淺析高校后勤推行人力資源管理信息化

趙影 左臣婕

[摘 要] 高校后勤系統職工人數多、來源渠道廣、多種編制并存、人員流動性強，傳統的人事管理方式已無法滿足后勤事業發展需求。人力資源管理信息化將成為實現精細化管理的重要載體，提升人力資源管理水平。推行人力資源管理信息化需要協調各部門共同合作、構建成熟的人力資源管理體系、建立專業的項目團隊、選擇合適的供應商等前提條件，通過建立人力資源工作平臺、協同自助平臺、數據分析平臺等，提高工作效率，規范工作流程，為高校后勤事業發展提供戰略決策支持。

[關鍵詞] 高校后勤；人力資源管理；信息化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 03. 022

[中圖分類號] F272.92；TP315 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）03- 0046- 03

高校管理水平的提升和高等教育事業的發展，要求高校后勤工作必須全面提升內部管理能力。由于高校后勤系統存在職工人數多、來源渠道廣、多種編制并存、人員流動性強等問題，傳統的人事管理方式已無法滿足后勤事業發展需求，必須更新管理理念、改變管理模式。在人力資源管理越來越精細化的今天，人力資源管理信息系統將成為高校后勤實現精細化管理的重要載體，提升人力資源管理水平，為高校后勤事業發展提供戰略決策支持。

1 人力資源管理信息化的意義與重要性

高校后勤的人力資源管理僅靠傳統人事管理方式，會出現人力資源管理人員花費大量的時間和精力在繁瑣的日常行政事務中、工作流程不規范、工作效率偏低等問題。推行人力資源管理信息化將會提高人力資源的工作效率，促進管理體系的形成，為領導決策提供更多的支持。

1.1 提高工作效率

人力資源管理日常工作事務需要占用人力資源管理人員大量的工作時間，如員工數據信息收集基本依靠手工整理，每月休假考勤、工資計算與處理工作量大。這些工作完全依賴手工完成，容易出錯，缺乏有效的共享途徑，在相關部門之間信息交換不便，從而造成數據重復錄入，不僅工作效率低，還會影響數據的一致性。人力資源管理信息化會大大提升人力資源管理工作效率，使管理人員從繁雜的事務性工作中解脫出來。

1.2 提升管理水平

當前，部分高校后勤缺乏統一的、與后勤事業發展戰略和目標相匹配的人力資源管理體系，缺少相關的管理人才和理論指導。一些后勤部門將大部分精力仍放在傳統的人事管理體制上，強調一個“管”字，注重約束與控制，不重視人力資源本身的開發和增值，難以調動員工的積極性、主動性和創造性。同時，人力資源管理工作的整體推進能力較差，始終未能形成一個整體，或是缺少某個環節，或是各個環節單獨運行，從而形成為招聘而招聘、為培訓而培訓、為考核而考核的被動局面。人力資源管理信息化的實施和應用將會大大提升高校后勤系統人力資源管理與開發水平。

1.3 提供決策支持

高校后勤部門缺少可以幫助其建立人力資源數據分析體系和決策支持體系的信息化技術。由于過去管理工作的信息化程度不高、管理人員信息管理意識差以及人力資源管理人員素質不高，很多有利于決策的歷史數據沒有很好地保存或者是部分地保存于紙張等傳統存儲介質上。由于數據信息沒有經過規范和整理，難以統計和加以利用，不能提供及時準確的數據支持，給領導的科學決策造成了困難。人力資源管理信息化的實現將會在數據統計和分析方面為管理者更好地提供決策依據。

2 人力資源管理信息化的前提條件

在高校后勤人力資源管理中推行信息化，需要具備一定的人力資源管理環境和條件，做好充分準備，明確信息化定位，做好相關部門的協調工作，其中包括協調各部門共同合作、構建成熟的人力資源管理體系、建立專業的項目小組、選擇合適的供應商等。

2.1 協調各部門共同合作

人力資源管理信息化是一個跨部門的工程，不僅涉及人力資源部門、IT部門，而且涉及所有業務部門和全體員工。作為一個跨部門的項目，目標的設定、工作任務的安排和人員的協調等都需要后勤主要領導直接參與。人力資源管理信息化不僅僅是減輕工作人員負擔提高工作效率，更是運用系統先進的管理理念來提高人力資源的管理水平，適應高校后勤的發展戰略需要，后勤領導要做出科學的決策就必須對系統有較為深刻的認識和理解，所以領導的支持與重視、各部門的合作與協調直接影響人力資源管理信息化的實施進度與最終效果。

2.2 構建成熟的人力資源管理體系

成熟完善的人力資源管理體系是推行人力資源管理信息化的必要條件，不完善的人力資源管理體系會阻礙了信息化的實施。很多企業都希望通過上一套管理系統來改變管理現狀，提高管理水平，事實上，管理是信息化的基礎，任何信息化比較成功的企業都有合適的管理模式。當然成熟的人力資源管理體系非一朝一夕建立形成，需要高校后勤部門長時間的管理實踐和經驗積累，選擇合適的時機推行人力資源管理信息化。

2.3 建立專業的項目團隊

項目團隊中應包含人力資源業務骨干和IT專業技術人員，保障人力資源信息化的實現。建議項目小組的最高領導人由主管人力資源的最高領導擔任，能夠及時與后勤管理層進行溝通。在推行人力資源管理信息化項目之前，需要做好充分的調研和準備工作，有意識地招收計算機專業或有工科背景的畢業生到人力資源崗位工作，讓這些有專業技術背景的人員在實際工作中迅速學習人力資源管理知識，積累經驗，在真正實施人力資源管理信息化時發揮決定性作用。項目團隊的首要任務是制訂實施計劃以及任務的分工分解。

2.4 選擇合適的供應商

根據高校后勤的需求與系統實施目標，分別從系統功能、方案可行性、供應商實力、服務水平及產品價格等方面選擇合適的供應商。此外還要考慮到軟件的適應能力，管理思想一致，與高校現有的軟件接口能夠對接，兼容性好，既滿足現在的需要也能滿足未來功能拓展的需要。在可能的情況下，做好軟件選型測試工作。

除此之外還要考慮到費用預算問題，包括軟件費用、實施費用、后期維護費以及相應的運行環境建設費等。

3 人力資源管理信息化的功能與作用

人力資源管理信息系統蘊含了先進的人力資源管理理念和成熟的管理技術，有規范化的管理流程、及時準確的數據處理、可定制的業務功能模塊，對于改善高校后勤人力資源管理狀況，保障高校后勤對專業技術人才和優秀經營管理人才的需求，保持和提高核心競爭力，實現可持續發展具有重要意義。

3.1 建立人力資源工作平臺

建立人力資源工作平臺，實現高校后勤人力資源管理的自動化、精確化，減少重復性勞動，提高工作效率。人力資源工作平臺可以實現員工人事信息管理、考勤休假管理、薪酬福利發放等功能，將人力資源管理人員從繁重、機械的日常事務工作中解脫出來，減少人為干預因素，降低參與者的基礎工作量，同時對日常人力資源管理中的大量信息進行存儲，提升工作效率，使他們有更多的時間從事具有更高附加值的工作。規范人力資源相關業務流程，如招聘流程、績效管理流程、員工培訓與發展流程、離職流程等，優化整合從人員聘用到員工離職一系列工作模塊，使業務流程自動化運行，人力資源信息流動更加順暢，實現人力資源管理工作的規范化、科學化、自動化。

3.2 建立協同自助平臺

建立協同自助平臺，為高校后勤員工、干部、領導提供全方位自助服務，人力資源管理流程化。人力資源管理信息系統提供全員自助服務，為應用層、管理層、決策層提供一個在線交流平臺，在降低高校后勤運營成本的同時，加強三層之間的交流和溝通，使信息反饋更加及時，高校后勤運作得到有效組織和管理。員工可以查詢其相關的人事信息、每月薪酬福利，也可以通過系統進行請假、加班申請。如果員工的個人信息發生了變化，其可以通過信息技術平臺去更新自己的信息，經過一定的審批流程即可生效。同樣，對于培訓、假期申請、報銷等日常的行政事務也可以做類似的處理。不僅減輕了人力資源管理人員數據采集、確認和更新的工作量，也較好地保證了數據的質量和數據更新的速度。干部可以進行下轄職工信息、工資福利、休假情況查詢，請假、加班等流程審批；領導決策層可根據需求進行二維統計，及時獲取職工各類信息，進行工作流程審批等，使人力資源的信息傳遞暢通有效，實現人力資源管理工作的系統化、規范化。

3.3 建立數據分析平臺

建立人力資源庫，成為有效的數據分析平臺，提供完整準確的數據統計，為后勤領導戰略管理提供決策支持。人力資源管理信息系統內實現人事工作流轉，可以將各種信息數據集中起來進行分析，并可按照要求形成各式圖表、多條件二維報表統計分析等，數據獲取及導入導出方便，提高了工作效率和數據準確性。借助決策支持系統可以提高高校后勤發現和解決問題的能力，縮短決策時間，并提高可靠性。根據崗位層級授予相應權限，使管理人員對員工的各種信息進行全方位、深層次、多角度的查詢與分析，相關領導能夠及時準確地掌握后勤各科室的人事信息和人才分布情況，進一步挖掘后勤人力資源潛力。通過基本信息、教育經歷、工作經歷、培訓經歷等數據收集與分析，極大地方便了后勤領導進行人力資源規劃，通過合理的招聘技術與測評技術選擇合適的人才，通過工作分析技術及相應的績效考評體系提升組織與個人績效，方便地了解員工的各種狀況。

4 結 語

高校后勤人力資源管理是后勤事業發展的重要保障，人力資源管理信息系統的投入使用，可以引導干部職工樹立先進的人力資源管理理念，為高校后勤科學高效的人力資源管理工作提供技術保障。通過對現有人力資源管理體系和引進的人力資源管理信息系統的不斷磨合，改進、完善現有工作流程，使人力資源管理工作更加科學化、信息化、規范化，規范管理思想，提高服務水平和服務質量，讓員工都參與到人力資源管理中來，提升組織績效與員工滿意度，同時提高數據查詢統計能力，提供大量報表，輔助領導決策，增強高校后勤的競爭力，推進高校后勤可持續發展。

主要參考文獻

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