辦公室工作路徑探討

閻三海

有為才有位，一位領(lǐng)導(dǎo)這樣說(shuō)辦公室的工作；要有彈鋼琴的技巧，五指并用，有領(lǐng)導(dǎo)這樣說(shuō)；要抓大事，謀大局，把握大勢(shì)，也有領(lǐng)導(dǎo)這樣說(shuō)。說(shuō)的都對(duì)，說(shuō)的都在理，但落到實(shí)際工作中如何處理，不一定好掌握。我的體會(huì)是，做好辦公室工作，要主動(dòng)而為。掌握看家本領(lǐng)，主要抓三條：練好內(nèi)功，磨練外功，開門辦公。

練好內(nèi)功

練好內(nèi)功實(shí)際上是加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，建立健全團(tuán)隊(duì)意識(shí)與團(tuán)隊(duì)作戰(zhàn)作風(fēng)。

一是要有合作精神。辦公室是個(gè)綜合部門，也是個(gè)不簡(jiǎn)單的部門，每個(gè)人都有特點(diǎn)和優(yōu)點(diǎn)，當(dāng)然也有缺點(diǎn)與不足，但是必須要有與同事合作的意愿、態(tài)度與思路，有了思路就有出路，就有良好的心態(tài)，這就為合作打下基礎(chǔ)。同時(shí)，還要發(fā)揮各人的優(yōu)點(diǎn)，就是團(tuán)隊(duì)合作計(jì)劃，如同軍隊(duì)作戰(zhàn)一樣，有步槍、有機(jī)槍、有火箭彈、有飛機(jī)，雖然各個(gè)功能不同，但目標(biāo)一致，就是取得勝利。

二是要有德，就是人品要好。辦公室是個(gè)十分重要的部門，在人員挑選和配備上要把德放在第一位。第一是不自私，不自私就不會(huì)走極端，也不會(huì)出現(xiàn)大的紕漏。第二，要有胸懷，要能容人，既能接受別人的優(yōu)點(diǎn)，也能容忍別人的缺點(diǎn)，更何況每個(gè)人都有優(yōu)缺點(diǎn)。第二要保密，也就是保密原則，不該說(shuō)的不說(shuō)，不該問(wèn)的不問(wèn)。

三要有能力。就是辦公室人員要在學(xué)習(xí)和提高能力上下功夫。第一是學(xué)習(xí)。就是政策學(xué)習(xí)，就是學(xué)習(xí)新聞方面的政策，新聞事業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，國(guó)內(nèi)外新聞傳播發(fā)展新動(dòng)態(tài)，新特點(diǎn)等。第二是專業(yè)學(xué)習(xí)。就是干什么吆喝什么，秘書部門學(xué)習(xí)寫作，基建學(xué)習(xí)建設(shè)維修新政策，保衛(wèi)部門學(xué)習(xí)安全保衛(wèi)新變化。第三是提高能力。能力提高要不斷在實(shí)踐中學(xué)習(xí)、總結(jié)、提高。說(shuō)一千道一萬(wàn)，行勝于言，不提倡坐而論道。第四是一專多能。提倡既要做好本職工作，也要盡可能學(xué)習(xí)其他崗位職能，在其他同志出差或休假時(shí)能夠及時(shí)補(bǔ)上去，這也是團(tuán)隊(duì)作風(fēng)建設(shè)的重要一部分，做好補(bǔ)臺(tái)不拆臺(tái)。

磨練外功

磨練外功主要是在辦事能力上下功夫。也就是在服務(wù)上做到位。

一是對(duì)上要做到明確定位，主動(dòng)做好服務(wù)。辦公室的定位就是做好上級(jí)黨委和領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手。第一是做好助手。就是做好領(lǐng)導(dǎo)的助手，做好助手的的工作主要有兩個(gè)方面，一方面要及時(shí)了解領(lǐng)導(dǎo)交辦事情的類型、事情的背景和來(lái)龍去脈，另一方面要為處理這些工作提出意見與建議，至少兩個(gè)以上方案，以供領(lǐng)導(dǎo)與上級(jí)機(jī)關(guān)選擇采用及完善。還要對(duì)處理的事情做好追蹤直至完成。

二是對(duì)中要協(xié)調(diào)、處理好領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)機(jī)關(guān)交辦的事。第一，要擺正好辦公室位置。辦公室和其他部門一樣，都是處理事情的機(jī)構(gòu)，辦公室代表領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)處理事情不能盛氣凌人，也不能越位。辦公室經(jīng)常受領(lǐng)導(dǎo)委托，牽頭組織處理事情，這時(shí)候就要特別注意，明確領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)，要處理到位。第二，應(yīng)隨時(shí)保持協(xié)調(diào)溝通。保持良好的溝通是做好工作的關(guān)鍵之一。功夫在平時(shí)，如果平時(shí)有較好的溝通機(jī)制，在工作時(shí)就會(huì)得心應(yīng)手，就如同老話說(shuō)的，熟讀唐詩(shī)三百首，不會(huì)作詩(shī)也會(huì)吟，功夫在詩(shī)外。

三是對(duì)外要把辦公室當(dāng)做報(bào)業(yè)集團(tuán)良好形象的文明窗口。就如同類似政府部門政務(wù)中心的職能。第一，成為員工之家。報(bào)業(yè)集團(tuán)內(nèi)部人員辦事，第一個(gè)想到或者要找的部門肯定是辦公室，辦公室是個(gè)綜合性部門，除了明確規(guī)定的機(jī)要文秘、安全保衛(wèi)、基建法律、車隊(duì)房屋、行政接待、檔案保密等工作外，還有許多不明確或者沒(méi)有部門或人員管的事務(wù)，員工也不知道找哪兒，只好來(lái)辦公室，這就要求辦公室人員特別注意，堅(jiān)決杜絕臉難看、話難說(shuō)、事難辦的行為，要熱情接待，為領(lǐng)導(dǎo)和單位分憂，也使員工在這里感到溫暖。第二，成為招待所。報(bào)業(yè)集團(tuán)家大業(yè)大，和社會(huì)方方面面都有聯(lián)系和接觸，主要有三大類，一方面是讀者，另一方面是作者或者是通訊員隊(duì)伍，三方面是各被宣傳報(bào)道的各個(gè)單位、部門等。這些單位和個(gè)體人員在電話上咨詢，也可能來(lái)報(bào)社反映情況，他們第一個(gè)接觸的就是辦公室接待人員，對(duì)單位的形象和印象就取決于第一個(gè)接觸到的單位員工，好與差，就在這一“人”之間。所以，要有意識(shí)地培養(yǎng)與教育，每一個(gè)辦公室的員工都是接待員，要像愛(ài)護(hù)自己臉面一樣維護(hù)單位的良好形象。

開門辦公

開門辦公的的實(shí)質(zhì)是辦公室建設(shè)方面的問(wèn)題。也是提高辦公室工作質(zhì)量的有效方法。就是在辦公室樹立這樣一個(gè)觀念，辦公室既是辦公室人員的辦公室，也是全報(bào)業(yè)集團(tuán)人員的辦公室，當(dāng)然也是領(lǐng)導(dǎo)的辦公室。所以，要做好十分不容易，可以學(xué)習(xí)以前政府方面發(fā)展經(jīng)濟(jì)的做法，學(xué)習(xí)他們外引內(nèi)聯(lián)方面的經(jīng)驗(yàn)，走出去，請(qǐng)進(jìn)來(lái)，集思廣益，為辦公室建設(shè)和發(fā)展提供批評(píng)、意見和建議，為我而用。要在實(shí)踐中反復(fù)探索，從中找出適合辦公室工作的方法與經(jīng)驗(yàn)。

一是加強(qiáng)調(diào)研學(xué)習(xí)。請(qǐng)各方面對(duì)辦公室工作提出批評(píng)與建議。第一，利用陪同領(lǐng)導(dǎo)到各部門各單位調(diào)研的機(jī)會(huì)，從中找出辦公室工作方面的成績(jī)和不足。應(yīng)該說(shuō)，這是取得真實(shí)情況的重要途徑。第二，從領(lǐng)導(dǎo)方面及時(shí)了解工作和其他方面存在的問(wèn)題，每周定期或不定期到領(lǐng)導(dǎo)，特別是主要領(lǐng)導(dǎo)處匯報(bào)工作，了解本周或近期工作部署，并征求領(lǐng)導(dǎo)對(duì)辦公室工作的指示。第三，從員工處和各單位各部門處征求對(duì)辦公室的意見，利用定期或不定期到走出門或請(qǐng)進(jìn)來(lái)的方式，主動(dòng)請(qǐng)大家提意見。也就是說(shuō)，通過(guò)三百六十度的調(diào)研學(xué)習(xí)了解，為工作打下了較好的基礎(chǔ)。

二是為報(bào)業(yè)集團(tuán)發(fā)展和工作創(chuàng)造良好的發(fā)展環(huán)境與機(jī)遇。第一，加強(qiáng)同行業(yè)，特別是與全國(guó)省級(jí)黨報(bào)的聯(lián)系與溝通。在全國(guó)兄弟省報(bào)的支持下，海南日?qǐng)?bào)報(bào)業(yè)集團(tuán)牽頭于2011年4月在海南建立了全國(guó)省級(jí)黨報(bào)行政管理協(xié)作會(huì)。2012年，由陜西日?qǐng)?bào)承辦了第二屆會(huì)議，今年是第三屆會(huì)議，內(nèi)蒙古日?qǐng)?bào)社承辦，十多家省級(jí)黨報(bào)派人參加。這個(gè)協(xié)會(huì)的成立，一方面為全國(guó)各省報(bào)交流提供了便利渠道，使互訪接待與服務(wù)更加到位，另一方面為各辦公室辦實(shí)事。第二，我們參加了海南省廳局辦公室主任交流活動(dòng)。這是由海南省發(fā)改委辦公室、旅游委辦公室等廳局辦公室主任倡議成立的，基本上每月舉行一次交流，這對(duì)單位工作有極好的促進(jìn)作用。

三是加強(qiáng)內(nèi)部建設(shè)。就是向辦公室內(nèi)部要效益。第一，提出辦公室建設(shè)的思路，鼓勵(lì)所有人員朝著這個(gè)目標(biāo)邁進(jìn)。比如，我們提出建立和諧社辦、快樂(lè)社辦與幸福社辦。第二，為員工辦實(shí)事。我們定下了一條規(guī)則，凡是子女考上大學(xué)的社辦員工，社辦班子成員都要和他們座談，表示祝賀。凡是社辦職工及家屬生病住院的，都要去看望，并盡可能幫他們做一些力所能及的事。第三，有意識(shí)的鼓勵(lì)員工加強(qiáng)學(xué)習(xí)，為他們學(xué)習(xí)盡可能的創(chuàng)造條件。比如，我們?yōu)樯甾k每位員工都送去了《責(zé)任勝于能力》的書籍，給中層干部贈(zèng)送《杜拉拉升職記》等。另外，還要求員工學(xué)習(xí)報(bào)紙、學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)、學(xué)習(xí)別人長(zhǎng)處，并以著名教育家陶行知的每天四問(wèn)要求大家，即今天我的身體有沒(méi)有進(jìn)步？我的學(xué)問(wèn)有沒(méi)有進(jìn)步？我的工作有沒(méi)有進(jìn)步？我的道德有沒(méi)有進(jìn)步？以此促進(jìn)社辦學(xué)習(xí)風(fēng)氣不斷深入。

（作者單位：海南日?qǐng)?bào)報(bào)業(yè)集團(tuán)）

編輯：徐峰