淺談檔案利用數據統計與實際效益

婁從梅

摘要：收集和管理檔案的根本目的 ，主要是為了開發與利用。而在檔案信息資源開發利用工作中 ，存在著傳統式的被動服務形式和不重視檔案利用信息反饋的問題 ，嚴重影響著檔案信息資源的開發與利用，以及信息的反饋。據此 ，筆者重點對檔案利用數據統計與檔案實際效益作以探討。

關鍵詞：檔案數據統計實際效益

一、當前，在檔案信息資源開發和信息反饋工作中存在的主要問題

（一）局限于檔案利用數據統計，不求檔案的實際效益。各地各級檔案行政管理部門，每到年終在要求基層檔案館（室，下同）編制年報，了解檔案利用情況時，只需統計幾個利用數據，如利用人數、利用檔案卷（冊）數、頁數及復印數據數等，而不了解通過檔案信息資源的開發與利用，影響所獲得的社會效益和經濟效益。統計幾個數據只能揭示表現現象，而不能揭示檔案利用的實質，即實際效益。這是各地各級檔案部門普遍存在的一個問題。

（二）在檔案館查（借）閱利用時，只要求填寫其利用目的，不求深層次了解，失去檔案利用信息反饋的機會。檔案信息資源的開發與利用，可分兩個階段。第一階段，又可稱初級階段，即利用者到檔案館查（借）閱檔案或檔案館主動為利用者提供檔案，這時只反映檔案利用情況；第二階段，又可稱為高級階段，即檔案通過利用者在工作、學習、生產等社會實踐中的利用，不同程度會產生一定的社會效益和經濟效益，也就是體現了利用檔案的作用和價值，通過信息反饋而求得。而要取得這種信息，事先必須有所了解和掌握，即在利用時有目的地作些深層次了解，并一一記錄在案，以利日后跟蹤調查。

（三）有了利用實例，不求匯集編發重返社會。有些館雖也注重檔案利用信息反饋工作，收集有價值的檔案利用實例，但只是作為檔案目標管理認證和達標的材料，因此收集后就將實例束之高閣，不匯編發表，重返社會，影響檔案信息資源的開發與利用。如果將利用實例編發，不但會促進檔案的開發利用，使社會和全民更加認識檔案、了解檔案，使檔案的使用價值得到進一步發揮，而且可大大提高檔案館的社會地位和知名度。

（四）編研工作的滯后，跟不上檔案信息資源的開發利用。因此，檔案管理人員必須了解信息社會動向和需求，結合館藏實際，有目的、有計劃地編研一些參考性、指導性的資料，提供社會利用。然而，各地各級檔案館編研工作滯后，跟不上社會發展和經濟建設的需求，影響檔案信息資源的開發與利用。

二、檔案館應在了解和掌握檔案利用實際效益上下功夫。

（一）有利于了解檔案的價值和作用。《檔案法》第二條稱：“本法所稱的檔案是……對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”但了解檔案是否具有保存價值，最重要的一點是要提供利用。如果檔案不再利用，最有價值的檔案也就失去保存的意義。而只有通過檔案的利用和開發，才能了解檔案的價值。過去不少單位和領導，為什么對檔案工作不夠重視和支持，主要一個原因是檔案部門長期處在“封閉”狀態，單位和領導也認為檔案不能給本單位出效益、出成果。其實無數事例證明，這完全是一種偏見和誤解。有保存價值的檔案，一般都具有利用價值，但其價值的大小，必須通過利用，一旦利用一定會產生一定的社會效益和經濟效益。

（二）有利于檔案的鑒定工作。眾所周知，檔案的保管期限定為永久、長期、短期三種，對于保管期限已滿的檔案，就要對它們組織再次鑒定，判定銷毀與否。而檔案利用實效的統計情況，是再次鑒定時必須考慮的一個重要因素。對于那些利用頻率高、周期長的檔案，即使已到規定的保管期限，也應繼續延長其保管期限；反之，檔案利用率較低，利用周期短的檔案到期后即可進行銷毀。

（三）有利于了解和掌握檔案利用信息，進一步拓寬檔案利用工作的渠道，最大限度地發揮檔案的價值和作用。通過檔案利用實效的收集和統計，可以進一步了解社會利用檔案的需求以及利用者的心理，從而改進我們的服務方式，拓寬檔案提供利用渠道，使更多的利用者了解檔案，熟悉檔案，利用檔案，為社會主義現代化建設服務。

（四）有利于編發檔案利用實例，加大檔案宣傳工作力度。通過調查和統計檔案利用實效，將一個又一個的利用實例篩選與整理出來，并編印成冊，發至單位領導和各個業務部門，使他們了解檔案的作用，這要比空喊幾句檔案工作如何重要強得多。尤對不太了解檔案、不熟悉檔案價值的同志來說，更有一個有實際意義的宣傳和教育，通過檔案提供利用產生實際效益的例證，使他們了解檔案，并支持檔案工作。

（五）有利于檔案館業務工作實績的體現。檔案業務工作的內容很多，而開發利用檔案信息資源應該是業務工作的“主體工程”，因為，收集和管理檔案的根本目的，是為了利用，否則就失去保存檔案的意義。而要衡量一個館的工作與實績，在業務工作上，開發利用檔案信息資源最能說明問題了。用戶通過利用你的檔案，獲取了社會效益和經濟效益，這就是你工作的實績。

三、開發利用檔案信息資源，獲得檔案實際效益

（一）認真做好查（借）閱登記工作。在提供利用檔案的過程中，檔案管理人員要督促需要者將查閱檔案的目的填寫詳細，應填明查閱檔案具體是為那一項工作、哪一項工程服務、這些檔案將起到的什么樣的作用、取得怎樣的效益等內容，這樣便于收集提供實效的線索和確定有否必要進行跟蹤調查等，為利用實效統計工作積累素材。

（二）建立用戶聯系制度。檔案在查（借）閱時，一般不會直接產生效益，而要通過在工作中發揮的作用來體現出檔案的實？際價值，因此，為了及時取利用信息，可以建立用戶聯系制度，即把用戶的姓名、單位地址、聯系電話和郵編等一一登記在冊，以便與用戶聯系。檔案館亦可把自己的聯系人和聯系電話告訴用戶，以利用戶及時反饋信息。同時，也可定期召開用戶座談會，加強與用戶聯系，改進我們的工作和服務。

（三）加強對檔案利用情況的信息反饋。可以采取利用者填寫檔案利用信息反饋表，實地調查和電話等手段，加強對檔案利用情況的信息反饋。主要內容包括利用單位、利用人、時間、案卷名稱和獲取的社會效益、經濟效益。特別是效益要寫得具體一點，應有時間、地點、人物和具體事例。通過收集隨時了解和掌握利用檔案所產生的實效。

（四）及時編發檔案利用實效匯編。檔案部門應每年編發檔案利用實效匯編，宣傳檔案的利用效果和產生的社會與經濟效益。利用實效匯編是將利用者反饋的利用檔案產生的實際效益等信息，通過編輯成冊并再次反饋給社會，這樣可突出宣傳檔案的作用和價值。特別將產生重大效益的實例送給有關部門的領導，使他們認識檔案作用，充分支持檔案部門的工作。

（五）實地調查和電話采訪。根據用戶查閱時登記在案的線索，可以及時到實地調查或電話采訪，掌握利用效果的第一手資料。許多用戶在各自不同的崗位上，都擔負著一定的工作和任務，有時沒有時間來編報利用實例，檔案人員應主動上門服務，把通過利用檔案后所產生的社會效益和經濟效益情況搞清楚，便于編寫。

綜上所述，檔案利用數據統計是必要的，也說明了檔案利用工作的重要性，但更重要的是要了解、收集檔案的實際效益，以利進一步加強檔案信息資源的開發利用工作，為社會各界和經濟建設服務。轉貼于 233網校論文中心 http：//www.studa.net