探析銀行票據使用管理存在的問題及解決方案

●楊立順 殷文演 盤曉華

探析銀行票據使用管理存在的問題及解決方案

●楊立順 殷文演 盤曉華

如何能夠對銀行票據實行有效管理，減少財務人員工作量，確保賬戶資金安全，降低手工填制票據帶來的安全風險，業內人士普遍認為，除加強內控制度落實外，使用票據打印管理軟件，是比較理想的解決方案之一。文章對廣州軍區聯勤部財務部經過調研論證，成功研發出的“銀行票據管理系統”進行了分析、探討，指出這是實現票據書寫規范化、票據打印普通化、票據管理信息化、票據查詢簡單化等要求，實時記錄開票信息，對銀行票據實行有效監管，使辦公電腦和打印設備與銀行票據打印達到完美結合的良策。

銀行票據 票據打印管理軟件 電腦 打印設備 完美結合

銀行票據有支票（現金支票、轉賬支票）、銀行本票（定額本票、不定額本票）和匯票（銀行匯票、商業匯票），結算憑證包括匯兌（信匯、電匯）、托收承付和委托收款。傳統銀行轉賬支付以紙質為載體進行傳遞、清算，其填制方法多為手工填寫。為堵塞漏洞，預防經濟犯罪，銀行對票據書寫要求越來越嚴格規范，舊的填制習慣已經不適應實際工作需求。下面，筆者主要就銀行票據使用管理存在問題及解決方案進行探析。

一、存在的問題

一是效率慢。現行財務規定，付款多要求通過銀行或在規定限額內用公務卡結算，POS機使用不普遍的地區，多采用支票轉賬方式結算。手工填制銀行票據，效率慢，對于銀行業務較多的單位，就會占用財務人員大量時間，工作效率不高。二是易出錯。央行規定，填制銀行票據一定要用正楷字體書寫，但在實際工作中，財務人員多采用自己熟悉的字體書寫，字跡潦草，難辨認，給銀行工作帶來了不便，而票面一旦出現涂改、擦寫等印記，銀行也一律拒付，既降低了效率，又浪費了資源。三是存隱患。現行財務規定，填制銀行票據，收款人、用途、票據存根等要素要據實填寫，而在實際工作中，有些財務人員往往除了填寫金額外，其它要素都“忽略”了。資金被“背書轉讓”，資金被挪用的現象也偶有發生，給資金安全造成巨大威脅。四是難查詢。手工填制的銀行票據，開票信息無登記，如有所需，查詢起來非常不方便，尤其是查詢金額相同或支付時間較久的業務。有的單位對銀行票據往往輕于管理，財務部門從銀行購買的銀行票據大多沒有登記，已用數量、作廢數量及明細往往是一筆籠統賬，銀行票據管理存在安全漏洞。

二、對策研究

如何能夠對銀行票據實行有效管理，減少財務人員工作量，確保賬戶資金安全，降低手工填制票據帶來的安全風險，業內人士普遍認為，除加強內控制度落實外，使用票據打印管理軟件，是比較理想的解決方案之一。

目前，國內市場上各種類型的票據打印機，型號各不相同、質量參差不一。普通票據打印機功能有限，只能填寫支票的大寫日期和大小寫金額等，無法完成支票的賬號、收款人、存根及背書的填寫；軟件和打印設備對票據不能一次定位，操作不便。專業票據打印機功能相對較全，但配套軟件要付費才能使用，且需不斷更新升級，一旦損壞要專業人員才能維護，成本較高。2012年，廣州軍區聯勤部財務部經過調研論證，成功研發了“銀行票據管理系統”，實現了票據書寫規范化、票據打印普通化、票據管理信息化、票據查詢簡單化等要求，實時記錄開票信息，對銀行票據實行有效監管，使辦公電腦和打印設備與銀行票據打印達到完美結合，降低成本。

三、功能簡介

銀行票據管理系統主要由票據設計、票據填寫、票據打印以及票據管理四大功能模塊構成。

票據設計：用戶可根據需求，自行設計所需要的任何票據模板。對票據模板進行設計時，只需將支票進行掃描，獲取掃描文件后，導入系統，添加組件后保存，幾分鐘之內就能完成。再次打印同一式樣票據時，即可使用模板進行打印，不需重新設計。使用其他式樣票據時，按此方法操作即可。初始系統中，已對常用的幾種票據模板進行了設計，財務人員不需重新設計，直接使用即可。

票據填寫：導入票據模板后，系統中即可顯示與現實支票相同的界面，用戶在界面上采用選擇填寫的方式填寫所需的票面信息，系統在填寫過程中嚴格審核，自動提示輸入有誤的項目。用戶不需一一填寫所有票據信息，有關聯的信息項，系統會自動生成。如金額項，只需在大寫金額欄填入所需的金額小寫，系統會自動轉化成大寫金額，并在小寫金額欄與存根欄自動填列。

票據打印：系統以A4紙作為打印模板，實現了自適應模板打印技術，根據打印機實際參數自動調整票據內容的打印坐標，使其始終位于A4紙中央靠進紙邊位置，不管用戶使用何種打印機，只需將票據放置在打印機進紙口中央位置即可。系統還采用了智能排版技術，可自動獲取打印機的硬件參數，根據可打印范圍和頁邊距計算出坐標偏移量，逐一調整票據組件的打印坐標，根據內容調整字體大小，從而實現對銀行票據的精確打印。

票據管理：系統可實時記錄所有銀行票據打印信息，通過此功能，可及時對開票信息進行查詢、統計，查看已打印票據圖像，有效管理作廢票據。系統采用無驅數據庫技術進行數據存儲，無需進行額外安裝；采用數字技術進行加密，數據安全可靠；開票信息按年度進行管理，便于備份、恢復及查詢統計。

四、系統優勢

相對于手工填寫及使用傳統票據打印系統，使用銀行票據管理系統具有四大優勢:一是系統操作更簡便。系統簡單易用，打印效果所見即所得。設計票據時，用戶只需提供票據掃描圖，簡單設定后即可完成票據模板的設計；打印票據時，系統以實際的票據樣式為基本界面，用戶如同在正式票據上填寫內容，只需簡單的幾步填寫，數秒內即可完成打印。二是業務辦理更高效。系統為填寫人提供科學性輔助，可實現存根和主票自動關聯、自動審查填寫內容、自動調整文字大小、自動完成時間和金額的大小寫轉換，節省業務辦理時間，達到事半功倍的效果。同時系統具備記錄、統計、查詢、作廢等管理功能，便于財務部門及時對銀行票據實施監管。三是適用范圍更廣泛。系統支持模板自定義，適應于所有套打票據和文件。使用單位也可自行設計相應的票據模板，有效消除銀行票據樣式的地區性差異所帶來的不通用難題。四是經濟成本更低廉。系統無需專業票據打印機，采用自適應票據打印技術，只需普通打印機即可達到專業級的打印效果。同時，擺脫了配套軟件需不斷收費維護的限制，節省了設備購置和維護費用，極大地降低了經濟成本。

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五、應用前景

從推廣應用層面來看，系統集票據打印、模板設計、信息管理等功能于一身，支持在普通打印機上進行打印，界面簡潔易懂，操作簡便易行，過程簡單易用，稍懂電腦常識的人就能操作，不需專門組織培訓。

根據試點單位試用反饋，該系統通用性強，操作簡單，易于上手；界面友好美觀，功能完備，自主性好，可兼容各家銀行票據；系統性能穩定，設計嚴密，使用方便，可極大地提高財務人員的工作效率，易于在各級財務部門推廣使用。

從經濟效益層面來看，目前國內市場上所使用的配置方案主要有三種，將各種方案的成本開銷、功能支持及系統性能共13項指標進行對比分析后可得到如下結果：

從上表可以看出，使用普通打印機和本系統相結合作為配置方案最為實用。相對其他配置方案，本方案具有較高的精確性與保密性、較強的操作性和擴展性，支持模板設計和系統定制，容錯能力好，且成本最低。以五年為計算基數，其他方案開銷需萬元以上，而本方案則利用現有辦公設備無需投入。若推廣使用，經濟效益十分可觀。

（作者單位：廣州軍區聯勤部財務部 廣東廣州 510000；廣西百色軍分區 廣西百色 533000）

（責編：若佳）

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1004-4914（2014）02-165-02