農業科研單位辦公室管理工作存在問題及改進對策

林棟良，余文權，劉用場

(福建省農業科學院 350003)

辦公室是溝通上下、聯絡左右、協調各方、保證本單位工作有序運轉的樞紐機構，主要負責處理公文，傳遞信息，督查和協調單位所屬部門貫徹落實決策和工作部署，組織重要會議，負責日常接待、交通通訊、外事服務等重要工作。其工作效能和服務水平的高低直接影響到單位各項工作的順利開展。農業科研單位在一定時期發展變化過程中，辦公室工作逐漸形成自身的特點，也存在一些問題，只有與時俱進，才能適應社會不斷發展變化的要求。

1 存在的問題

1.1 思想認識缺位，服務意識不強

長期以來，在農業科研單位中科技人員被看作是中國農業科技創新、服務“三農”的主力軍，而單位辦公室則被看作是管理、服務的部門，承擔著科研部門職能延伸的事務性工作，造成部分工作人員對辦公室工作的重要性認識不足，缺乏應有的工作熱情。此外，辦公室需要處理繁雜材料和日常瑣碎事務較多，形成主任難當、秘書難找、文章難寫、任務最重、工作最難、受氣最多的狀況，容易產生辦公室工作難、工作煩、為他人作嫁衣的消極思想。反應在工作中就是不求有功、但求無過、服務意識淡薄等，影響到單位工作的全面開展。

1.2 管理不夠規范，制度有待完善

與行政機關不同，農業科研單位重科研推廣和成果的轉化，因此對于科研推廣、項目成果評審、技術開發應用、科技獎勵辦法、知識產權保護的規章制度比較健全，對于辦公室的管理規定相對較少，導致管理上呈現出諸多不夠完善之處，加之特定管理對象大多為科技人員和專家，缺乏行之有效的運行機制、約束機制、監督機制，致使規章制度執行不力，制度失去了對人的約束，造成規范意識不強，工作混亂無章法，任務落實不嚴密、不到位，制約了單位規范化發展。

1.3 激勵機制失靈，考評機制缺乏

農業科研單位是以科技人員的科研成果為評價標準，科研成果越多，職稱就容易晉升，回報就越多。辦公室從事的是行政管理、后勤服務工作，在職稱評聘上以管理崗位為主，與科研人員相比處于劣勢，缺乏科學的績效考評機制和競爭激勵機制，很難調動辦公室工作人員的積極性。

1.4 辦公方式落后，工作效率不高

當前，隨著計算機的普及和網絡的高速發展，便捷、快速的信息儲存、傳遞方式使得辦公室工作效率大大提升。而很多農業科研單位的辦公設備和手段還相對落后，如電腦、復印件、掃描儀等硬件和軟件系統不能較好地更新換代;很多會議本可以通過多媒體視頻會議進行，但因視頻及設備條件的不足，多數還延續著傳統的見面會方式，特別是對于地處邊遠地區的農業科研單位，為了開會需要付出不小的出行成本，且工作效率低下。

1.5 業務技能不強，綜合素質不高

辦公室工作人員忙于處理日常事務，工作繁雜，很難有時間學習和提高業務技能，影響到工作效率的提升。此外，農業科研單位的辦公室人員大多畢業于農業院校，沒有經過專門的辦公室業務培訓和鍛煉，缺乏行政管理經驗，導致行政管理和服務水平有限，方向性不強，日常事務按部就班，缺乏創新和突破。

2 對策和建議

隨著農業科學技術不斷進步和發展，農業科研院所的業務范圍不斷擴張，辦公室所面臨的機遇和挑戰也越來越多，針對辦公室長期存在的問題和難題，建議從以下幾個方面著手解決。

2.1 提高思想認識，增強責任意識

思想是決定行動的先導。因此，首先要加強辦公室工作重要性和必要性的認識。要充分認識辦公室既是單位領導開展工作的指揮中心，又是部門之間工作的“橋梁和紐帶”，也是對內、對外機構與個人服務的“窗口”。其次，要樹立良好的職業道德和認真負責的工作態度。辦公室人員要愛崗敬業、恪盡職守、甘于奉獻，還要心胸開闊、樂觀豁達，敢于面對困難和逆境，遇到挫折不氣餒，經得起各種考驗，腳踏實地做好每項工作。

2.2 創新工作制度，完善管理體制

“沒有規矩，不成方圓”，為確保辦公室各項工作有序開展，應從以下幾方面入手:一要建章立制。進一步完善辦文、辦會、辦事、公務接待、出國 (境)審批、政務信息傳遞、印章管理等相關規章制度，做到用制度管人、用制度管事，建立長效機制。二要規范流程。對一些經常性工作，要列出具體的工作流程，使工作運轉規范、合理、科學、高效。比如編制工作會議流程、信息督查流程、接待工作流程等，避免忙中出錯或重復不必要的勞動，確保各項工作有條不紊推進。三要抓好落實。規章制度制定后，如不付諸實踐，一切都只是紙上談兵。單位各項目標的實現、計劃的完成，關鍵要抓落實。建立評估機制、問責機制、內外監督機制，指定專人負責和定期檢查。

2.3 運用激勵手段，調動工作積極性

建立科學、合理的績效考評體系，嚴格績效考評，準確評定職工工作績效與級次，鼓勵先進、鞭策落后，為職工職務晉升及其他激勵提供依據。量化業績考核指標，在年終考評獎的基礎上可增設崗位獎、建議獎、特殊貢獻獎、節約獎等多形式激勵機制。探索多崗多職、管理崗位附設技術崗位等多渠道的評聘方式，拓寬辦公室人員的發展空間。

2.4 推進辦公自動化，提升工作效率

“工欲善其事，必先利其器”，推進現代辦公自動化建設是提高辦公室工作效率的捷徑。在單位條件允許的情況下，加速電腦、復印機、掃描儀等辦公硬件設備的更新換代，引進先進的現代化的辦公軟件，加快信息的傳遞速度，降低傳遞成本。辦公室工作還要逐步向數字化、信息化轉變，大力推進無紙化辦公，充分運用網絡平臺、自主開發的網絡系統、QQ、E－mail，以及手機短信平臺、專業管理軟件等新技術，最大限度地提高工作效率和工作質量。

2.5 提高綜合素質，培養復合型人才

“打鐵還需自身硬”，辦公室工作覆蓋面寬，業務項目多，工作要求高，因此辦公室人員需要具有較寬的知識面和專業技能。一是加強學習，增強駕馭工作能力。不僅需要學習政治、經濟、文化和法律等知識，還要學習與農業相關的業務知識，拓寬學習內容，增加知識儲備。二是加強崗位培訓。熟練掌握辦文、辦事、辦會等辦公室技能。提高文字能力、綜合協調能力和籌劃能力，提升履職水平。三是定期實施與專業研究所、其他業務處室輪崗交流，創造條件培養學識淵博、視野開闊的高素質行政管理人才。

總之，農業科研單位辦公室工作是推動單位事業順利發展的重要部門，一定要立足本單位的實際情況，在工作實踐中不斷總結經驗，以提高辦公室的管理水平和服務能力。