加強部隊醫(yī)院會計檔案管理探析

●劉海峰 王孔峰

加強部隊醫(yī)院會計檔案管理探析

●劉海峰 王孔峰

部隊醫(yī)院的會計檔案是部隊的后勤財務部門在處理經濟活動中所形成并歸檔管理以備查詢的重要史料和證據(jù)，它對于查驗醫(yī)院過往經濟問題、總結本單位會計工作、指導經濟決策、加強財務管理具有十分重要的作用。隨著計算機技術和會計信息自動化管理系統(tǒng)的廣泛應用，醫(yī)院會計檔案管理必須創(chuàng)新，以促進醫(yī)院會計基礎工作的制度化、規(guī)范化和科學化。

部隊醫(yī)院 會計檔案 檔案管理

部隊醫(yī)院的會計檔案管理是醫(yī)院經濟活動中不可分割的重要組成部分。部隊醫(yī)院會計檔案不僅包括：機制會計檔案，即會計賬務管理系統(tǒng)中打印輸出的會計憑證、會計賬薄、會計報表等紙介質檔案，而且還包括機讀會計檔案，即以計算機硬盤、軟盤等磁性介質或光盤等其它介質存儲的、只能以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存的會計數(shù)據(jù)備份；同時還應包括上級下發(fā)的會計文件、制度、法規(guī)及業(yè)務操作細則等廣義的財務管理資料。具體講：一方面，部隊醫(yī)院會計檔案管理滲透在日常財務管理業(yè)務中，反映會計工作過程控制的有效性；另一方面，完備有序的會計檔案管理為部隊醫(yī)院財務管理提供原始、真實的決策和計劃依據(jù)。所以，部隊醫(yī)院財務管理也可以講是對以上會計資料進行收集、整理、存貯和分析利用的過程。因此，加強對部隊醫(yī)院會計檔案的管理，對推動部隊醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展具有重要的參考價值，是醫(yī)院的寶貴財富；對醫(yī)院領導決策科學化和醫(yī)院現(xiàn)代化建設也具有十分重要的意義。

一、信息化條件下部隊醫(yī)院會計檔案管理的新特點

（一）易于存儲，但系統(tǒng)環(huán)境依賴更強

在信息化條件下，會計檔案載體已發(fā)生了很大變化，既可以打印輸出到紙質材料中，也可以存貯于軟盤、硬盤和光盤中，存貯介質形式更加靈活多樣，也方便攜帶和傳遞。但由于電子會計檔案信息載體的物理特性具有很強的系統(tǒng)依賴性，不具備傳統(tǒng)紙質檔案的直接可視性，需要計算機、會計信息化自動化管理系統(tǒng)等軟硬件環(huán)境的支持，與軟件版本密切相關，只能在特定的條件下才能打開。

（二）便于查閱，但安全保密難度大

電子會計檔案便于計算、分析，可以定制任務、根據(jù)需要有針對性地進行查閱，具有查詢速度快、檢索能力強等特點，可以快速傳遞會計信息、快捷獲得所需結果，是傳統(tǒng)會計檔案所不能比擬的。但電子會計檔案受存貯介質質量、存放環(huán)境和計算機病毒等因素的影響較大，保存不當容易遭到破壞，電子數(shù)據(jù)易被修改、拷貝和重置，容易造成信息泄露，保密安全難度大。

（三）利于管理，但維護使用要求更高

電子會計檔案存貯數(shù)字化、檢索微機化，使檔案管理更加方便、快捷，因而避免了傳統(tǒng)會計檔案繁瑣、單調和機械化的手工操作以及頻繁翻閱所帶來的不便。但隨著電子信息技術的不斷發(fā)展，計算機操作系統(tǒng)和會計管理軟件的升級換代速度越來越快，版本也越來越多，對電子會計檔案的維護和使用提出了更高的要求。因此對會計檔案管理人員的素質提出了更高標準，不僅要掌握會計知識和檔案管理知識，還必須具備相應的計算機操作技能。

二、加強部隊醫(yī)院會計檔案管理的對策

（一）做好會計檔案的收集工作

部隊醫(yī)院會計檔案是獨立于檔案室而單獨進行保管的，一般由財務（處）科統(tǒng)一進行管理。因此容易出現(xiàn)無專人進行保管會計檔案的情況。而且，在會計檔案中，所包含的會計資料的范圍極大，包括了單位會計以及其他經濟事業(yè)組織所形成的會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專業(yè)資料。兩方面綜合起來看，很容易造成會計資料的混亂和丟失，從而使得會計檔案的案卷質量降低。要想提高醫(yī)院會計資料歸檔的效率，必須做好以下兩點：

1.會計檔案材料的積累和立卷必須由專業(yè)的財務工作人員負責。因會計檔案產生于會計工作過程當中，由財務部門對會計文件材料進行立卷，有利于保證會計檔案的齊全、完整，保證會計檔案的質量。而且，由財務部門的主管人員負責會計文件的立卷，也是會計責任的體現(xiàn)和要求。

2.對于丟失和沒有及時上交財務部門的會計資料，負責會計檔案管理的財務部門應及時采取有效措施，要求有關部門和科室進行補交或找尋。必要時，還可召集知情人、當事人進行座談，提供有關線索，進行收集。力保不丟失任何一份會計資料，從而對以后會計檔案的管理和查詢打下良好的基礎。

（二）提高會計檔案管理人員的專業(yè)素質

部隊醫(yī)院會計檔案管理人員一般由財務人員進行兼職。因此，在管理過程中普遍容易出現(xiàn)重視會計崗位，輕視檔案管理崗位，把檔案管理工作看做“非正式崗位”的情況；同時也缺乏會計檔案管理業(yè)務的基礎知識和操作技能，從而導致會計資料的審核監(jiān)督和收集裝訂職能弱化。由于實際工作中這些職能的弱化，容易使會計監(jiān)督職能無法很好發(fā)揮作用，也無法確保會計資料的真實性、合法性，給部隊醫(yī)院會計檔案的管理帶來很大麻煩。而解決此問題的最好辦法，是使用專人進行負責。但是在制度不允許以及不具備人才條件的情況下，由于財務人員是會計檔案整理的第一負責人，因此財務人員對會計檔案規(guī)范化管理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，財務部門必須加強財務人員培訓，將會計檔案管理及操作技能培訓作為部隊財務從業(yè)人員的崗位培訓及繼續(xù)教育內容長抓不懈，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識及操作技能，經常進行監(jiān)督、評比、考核，將檔案規(guī)范化內容納入日常管理工作中，從源頭上做好會計檔案管理的規(guī)范化與標準化工作，提高案卷質量，從而確保會計資料及資產的安全完整。

（三）著力規(guī)范會計檔案的管理制度

如今，部隊醫(yī)院在整個市場經濟體制的影響下，管理手段與時俱進，因此，會計檔案管理的制度也必須跟上節(jié)奏，有所創(chuàng)新，才能達到所期望的目標。因此有必要做到“四化”。一是收集歸檔化。年度終了，財務部門必須及時對該年度的全部會計資料按有關規(guī)定程序進行收集歸檔。二是鑒別整理規(guī)范化。嚴格按照部隊醫(yī)院會計檔案整理要求的有關規(guī)定，認真準確分類、排序；統(tǒng)一裱糊切割；統(tǒng)一編號，規(guī)范目錄。會計憑證應按月分冊連續(xù)編號，裝訂成冊，頁面要連續(xù)編號，不得有空頁；會計憑證封面應注明時間以及編號；報表封面應注明名稱以及使用年度；計算機軟盤的整理包括賬務處理軟盤，應用程序盤等，在歸檔前要認真核實，并設好保密字樣，在盤上注明名稱和使用年度。三是硬件配置標準化。按照部隊醫(yī)院檔案基礎設施建設的有關要求，配備其要求的標準的檔案管理用品、計算機和其他設備，實現(xiàn)檔案管理標準化。四是管理工作制度化。部隊醫(yī)院各人員要自覺執(zhí)行借閱制度、收集制度、鑒別歸檔制度等會計檔案管理制度。會計檔案原件一般不得借出，如有特殊需要，須經財務部門領導批準，限期歸還，并嚴格履行各種手續(xù)。

（四）做好會計檔案的查閱和利用，為部隊醫(yī)院提供經濟決策服務

會計檔案資源的開發(fā)利用是會計檔案管理的主要目的，通過對會計檔案深層次開發(fā)，可以提高會計檔案的使用價值，為醫(yī)院業(yè)務、醫(yī)院管理及患者提供更好的服務。同時，通過利用會計檔案為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會效益和經濟效益。同時不斷完善會計檔案檢索工具，以滿足醫(yī)院各部門及醫(yī)護人員對會計檔案利用的需求。通過提供熱情、細致、快捷、簡便的檔案服務，提高會計檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用。部隊醫(yī)院的運作和管理的過程其實是一個獲得信息、處理信息、利用信息的過程，部隊醫(yī)院作為一個綜合的管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)就是—個非常重要的信息資源系統(tǒng)，將這個信息資源系統(tǒng)中的會計檔案信息融入到醫(yī)院整體信息化工作中，以開發(fā)會計檔案為目的，為醫(yī)院決策者提供決策有用的信息為主導，積極開發(fā)，合理高效的利用會計檔案，讓使用者充分體會到會計檔案的價值，從而加強對會計檔案的重視程度，提高會計檔案的管理力度。

（五）嚴格遵守會計檔案處理的鑒定銷毀制度

會計檔案的鑒定銷毀是會計檔案管理中不可缺少的一環(huán)，按照《軍隊會計檔案管理辦法》規(guī)定，部隊醫(yī)院要制定切實可行的會計檔案鑒定銷毀制度，由檔案機構會同會計機構組成鑒定小組，逐件、逐項進行審查，并編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容，并在銷毀清冊上簽署責任人名稱等內容，使鑒定銷毀工作有據(jù)可依，規(guī)范實行；嚴格往來款項債權債務管理，對于超過一定期限的未能追償款項，應提前做好單獨立卷管理；加強審計部門的監(jiān)督力度，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，改善問題。做好會計檔案的鑒定銷毀工作，最大限度地合理利用存儲空間，節(jié)約有限的人力、物力資源。

[1]賴新英.淺談醫(yī)院會計檔案管理.財會通訊，2010（07）

[2]曹雪琦.淺析醫(yī)院會計檔案管理.當代經濟，2013（05）

[3]徐鴻寧.淺議醫(yī)院會計檔案管理.現(xiàn)代經濟信息，2010（13）

[4]郭喜雙.完善醫(yī)院財務檔案管理工作的有效措施.黑龍江檔案，2013（01）

（作者單位：中國人民解放軍第九七醫(yī)院后勤處 江蘇徐州 221006）

（責編：紀毅）

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