淺談企業采購風險防控

嚴琦

【摘 要】現代企業競爭越來越激烈，成本控制成為企業競爭力的重要組成部分，采購業務是企業正常運轉所必要的環節，企業要獲得較多的利潤，就需要不斷降低采購成本，在采購過程中企業會面臨各種風險，包括采購渠道、采購質量、采購價格等，這些風險要素都會影響到企業的生存和發展。因此，企業在經營時，要特別的注重采購風險的防范和控制，本文從外因與內因方面識別采購風險，并針對風險的不同類型提出相應的風險防范與控制措施，以促進企業更好的發展。

【關鍵詞】企業；采購風險；控制

現代商業環境正在發生巨大改變，許多行業競爭趨于白熱化，成本管理是企業立足市場，提高自身競爭力的必要手段。而采購成本往往是成本構成的最主要部份，對企業的經營成本起著至關重要的影響。在生產制造型企業，精細化采購管理是企業運營的一項重要職能。采購流程包括制定采購計劃、評審合格供貨商、招標和詢價、簽訂合同、驗收付款等環節，在這個過程中企業會看重低價策略，在符合企業需求的基礎上獲得原料與設備，但是每一個環節都面臨不同的風險，相互之間也會互為影響，，因此企業要對采購過程中存在的風險有一個深刻的認識，以便在采購過程中作出正確的判斷，有效防范和控制風險，提高產品質量的同時保證其經濟效益。

一、企業采購風險

企業采購涉及多項活動，在采購過程中也會受到市場環境等的影響，所以面臨多種的風險，結合企業的類型和特點，我們可以對風險要素進行梳理和識別。

1.風險識別

從企業采購內部因素來看，主要由企業自身原因與采購管理內部因素造成的風險，主要包括計劃風險、庫存風險、驗收風險與責任風險等。

計劃風險是指企業在進行采購活動前都會根據實際需要制定采購計劃，但是為制定計劃而進行的調查與預估可能會與實際需要有偏差。另外，采購管理人員規劃管理方式不一定正確與科學，造成計劃存在風險。

庫存風險是指采購量難以把握，如果采購量不能滿足企業生產的需要，會導致生產中斷，繼而影響后續的銷售造成損失；采購量過多會導致原料積壓，使得大量資金留存在庫中，不能很好的運轉等。

驗收風險是采購后發生數量減少以及貨物規格不符的情況，可能是驗收人員檢查不仔細或者計量儀器出錯等；原料的質量不合格，購買的原料中有不合格的產品，導致后續生產的產品質量不好，影響產品銷售等。

責任風險是指挑選供貨商、商談價格以及簽訂合同等存在的風險，很多時候是因為工作人員工作不到位而造成的風險，比如：采購人員獲取回扣等而選擇質量不合格的商家供貨引發風險；合同制定不夠嚴謹與合理，權責就清或有重大疏漏，導致后期與供貨商發生糾紛等引發風險等，需要特別注意與防范。

從外部因素來看，外部環境比較復雜，導致風險的原因一般是難以避免的，主要包括以下幾個方面：

市場環境變化，采購人員認為價格合理的情況下進行采購，但是因為市場因素的變化使得價格下跌；市場環境不滿足招標要求，或供應商相互勾結，操縱投標環境，將價格抬高而帶來風險。

意外風險，在采購過程中發生地震、暴風雨、洪水等自然災害或者政治暴動、火災等突發事故而造成的風險，這是企業與供貨商都無法避免的情況。

合同風險，主要是以虛假的合同主體與企業訂立合同，以造假的產權證明、票據等為合同擔保，供應商在得到貨款或者預付款項后攜款逃走等。

技術風險，在現代技術更新快速的情況下，技術變化也給采購帶來很大的風險，一是企業采購物資后，產品因為技術進步對原材料的質量要求發生變化，原來購進的材料不能使用，二是新產品的研發周期縮短，之前購買的材料不能適應新產品而被淘汰造成采購風險。

2.風險評估和應對策略

企業根據采購風險要素的識別結果，按照風險影響的程度和風險發生的可能性兩個維度，對風險要素進進行風險評估，一般可以將每個維度的分值用1-5表示，兩者的乘積即是風險得分。以此確定本企業最重要的采購風險點，并有針對性制定應對策略。風險應對策略分為四種：規避風險、接受風險、降低風險、分擔風險。一般來說，企業應對內部可控因素采取規避、降低的策略，而對于外部不可控因素，可以結合實際情況，考慮接受風險和分擔風險，例如，簽定保險合同，就是分擔轉移企業采購意外風險的一種策略。

二、企業采購風險的防范與控制

1.企業采購風險內部因素防控措施

（1）加強內部控制體系設計

企業加強風險管理的基礎是完善企業內部控制體系，從職能設計到制度流程，形成一個有機整理，構建良好的控制環境至關重要。企業各個部門之間相互監督與控制，將不兼容的職務分離控制、授權控制等，設置合理的崗位，明確職責權限，形成相互制衡的機制，比如：將采購與定價分開，這樣可以避免同一個人進行采購與詢價帶來的舞弊風險，將其職務與實施工作分開，相關人員進行權責以內的職責，承擔相應的責任，加強內部控制可以很好的防范與控制風險。

（2）制定合理科學的采購計劃

企業在采購前要根據實際情況認真的制定合理的采購計劃，要有具體的采購步驟，在制定計劃的過程中根據企業計劃生產的目標以及庫存情況進行計劃，合理的進行安排，比如制訂安全庫存量、根據物資緊俏程度或降價速度分期或集中購進原材料，使得購進的成本更加合理，采購計劃必須納入預算管理中，由負責人審批后才可以執行，還要對供應商的選擇進行規劃和考評，選擇出質量和成本都能滿足企業需要的供應商，要給供應商一個公平、公正的競爭環境。

（3）采購申請與計劃審批

企業建立采購申請與審批制度，根據實際需要以及原材料的類型事先申請，在核查批準后再由采購部門制定科學的計劃，對于同類材料可以統一標準購買，建立通用材料清單，減少非標準物料的采購。在審核時要考慮到預算以及庫存等多種因素，嚴格的進行審核，如果有必要可以對預算進行相應的調整，待審核通過后再按計劃進行采購，不符合采購要求的可以進行調整后再申請。根據采購金額和采購物料對企業生產經營影響的重要程度，分別設置審批權限，對于企業影響重大的采購行為，應提至企業高層決策。

（4）考慮價格因素

在進行采購之前要對市場環境進行考察，根據現實情況確定合理的價格，考慮到多種因素對其影響，防止購買后降價或者供應商故意抬高價格的情況出現，對于要求很高、標準很穩定的原料可以有穩定的采購計劃，價格變化也不會很大，可以采用招標、談判等手段尋找合理價格的供應商，對于市場上同類產品的價格走向有一個分析與把握，由專門的人員對其進行建模研究，盡量保證價格偏差不會很大。

（5）訂立采購合同

企業在簽訂合同之前要對擬好的協議進行檢查與核對，對擬定協議的供應商進行全面考察，包括其資格、信用狀況、經營情況等，對其進行風險評估，防止在簽訂合同后發現受騙等情況，保證供應商對合同的履行能力；合同中對各項條款，確定的供應商、采購價格、貨款支付等要給予詳細準確的描述，明確雙方的權利責任，盡量保證原料在驗收時與合同規定統一。在企業內部建立重大合同評審機制，以防范合同糾紛產生的法律風險。

（6）驗收與付款

要配備專業人員對購進的貨物進行核對與檢查，根據相應單據與合同、票據上的數量、規格以及其他要求進行核對，對合格產品填寫合格資料與入庫單據，對于延后或者退換貨等其他情況要及時采取措施，帶來損失的進行相應的索賠。建立完善的付款機制，確認無誤后即可支付款項，對于付款期限以及達到什么條件才付款要在合同簽訂環節有所規劃。

2.企業采購風險外部因素防控措施

（1） 建立預警機制

企業采購外部因素導致的風險一般很難控制，要積極的建立預警機制，對供應商所處的政治經濟及自然環境進行持續監控與評估，建立同種物料由2家以上供應商備貨機制。對于貨物運輸過程重點監控，發現問題及時通報，盡量把風險降低到最小，建立風險應急和災害恢復機制，一旦發生風險可以立馬采用預備方案，積極的應對風險，從而減小損失。

（2）進行技術更新

企業發展依靠技術的發展，要及時的更新企業生產技術，進行技術創新，，優化材料選擇，從材料的通用性、可替代性、低成本方面考慮對采購物料的控制，節約企業資源從而減小企業采購風險。

總之，企業采購風險防范與控制是企業完善經營管理的重要保證，通過持續降低企業采購成本，減少材料的浪費與堆積，加強對采購過程的規劃與監控，防范與控制每個環節的風險，從而將采購風險降到最低，最終實現企業采購價值最大化的目標。

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