“郵件合并”功能，實現詢證函批量制作的簡單過程介紹于下，與大家共享。

制作數據源文件

每當要詢證之時，筆者總是費盡九牛二虎之力，通過調用會計賬簿、憑證、合同臺賬和合同原件等諸多會計與非會計資料，總算是把本單位與百余家公司的往來賬項給搞明白了，并編輯成一張Excel工作表。該工作簿文件名稱為“往來賬項明細表.xlsx”（如圖1）。接下來，就是根據這些數據編制百余家公司的詢證函了。

企業詢證函的格式

為了敘述清晰，我們假設詢證函的格式如圖2所示（實際的詢證函長達3頁，編號中的最后一位數字即表示該詢證函有3頁內容），該文件名稱為“企業詢證函.docx”。在這張詢證函中有5處內容取自“往來賬項明細表.xlsx”中的數據，即圖2中標注的①、②、③、④、⑤所占據的位置。

進行“郵件合并”

首先，需要將“企業詢證函.docx”文檔連接到數據源，在此數據源是“往來賬項明細表.xlsx”這個Excel文件，操作步驟如下：

1.啟動Word2013，打開“企業詢證函.docx”文檔。

2.單擊“郵件”選項卡，在“開始郵件合并”組，單擊“開始郵件合并”按鈕，然后單擊“信函”。

3.在“開始郵件合并”組，單擊“選擇收件人”按鈕，然后單擊“使用現有列表”。

4.在“文件類型”框，單擊“Excel文件”；通過“查找范圍”框或磁盤文件夾列表定位到“往來賬項明細表.xlsx”文件所在文件夾；在文件列表中，單擊“往來賬項明細表.xlsx”文件，然后單擊“打開”按鈕。

5.在“選擇表格”對話框，單擊所需的工作表，確認選中“數據首行包含列標題”復選框（如圖3），然后單擊“確定”按鈕。

接下來，向Word文檔添加郵件合并域的占位符，操作步驟如下：

1.單擊“企業詢證函.docx”文檔中的①處。

2.單擊“郵件”選項卡，在“編寫和插入域”組，單擊“插入合并域”按鈕的文字部分，然后單擊“序號”（如圖4）。

3.同理，重復上面的操作將文檔中的②、③、④、⑤處分別指定為“公司”、“截止日期”、“貴公司欠”和“欠貴公司”。

至此，“企業詢證函.docx”文檔顯示如圖5所示。文檔中書名號及其內的部分是“往來賬項明細表.xlsx”對應項目在完成郵件合并后將出現的位置。

完成“郵件合并”

至此，你仍沒有看到合并后的結果，想看看嗎？

1.單擊“郵件”選項卡，在“完成”組，單擊“完成并合并”按鈕，單擊“編輯單個文檔”。

2.選中“全部”復選鈕（如圖6），單擊“確定”按鈕。

怎么樣，看到Word打開的“信函1”新文檔了吧！在這個新文檔中，每一家公司的詢證函為單獨的一節，以方便你針對某些公司的特殊情況進行編輯而不影響到其他公司。至此，我們已經把詢證函搞定了，以后的工作就不用筆者再多啰嗦啦。

指定小數位

或許在你按上述方法制作詢證函時，會發生小意外，即郵件合并后，作為“數據源文件”的“往來賬項明細表.xlsx”中保留2位小數位數的數字居然顯示為14位小數（如圖7）。雖然不影響理解和使用，但卻相當有礙觀瞻。其實，對于該問題，我們有以下兩種解決方法。

（一）Excel文本數字法

1.打開作為“數據源文件”的“往來賬項明細表.xlsx”。

2.選中Word郵件合并中用到的數字區域，單擊“開始”選項卡，在“數字”組，單擊“數字格式”框旁邊的三角箭頭，然后單擊“文本”。

（二）Word域代碼法

以上的方法有一個副作用，即它把Excel工作表中的數值變成文本了。如果你不想如此，那么可以試試以下操作：

1.打開已經進行了郵件合并操作的Word文檔“企業詢證函.docx”。

2.右鍵單擊“貴公司欠”下的郵件合并域“《貴公司欠》”，然后單擊快捷菜單中的“切換域代碼”，此時屏幕顯示為{MERGEFIELD 貴公司欠}。

3.在“MERGEFIELD”和“貴公司欠”之間鍵入“＼# "0.00"”（如圖8）。注意，鍵入的＼# "0.00"為半角字符且要保證其前后各有至少一個半角空格鍵。

4.同理，也在郵件合并域“《欠貴公司》”的域代碼中加上“＼# "0.00"”。