簡論民族中專學校科技檔案管理信息化建設

張朝梅

摘要：信息化是科技檔案管理的必由之路。作為學校的檔案管理者，務必要樹立起強烈的職業創新意識，以信息化建設推動科技檔案管理工作，把建立學校檔案信息網絡，把實現館藏科技檔案數字化、資源共享、服務對象與需求擴大化，當成義不容辭的職責。科技的管理檔案在學校信息化建設中發揮的作用，科技檔案管理是學校檔案信息化建設和發展的重要環節，科技信息化管理是一項系統工程、科技管理系統實現了科技檔案現代化管理等幾個方面進行闡述

關鍵詞：信息化；科技；檔案管理；必經之路；

中圖分類號：G271.6文獻標識碼：A文章編號：1674-3520（2014）-06-00103-01

進入21世紀以來，由于現代信息化技術得到突飛猛進的發展，對于科技檔案管理而言，不再只停留在保存原有資料的功能上，更重要的是依靠現代信息、網絡等高新技術和資源，利用信息化網絡和計算機技術構成嶄新平臺，從而提高學校檔案管理的力度，增強學校的檔案信息管理。由此可見，信息化是科技檔案管理的必經之路。作為學校的檔案管理者，務必要樹立起強烈的檔案管理創新意識，以信息化建設推動科技檔案管理工作，把建立學校檔案信息網絡，實現館藏科技檔案數字化、資源共享、服務對象與需求擴大化，當成義不容辭的職責。

一、科技檔案在企業信息化建設中發揮的作用

檔案具有歷史再現性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值性等特點，其中歷史再現性為其本質屬性，其他特點為一般屬性。因此，可將檔案的定義簡要表述為：檔案是再現歷史真實面貌的原始文獻。

科技檔案是指在自然科學研究、生產技術、基本建設等活動中，形成的應該歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像帶等科技文件材料。科技檔案管理是檔案管理的重要組成部分，它在企事業單位中是一項技術基礎工作。盡管檔案管理歷史悠久，而科技檔案管理卻誕生在近代工業革命之后，是社會化大生產和專業分工的產物。科技檔案對于學校建設與發展具有重大的作用，特別是在進入當代學校建設中，科技檔案在招生、平時管理、畢業生科學管理中顯示出越來越明顯的無可替代的作用，具有相當高的社會價值。 當今社會正步入一個新的技術革命新時代，這些高新技術廣泛應用于生產，應用于社會之中，勢必帶來社會生產力的飛躍，同樣也會引起社會生活的深刻變化，尤其是計算機和通信技術的迅速發展和廣泛應用，信息已成為人類生存和發展的重要資源，是現代科學技術的支柱之一。信息資源的利用就是人類知識和智慧的利用，科學信息的交流、利用必將推動學校檔案的不斷發展，科技檔案信息化管理勢在必行。 所謂科技檔案信息化，就是根據學校的實際情況，在科技檔案管理中，全面運用現代信息技術，對學校科技檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務。學校科技檔案信息化一般而言，可以從實現檔案信息的數字化和網絡化，實現檔案的信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，實現檔案信息的高度共享，引發檔案管理模式的變革。具體來說，由于原始檔案經過反復查閱，不可避免地受到一定程度的損害，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。而信息化技術就彰顯出獨特的魅力，可以說，現代信息技術成為實現科學開發檔案信息資源的關鍵條件。

二、科技檔案管理是學校信息化建設和發展的重要環節

學校信息化以現代化的信息處理技術、網絡技術和網絡設備，對學校進行全方位、多角度、高效能的改造，通過信息資源的開發和信息技術的有效利用，來提高學校的知名度和管理水平，增強學校的管理水平。

三、科技信息化管理是一項系統工程

職業中專學校一般設置辦檔案管理部門，這個部門的主要職責是：根據本學校的實際情況和發展需要，開展科技工作，解決實際問題，推動學校檔案工作的進行；運用科技管理、計算機應用、信息化和技術監督等手段，提高本學校科學管理水平。管理的內容：一是負責制定科技發展規劃，負責科技檔案管理，包括科學招生、學籍管理、畢業生檔案移交等；二是負責科學管理成果，包括鑒定、申報；三是負責后期管理工作，包括申報、統計、實施等。當然，學校檔案部門的工作的內容并非僅僅以上幾個方面，之所以羅列出來，是說明科技信息絕非是檔案管理部門一家的事情，它是學校科技管理的重要組成部分，建立科技管理系統與科技數據庫，同樣是一項系統工程。學校科技管理系統服務于全網的各個部門，在功能上覆蓋整理、歸檔、檔案編號。通過集約化的共享數據庫和發達的計算機通信網絡，溝通各層間的信息交流，實現全網科技管理工作（當然包括科技檔案管理）的統一管理。科技管理、科技歸檔，科技編號等，就為科技檔案管理提供了強大的支撐能力，提供了科技檔案靈活、方便的查詢、統計功能。 推進科技檔案信息化的關鍵是人才。舉例來說，如由于科技檔案的信息化，其中包括檔案信息內容的數字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術化，開發利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質檔案的管理有著截然不同的方法，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設符合正確的方向，才能最大限度地能滿足學校對科技檔案的需求。 科技檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化建設的實現不可能是檔案部門力所能及的，也不是僅僅單憑幾個計算機技術人員，它固然需要所有科技檔案人員的積極參與，更需要企業統籌兼顧全面安排，特別是依靠企業科技信息管理部門所發揮的主導作用。

四、科技管理系統實現了科技檔案現代化管理

（一）科技計劃管理系統。如目標績效考評體系，項目責任制等。現在比較成功的是將ISO9001的管理思想引入在學校管理中來，不過也有很多學校嘗試并不是很成功，我想歸咎原因只有兩點：第一，不是ISO9001標準不好，而是學修沒有把ISO9001標準真正的理解透，盲目的套用一些所謂的文件，兩張皮。第二，是沒有認真堅持下去，我們總是講“堅持決定成敗”，如只是一時興奮，沒有將文件管理作為真正的管理機制來推行，學校一樣沒有取得最后成功。

（二）科技統計系統。統計是科技檔案工作的一個組成部分，基本任務是對檔案工作發展情況進行統計調查、分析、監督，以計量化的管理，科技統計系統的所有報表均采取網上電子報表形式。對各類統計信息實現計算機管理，通過網絡實現信息共享，使統計工作標準化、實用化。基層單位可以錄入、查詢、統計、修改、打印。

參考文獻：

[1]《科技檔案管理學》,《高等學校檔案管理辦法》