淺談檔案信息化建設(shè)

張 華

（中國(guó)國(guó)際貿(mào)易促進(jìn)會(huì) 白山支會(huì)，吉林 白山134300）

檔案信息化建設(shè)是指運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法， 實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。檔案信息化建設(shè)在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行了處置、管理和提供利用服務(wù)的工作。

1 檔案信息化建設(shè)的原則

在檔案管理過(guò)程中，要注意以下三個(gè)原則：規(guī)范性原則：制定和實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。 實(shí)現(xiàn)館(室)藏檔案信息化，一方面可以將館(室)藏的檔案通過(guò)掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可識(shí)別和處理的數(shù)字化信息，另一方面可以通過(guò)接收電子文件進(jìn)館，但不管是通過(guò)館(室)藏檔案數(shù)字化還是接收電子文件，都應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī)；安全性原則：隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來(lái)。 因此，我們必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開(kāi)發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。 在保證檔案信息的安全性方面我們可以采取物理安全策略、訪(fǎng)問(wèn)控制策略(如入網(wǎng)訪(fǎng)問(wèn)控制、網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限控制、目錄級(jí)安全控制、屬性安全控制、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器安全控制、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測(cè)和鎖定控制、網(wǎng)絡(luò)端口和節(jié)點(diǎn)的安全控制、防火墻控制等)、信息加密策略、網(wǎng)絡(luò)安全管理策略等。效益性原則：由于檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當(dāng)大的人力、物力、財(cái)力，因此必須要遵守效益性原則，講究信息化工作的效益，要根據(jù)自身的能力，根據(jù)館(室)藏基礎(chǔ)，分析用戶(hù)需求，研究館(室)藏體系還要考慮館(室)藏檔案的利用率。 選擇數(shù)字化的內(nèi)容要“經(jīng)典”，主題要與社會(huì)利用“熱點(diǎn)”相結(jié)合，把重要的、利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化，把那些利用率較高且利用后能產(chǎn)生較大經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的檔案數(shù)字化，可以帶來(lái)巨大的效益。實(shí)行信息化后，檔案管理達(dá)到自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用，即可在檔案管理內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。 數(shù)據(jù)錄入后，可以方便地打印出相關(guān)的收發(fā)文單據(jù)、匯總表，打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄、備考表等。 檔案庫(kù)中的信息需要統(tǒng)計(jì)，并形成報(bào)表，由計(jì)算機(jī)處理，可以極大地提高管理人員的效率，同時(shí)使檢索查詢(xún)更加方便，傳統(tǒng)的檢索方式，檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來(lái)，然后根據(jù)記錄到庫(kù)房中查找，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力。 檔案管理信息化后，可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢(xún)，管理人員從模糊查詢(xún)、組合查詢(xún)、分類(lèi)查詢(xún)中選取最佳的查詢(xún)方式，在檔案庫(kù)中檢索出需要的檔案信息。極大的減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)。另外檔案查借工作可控，檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化后，查借閱采用計(jì)算機(jī)管理，操作方便，可以自動(dòng)產(chǎn)生催還記錄，對(duì)過(guò)期不還的借閱者進(jìn)行有效的催還。檔案管理的信息化，科技人員可以在自己的計(jì)算機(jī)上查閱檔案資料，提高了工作效率。 開(kāi)展檔案工作規(guī)范化管理的單位在日常工作中要注重加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，規(guī)范組卷，保證案卷和歸檔文件質(zhì)量，規(guī)范分類(lèi)號(hào)，為確保檢索的完整性，在分類(lèi)過(guò)程中， 要根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標(biāo)識(shí)加以區(qū)分，打牢信息化基礎(chǔ)。 同時(shí)在做好檔案工作規(guī)范化管理過(guò)程中，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，強(qiáng)調(diào)信息化應(yīng)用，我市在檔案工作規(guī)范化方面做得較好的單位，有部分是在網(wǎng)上進(jìn)行歸檔文件的前期管理，一般文件、工作動(dòng)態(tài)、信息簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議通知、工作安排等日常工作在網(wǎng)上發(fā)布，檔案室根據(jù)工作人員的工作職責(zé)分別設(shè)置個(gè)人權(quán)限，將信息發(fā)布系統(tǒng)按模塊授權(quán)給各部門(mén)負(fù)責(zé)人，發(fā)表、審核科室文件。

2 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

在檔案管理中，總會(huì)有各種問(wèn)題的出現(xiàn)，如何才能更加有效的加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)呢？首先制定規(guī)劃，突出重點(diǎn)，扎扎實(shí)實(shí)地推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作。檔案信息化工作應(yīng)該破除對(duì)信息化建設(shè)工作中存在的認(rèn)識(shí)誤區(qū)，堅(jiān)持以利用為中心，充分發(fā)揮信息化工作的效用。檔案信息化工作要以利用為本，充分考慮檔案利用需求與特點(diǎn)，結(jié)合本單位信息化工作發(fā)展水平來(lái)開(kāi)展。要從本單位實(shí)際出發(fā)，講求實(shí)效，追求投資效益，做到建一個(gè)成一個(gè)，發(fā)揮效用，不能搞形式主義。 作為一項(xiàng)龐大的綜合性工程，檔案信息化建設(shè)必須通過(guò)設(shè)置高效率的工作機(jī)構(gòu)來(lái)協(xié)調(diào)其工作的開(kāi)展。其工作機(jī)構(gòu)應(yīng)包括：信息化建設(shè)的組織管理機(jī)構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)建造機(jī)構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)信息管理服務(wù)機(jī)構(gòu)等。 其中組織管理機(jī)構(gòu)是建設(shè)的決策指揮者和組織實(shí)施者， 是整個(gè)信息化工程的策動(dòng)力：網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)設(shè)計(jì)建造機(jī)構(gòu)是具體負(fù)責(zé)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的規(guī)劃、技術(shù)設(shè)計(jì)和工程建造的機(jī)構(gòu)；網(wǎng)絡(luò)信息管理服務(wù)機(jī)構(gòu)是檔案信息網(wǎng)絡(luò)的實(shí)際運(yùn)作者，負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行維護(hù)和檔案信息的組織、發(fā)布與更新，并加強(qiáng)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范建設(shè)，為信息化建設(shè)提供必要條件。 檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。 其中，管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是對(duì)電子文件檔案信息進(jìn)行管理的一套規(guī)劃，包括計(jì)算機(jī)安全法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)字檔案信息資源合法化確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)等；業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是對(duì)檔案文件信息化處理的規(guī)范，其范圍包含電子文檔的標(biāo)準(zhǔn)及管理規(guī)范； 技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是指電子文檔數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、壓縮、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)加密、水印技術(shù)和系統(tǒng)軟硬件設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等。在檔案管理中要增強(qiáng)保密意識(shí)，采取有效措施，構(gòu)筑檔案信息的安全保障體系。 檔案部門(mén)應(yīng)樹(shù)立科學(xué)的正確的檔案信息安全觀念，堅(jiān)持“積極防御、綜合防治”的方針，以《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》、《計(jì)算機(jī)病毒防治管理辦法》 等法律法規(guī)為依據(jù)，結(jié)合本單位檔案管理工作的實(shí)際，制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，形成計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理檔案信息的安全保障體系。檔案管理人員必須要有保密意識(shí)，認(rèn)真地對(duì)檔案信息做出鑒定，確定檔案的密級(jí)程度和開(kāi)放范圍，嚴(yán)格審查，嚴(yán)格管理。 同時(shí)，在現(xiàn)代信息社會(huì)中應(yīng)樹(shù)立高度的安全意識(shí)，有效地防止人為的干擾破壞，注意防毒殺毒，確保檔案信息的安全性和完整性。 另外要加強(qiáng)高素質(zhì)創(chuàng)新人才的培養(yǎng)，為檔案信息化建設(shè)提供人才保障。首先要改變舊觀念，樹(shù)立正確的檔案人才觀。人才是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，檔案信息化建設(shè)要樹(shù)立人才觀，針對(duì)在具體管理中對(duì)人才的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，立足于“人人皆才”、“人人皆可才”的觀念，在具體的人才建設(shè)中樹(shù)立整體觀念和動(dòng)態(tài)觀念，這樣人才資源才不至成為無(wú)源之水，人才管理才可能取得人盡其才、才盡其用的效果。

總之，檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而又具體的工作，信息化的實(shí)現(xiàn)不是檔案館(室)某一部門(mén)的工作，也不是單靠幾個(gè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員就能實(shí)現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，檔案隊(duì)伍素質(zhì)對(duì)檔案工作信息化建設(shè)的質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用。

［1］薛匡勇.論檔案館的未來(lái)發(fā)展[J].檔案學(xué)通訊，2004(03).

［2］黃培.檔案信息化有多遠(yuǎn)[J].中國(guó)管理信息化,2007.