項目管理在培訓中的應用

姜杰

摘要：項目管理在很多行業得到了應用，但在培訓領域的影響還有限。本文嘗試將項目管理思想引入培訓，通過探索培訓項目管理過程，以期達到以項目管理促進培訓管理。

關鍵詞：項目管理培訓管理過程

項目管理作為90年代發展起來的新領域，已成為現代管理學的重要分支。項目管理以項目為對象，由項目組織對項目進行高效率的計劃、組織、領導、控制和協調，以實現項目目標。項目管理在很多行業得到了廣泛應用，但在培訓領域的影響還有限。培訓業務的雙重特性使得項目管理運用于培訓成為可能。本文嘗試將項目管理理念引入培訓管理，通過探索培訓項目管理過程，以期達到以項目管理促進培訓管理，更好達成培訓目標。

一、項目和培訓

項目是為創造獨特的產品、成果或服務而進行的臨時性工作。培訓具有明顯的項目屬性，兩者特征有著相通之處：1.培訓的臨時性。培訓是臨時的一次性的任務，以具體任務為目標，在特定的時段內有序實施；2.培訓的獨特性。一個培訓具有區別于其他培訓的特殊性；3.培訓的逐步完善性；4.培訓的目標性。

培訓宜于進行項目管理：1.培訓具有較強的專業性和針對性，客觀上可以把不同培訓劃分成相對獨立的項目，打破統一的標準和模式，以項目組的形式獨立運作；2.把不同培訓目標、內容、經費和評估要求的培訓劃分為不同項目，在質量、成本、時間和采購等全方位進行管理，提高培訓投資的使用效率；3.項目管理的引入也是一種創新。如在組織機構的設立上采用矩陣型等模式，突破傳統直線職能式組織結構的局限。

二、培訓項目管理模型構建

培訓中引入項目管理，主要借鑒過程方法。培訓的循環結構（圖1）和全過程質量管理模型（圖2），可以作為培訓項目管理模型參考。項目管理將項目分為為項目啟動、項目計劃、項目實施、項目控制和項目收尾五個過程。對照項目管理過程理論，在綜合上述模型基礎上，構建培訓項目管理模型。培訓項目管理模型是過程方法在培訓項目管理體系中的應用。

三、培訓項目管理模型

培訓項目啟動

啟動前先要確定培訓項目的有效性和可行性，啟動過程包含獲得授權，確認和正式開始一個培訓項目或一個階段。合同的訂立在法律層面上保證了培訓按計劃規范、有序、高效地進行。在實際操作中，對于一些僅提供會場客房餐飲簡單的支撐類的培訓，一般采用培訓服務簡易合同，對于其他培訓，則簽訂培訓服務合同。為增強培訓的針對性和實效性，還需要做好培訓的需求分析，指向是找到培訓要達到的目標。

培訓項目計劃

培訓項目計劃是為了完成培訓目標而進行的系統安排任務的一系列過程。可以使用 WBS 工具，逐步分解細化培訓目標，對項目進行確定和有效管理。

培訓項目計劃的編制程序一般包含如下：1.目標確定和分解：根據培訓需求（戰略/崗位/個人）和培訓對象（高層/中層/基層、適應期/成長期/創造期、在職/后備/待崗等）等確定培訓目標（補缺補差/完善提高/潛能開發/規范素養等）；2. 任務分解和排序：如培訓內容確定（專業知識技能/綜合基礎知識）、培訓模式選擇（過程導向/任務驅動/情境體驗等）、培訓師聘請（內訓/外聘、知識/技巧等）、評估體系確立（反應層/學習層/行為層/結果層）、考核方式確定（現場/訓后；筆試/面試/模擬/實操）等；3. 完成各項任務所需時間的估算：如確定培訓時間（定期/不定期；長期/短期）。4. 描繪活動之間的次序和相互依賴關系（一般以網絡圖形式）；5. 各項活動的成本估算：如課酬、資料費、差旅費和住宿餐飲會場費用等。6. 確定任務完成所需資金、設備、人員和技術等資源計劃；7. 匯總并編制成計劃文檔。

培訓項目實施

實施包含完成培訓項目計劃中確定的工作以實現培訓目標的一組過程。這個過程不僅要組織協調人員和資源，還要按照培訓項目計劃整合并實施培訓活動。首要是完成培訓項目組組建，并建設和管理好團隊。項目組成員主要由項目負責人（一般是客戶營銷線業務經理）、跟班班主任、后勤支撐人員構成矩陣形組織結構。在運作中，業務經理重點在于管理干系人期望，實施質量保證。具體的培訓項目實施過程主要依靠項目班主任（后勤支撐班主任和教學支撐班主任）貼身進行支撐和協調。下面列出了教學支撐班主任的部分工作職責：確認培訓師授課軟硬件要求、安排接送、餐飲住宿等事宜；教學準備：紙質電子講義準備、教室布置和電腦話筒投影網絡等設備調試（提前一天完成確認）；跟課：配合培訓師完成教學，反饋授課效果；通訊錄、講義和證書等制作和印制；票據整理等。

培訓項目控制

在培訓項目中可通過下述方法發現偏差，控制培訓項目在設計的軌道上正確實施，保障培訓順利實施。

跟蹤監督。培訓產品具有不同于其他產品的特性—無形性。項目啟動、合同簽訂并不代表對產品的完全認同，但可憑借培訓現場感知產品的質量。培訓實際操作中，除了對培訓教學進行跟蹤監督，對后勤支撐的服務質量也采用這種方法。每天派專人與學員隨機交流，了解會場餐飲住宿服務質量；或通過調查問卷、投訴處理單整理和反饋學員需求。

標準化控制。在培訓項目實施過程中，根據培訓要求制作統一的表單和規范流程，通過這些表單和流程，對培訓環節和項目進行標準化控制和管控。標準化控制不僅表現在靜態上，而且體現在動態變更上。通過制定統一變更表單、規范變更流程和變更原則（如資源沖突原則、信息申報和變更原則等），對項目進行控制。

分析偏差：將培訓項目實際完成情況與計劃情況進行對比，確定偏差是否存在。偏差一旦確定，進一步地分析偏差產生的原因，進而制定有效的控制措施，如撤換不稱職的人員、明確責任和分工、優化工作和信息流程等措施。

變更控制：變更控制的目的是對變更進行管理，確保變更有序進行。項目成員必須清楚變更程序的步驟和要求，由專人保管變更記錄和相關文件，整理匯總變更處理結果并形成報告，為以后項目的實施管理和有效改進提供基礎和依據。有效的變更控制是在事前明確定義，識別不同性質的潛在風險，提出控制預案。如師資變動，在培訓前為（核心）課程配備正選和次選兩名師資，AB角互補，而且這一事前定義在項目成員職責和考核中進行更新落實。

培訓項目收尾

收尾階段的總結對項目的未來持續發展有著重要的意義和作用，評估是培訓項目總結中的重中之重，通過這一指標，我們可以進行師資質量、課程設置、總體服務質量等的評定，作為進一步調整的直接依據。，柯氏評估作為經典的培訓評估模型，次將培訓效果分為四個遞進的層次：反應層、學習層、行為層和結果層評估。在實際應用中，培訓項目一般常采用反應層和學習層評估。一些重點或特殊層次的培訓，提供多層面系統評估，進行反應層、學習層和行為層三級評估。

紙質問卷調查是反應層評估采用的主要方法，對課程、培訓師和后勤支撐等進行統一的評估。反應層評估一般在培訓項目結束時，調查收集參培人員對培訓項目效果的反應。測驗是比較典型的學習層評估方法，主要評價參培者對培訓對所學知識深度與廣度的掌握程度。隨著計算機的發展，一些培訓開始通過網絡平臺進行反應層和學習層評估，學員通過各自的網大賬號登陸網絡進行測試。網絡反應層和學習層評估的實施，很大程度將項目參與人從統計分析中解放出來。行為層評估主要采用定性分析方法，注重學員在行為特點上的改變，反映學員將培訓所學運用到工作中并改變工作行為的程度。如采用分組研討，由關鍵人物對學員表現進行定性的評估和培訓效果分析。結果層評估著眼于由培訓項目引起的業務結果的變化情況，用來判斷培訓后員工工作業績提高的程度。結果層評估反映培訓的最終效果。

在實際培訓中，單個培訓的評估方法、評估內容、參培者完成情況和測試結果等記錄大多是零散而無序的，缺乏系統的管理。建議建立起一個統一的培訓評估信息系統，對培訓評估進行系統的記錄，便于科學有效的分析培訓效果，也有助于下一步培訓工作的開展。

參考文獻：

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