淺談新時期齊齊哈爾市國土資源檔案如何管理

白鐵英　蔣瑛珊

[摘 要]隨著我國市場經濟的逐步深入，國土資源檔案管理部門的作用日益顯現出來，能否提高國土資源管理的效率，科學合理地利用好現有的國土資源。這就擺在我們面前一大難題，就是新形勢下國土資源檔案管理工作如何做好？本文針對這一現狀，提出了解決這些問題的新看法和新對策。

[關鍵詞]國土資源；檔案管理；對策

[中圖分類號]G275.9 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2014）04 — 0114 — 02

檔案是記載歷史的真實反映，具有憑證價值和法律效力，國土檔案資料對國土資源管理工作顯得尤為重要，它詳細記錄了不同時期的土地沿革、各項目建設占用土地的情況、土地分類變化、每宗房地產的土地權屬來源、交易變化過程、礦產資源勘測、出讓等資料，是土地確權、土地權屬管理、土地利用規劃、耕地保護、礦產資源和執法監察等項工作的科學依據，與政府的工作和群眾的生活有著密切相關的聯系。〔1〕

齊齊哈爾市國土資源檔案館成立于二〇〇三年，其前身是齊齊哈爾市國土資源局檔案室，具體業務是負責全市國土資源檔案的收集、立卷、保管、利用和查閱工作，并負責對全市國土資源系統檔案工作的指導、監督、檢查。國土資源檔案館檔案信息量大，種類多，實行集中統一的管理，除機關文書檔案外，還保存有地籍管理檔案、建設用地檔案、土地利用規劃檔案、國土資源監察檔案、地礦檔案、土地和礦業出讓檔案、財務檔案等十幾大類。共設有檔案室五間，其中有三間安放了密集架，庫房總面積90平方米，保存各類檔案23000余卷。在市國土資源局領導的高度重視下，在國土資源檔案工作者的辛勤耕耘下，機關檔案基礎業務建設從原來的業務科室不配合、不重視、不認同的模式步入了良性發展軌道，在收集方面做到齊全完整、在整理方面做到科學規范、在利用方面做到形式多樣，在服務方面做到主動細致。經過檔案館所有同志的不懈努力，1999年，在全省“九五”機關檔案工作目標管理活動中，市國土局晉升為省級標兵，并多次被評為省、市級檔案工作先進單位、先進集體。2013年，國土資源檔案館館長還被評為全國“最美檔案人”稱號。國土資源系統所轄的縣、區分局和直屬事業單位在檔案館的指導下，都不同程度的被評為省、市級檔案工作標兵、先進單位、集體及個人，獲得諸多的殊榮，得到上級領導的一致好評。

目前，隨著我國市場經濟的逐步深入，國土資源檔案管理部門的作用日益顯現出來，能否提高國土資源管理的效率，科學合理地利用好現有的國土資源。〔2〕 檔案工作面臨著新的形勢、新的要求，一是隨著計算機技術在各個領域的飛速發展，檔案管理也將適應現代化、網絡化、信息化、數字化的發展及廣泛應用，為今后的檔案管理帶來新的管理模式同時也帶來新的機遇和挑戰；二是按照國家檔案局提出的 “十五”期間檔案事業發展規劃“以服務為主題，以發展為動力”這一理念，這就需要我們國土檔案工作要緊緊圍繞國土資源這一個中心，做好服務工作，轉變觀念作風，拓寬服務領域，延伸服務范圍，創新服務機制，適應形勢發展，我們必須順勢而上，抓住機遇，拓寬視野，更新檔案觀念，創新檔案思維，使檔案工作再上新臺階。筆者結合齊齊哈爾市國土資源檔案工作實際，以及多年從事檔案工作經驗，對如何做好新時期檔案工作提出一些看法和建議。

一、檔案管理意識的加強是做好新時期檔案工作的基礎

檔案管理工作是很枯燥、很乏味、不被外人所重視的，在很多人看來，是無權無用，是個閑職，不求上進的的崗位。其實不然，正如有些人認為的，檔案管理工作確實是一件復雜、煩瑣、量多、枯燥的工作，不光如此，它還具有很強的業務性、專業性，這就需要做此項工作的人一定要具備愛心、細心、耐心、安心和責任心。首先要愛這項工作，才能做到細心不出差錯，耐心的對待第一本檔案，甚至把每一本檔案當成自己的“孩子”精心照顧，才能安心于本職工作，熱情服務廣大群眾。

一是要不斷強化依法治檔的意識。要提高對檔案工作的認識和理念，要以法律為準繩，有法可依，按法辦事，以事實為依據，不可隨意丟棄、毀壞、撰改，每個人都有保持檔案安全性、真實性的義務。為此，我們可依照我國的《檔案法》、《土地管理法》、《檔案法實施辦法》，制定出適合我們國土檔案工作規范，并完善國土檔案工作多項規章制度，包括檔案收集、分類、鑒定、整理、保管、移交、提供利用、查閱、安全保密、銷毀等各項制度。二是要廣泛宣傳，增強全員重視檔案的意識。在全系統范圍內大力宣傳檔案的重要性，通過辦檔案培訓班、走出去學習其他地市先進經驗、交流、宣傳、宣揚等不同形式，加深檔案管理、保護和合理利用檔案資料在人們心目中的重要地位，提高全體干部職工的檔案意識。也讓領導加深檔案工作的地位和作用，并取得重視和全方位的支持，以此來給檔案工作人員打一針帶來強有力的定心針，也是對檔案工作人員最大的獎賞和精神鼓勵。

二、檔案人員素質的提高是做好新時期檔案工作的前提

檔案工作是一項具有很高專業性和責任心的工作，要求檔案工作人員具備較高的專業素質、熟知各科室的業務職能和流程、很強的責任心、進取心，才能從事檔案管理工作。有的對檔案工作的重要性和責任性認識不夠，存在找個清閑的職位混日子的思想；有的覺得檔案工作不重要，無權無錢，沒有好處不愿意認真對待；有的覺得檔案本身不重要，看著滿屋的檔案，少一本也無不可，隨手放置造成缺失等等。還有其他一些原因，檔案工作人員工作不安心，領導忽視，導致檔案人員對此項工作熱情降低，相當大的影響了檔案工作的發展。還有就是檔案管理人員知識更新的不夠，大部分檔案是國土資源的業務檔案，要求檔案管理人員必須對相應的業務精通，才可以更好的管理、分類、歸檔、利用，而有的檔案管理人員業務知識掌握的不多，平時培訓機會再少一些，自我學習的意識薄弱一些，缺少系統知識的培訓，大多檔案人員的管理水平靠經驗在工作，思想觀念、管理水平、學習創新意識跟不上發展的要求，不能與時俱進，更不具備超前意識，這就需要我們要進一步加強更新理念。

目前齊齊哈爾市國土資源檔案館缺乏專業人才，檔案管理人員知識更新不夠，業務水平不高，許多檔案人員的管理水平遲步不前，靠經驗工作。針對上述的現狀，我們要積極開展相關的業務培訓，采取“請進來、走出去”、辦培訓班等多種方式，拓寬思路，放眼長遠，創新觀念，超前運作，務必要提高檔案工作人員的業務水平，積極創造機會與檔案管理先進單位的工作人員相互交流，互相學習，取其精華，共同完善創新。同時也要注重國土資源管理業務知識和計算機實用技能的培訓，爭取培養一批即懂檔案管理，又熟悉國土資源業務并同時具備信息技術的復合型人才。隨著電子信息的飛速發展，通過提升國土資源業務、計算機和網絡信息技術方面的人才后，再把全局的檔案由紙質檔案變成電子數字檔案，再上一層樓，這需要增加很大的工作量和信息平臺及網絡支持，雖然很麻煩，要把檔案每一頁紙張都要掃描一遍，但這樣一來，即好管理檔案，又不會發生丟失、損壞的現象，還方便檔案的查閱，即便不用到國土資源局來也能很快速、準確的查看檔案，又節約了人力，每次查閱檔案都要從五樓到一樓，檔案管理人員都叫苦不迭的，查閱檔案的人也有怨言，同步成電子檔案后，這些情況都迎刃而解。

三、檔案基礎建設的加強是做好新時期檔案工作重點

一是抓基礎業務建設，制定和完善檔案管理人員崗位職責和一系列管理制度，并對執行落實情況進行認真檢查。在實際操作中，對每一項工作都做到高標準、嚴要求，堅持統一收集、統一分類管理、統一立卷、統一歸檔，認真做好了檔案的接收、整理、鑒定、保管等工作。二是要加強檔案資源建設。既要注重檔案實體管理，又注重檔案信息管理。實體保管是為了利用實體上承載的信息，在計算機技術、網絡技術、數字處理技術飛速發展的今天，為我們實現對檔案信息數據化管理提供了一個廣闊前景，文檔一體化、數字檔案館的實現不再是夢想，很快就會成為現實。

四、檔案信息化建設的加快是做好新時期檔案工作有效途徑

現今，信息化、數字化已成為社會發展的必要趨勢。隨著現代化、信息化在國民經濟和社會發展中重要的程度。檔案基礎業務建設的重心也開始邁向現代化、信息化。黨的十八大報告指出，“堅持走中國特色新型工業化、信息化、城鎮化、農業現代化道路，推動信息化和工業化深度融合、工業化和城鎮化良性互動、城鎮化和農業現代化相互協調，促進工業化、信息化、城鎮化、農業現代化同步發展。”〔3〕 這是黨中央站在時代前沿，順應世界潮流，把握經濟社會發展規律作出的科學判斷，把“信息化”上升到了國家戰略、民族戰略的高度。全面認識和貫徹落實十八大信息化戰略思想，必將對今后一個時期我國經濟社會發展產生重大而深遠的影響。

中國已經將信息化建設列為國民經濟和社會發展的首要內容，那么檔案工作也會隨之社會發展的要求而發展，檔案管理工作也伴隨信息資源的交流和互換轉換到社會信息網絡的新領域。在此前提下，檔案人員除了繼續做好單位檔案信息資源的收集和保管，更要積極主動地開展檔案信息化建設。首先，檔案信息化需要有穩定的資金保障，要加快復合型人才的吸收與培養。其次，檔案信息化必須加快檔案管理應用系統的建設。以全文本信息作為檢索對象來建立全文本數據庫的技術比起標引檢索來，具有靈活、方便、快速、查準查全的特點，這樣即能提高工作效率又能降低工作成本。建立數據庫是一項長期而最艱巨的任務，要統一認識，面向應用。第三，檔案管理信息化建設過程中，網絡安全問題是一個重大問題，實現電子檔案數據共享后，讀者用戶通過登錄數據終端，點擊所需鏈接，可以方便、快速地查詢所需檔案資料，使部門、用戶間相互溝通更容易。但如果要實現檔案電子化、信息化共享有個缺點，就是網絡安全問題，就要求網絡技術和人員配備齊全，經常性維護，同時把所有檔案嚴格根據秘密等級，確定公開范圍，必須建立健全各項網絡安全管理制度，既要加大對網絡安全設備的投入，又要加強對網絡管理人員和系統操作人員的管理，提高安全管理的技術手段。

五、檔案服務的創新是做好新時期國土資源檔案工作的關鍵

檔案工作的核心就是服務，檔案的價值不在于檔案載體本身，而是載體上記錄的信息。檔案服務沒有被提供利用，檔案就不被稱為檔案，檔案本身具備的價值和潛力就無法體現出來。如何利用好檔案，一是國土資源檔案工作要為領導服務、為各工作部門服務、為人民群眾服務，走群眾路線，目的點是為廣大人民群眾利益服好務。二是檔案服務方式要從被動服務變成主動服務，從人要我服務變成我要為人服務。三是轉變觀念，積思廣義，創新思想，開展多形式、多渠道服務。摸索檔案管理工作規律，總結實踐經驗，開發思路，挖掘信息資源，在原有的基礎上，結合新形勢，把國土檔案獨特的服務功能，開發、運用、壯大、增強、服務，這十個字是國土檔案圍繞國土資源中心工作的關鍵。

隨著信息化形勢的發展，人們都對檔案的重視程度有所增強，不再說“檔案管理嘛，只要領導找資料的時候能夠及時找到就行了”〔4〕 類似的風涼話了，而是檔案管理、查閱、利用已成為人們不可或缺一部分，普通老百性都知道檔案的重要性，現在很多行業、部門的檔案都已經公開查閱，今后檔案的公開化、電子信息化、數字一體化已不是什么難以啟及的神話，而是已深入百姓千萬家，廣泛應用于各個領域了。

〔參 考 文 獻〕

〔1〕王引紅.淺談如何提高基層國土資源檔案管理〔J〕.商品與質量·學術觀察， 2012，（05） .

〔2〕淺談如何提高基層國土資源檔案管理.豆丁網：http：//www.docin.com/p-246792323.html ，2009.

〔3〕十八大政府工作報告〔R〕.2012.

〔4〕彭健.淺談如何提高國土資源檔案管理〔EB/OL〕.寧波檔案網，2007.

〔責任編輯：譚 蕊〕