淺談郵件合并功能在行政審批工作中的應用

黎 愔

（上海市質(zhì)量技術監(jiān)督局 行政業(yè)務受理大廳，中國 上海 200233）

郵件合并功能最初是在批量處理郵件文檔時提出的，首先要建立兩個文檔：一個包括所有文件共有內(nèi)容的主文檔（郵件文檔）和一個包括變化信息的數(shù)據(jù)源（如Excel表、Access數(shù)據(jù)表等），然后通過合并在主文檔中插入變化的信息，從而批量生成需要的郵件文檔，大大提高工作效率。

1 在行政審批工作中出現(xiàn)的問題及分析

以行政許可文書為例，其主要是由兩部分組成，分別是行政許可文書待發(fā)信息表和行政許可文書模板。工作人員通過復制待發(fā)信息表中的相關信息，粘貼到行政許可文書的模板中制作行政文書。它具有如下特點：

（1）行政許可文書待發(fā)信息表存儲的信息是在Excel電子表格中，每條信息對應的標題項都是相同的。

（2）行政許可文書模板是Word文檔形式的。

（3）需要把Excel表格中的信息逐條復制粘貼到Word模板中。

（4）每條信息生成一份Word文檔，然后再分別打印出來。

（5）Excel表格的標題項和Word模板內(nèi)容項是相同的。

由于數(shù)據(jù)量龐大，重復勞動多，這種逐項粘貼的方式不僅浪費時間和精力，而且容易產(chǎn)生錯誤信息，更降低了工作效率。根據(jù)以上特點和缺陷總結出，如果Word模板能直接讀取Excel表格中的信息，然后自動生成行政許可文書，并可逐條打印，不需要再生成多份Word文檔，這樣就會大幅度地提高工作效率。

2 運用郵件合并解決以上問題的方法

通過摸索和研究，發(fā)現(xiàn)Office 2007辦公軟件中的Word2007提供了一項強大的數(shù)據(jù)管理功能——“郵件合并”，通過郵件合并，能輕松、準確、快速地完成行政許可文書的制作工作。

郵件合并的三個基本過程：

2.1 建立主文檔

主文檔是固定不變的主體內(nèi)容，在行政許可文書模板中的需要填入的內(nèi)容項為：企業(yè)名稱、產(chǎn)品名稱、產(chǎn)品明細、住所、生產(chǎn)地址等。（見圖1）

圖1 行政許可文書模板

2.2 準備好數(shù)據(jù)源

數(shù)據(jù)源是含有標題行的數(shù)據(jù)記錄表，其中包含著相關的字段和記錄內(nèi)容（見圖2）。

表1 行政許可文書待發(fā)信息表(部分內(nèi)容)

2.3 把數(shù)據(jù)源合并到主文檔中

把前面兩件準備工作都做好之后，就可以將數(shù)據(jù)源（行政許可文書待發(fā)信息表）中的相應字段合并到主文檔（行政許可文書模板）的內(nèi)容項中了，表格中的記錄行數(shù)，決定著主文件生成的份數(shù)，下劃線中的內(nèi)容就是行政許可文書待發(fā)信息表各個字段對應的內(nèi)容，整個合并操作過程可通過“郵件合并向導”進行操作（見圖3）。

圖3 行政許可文書生成

3 利用郵件合并改進行政審批工作方法的意義

3.1 提高工作效率，縮短辦公時間

以食品類的行政許可決定書為例。食品類的行政許可決定書按照產(chǎn)品大類分為食品和食品相關產(chǎn)品的行政許可決定書。每批食品相關產(chǎn)品的決定書有10條左右發(fā)證企業(yè)信息，食品的決定書有20-100條不等，一份決定書大概有20個空格需要填寫，每次用復制粘貼的方式制作一張決定書需要3分鐘，如此算來最少30分鐘，最多300分鐘，即5小時。而在實際工作中，打印文書并非是工作人員唯一的工作職責，他們往往還有其他事情要做，所以不可能只用5小時完成。而使用郵件合并功能，1分鐘就能全部完成（不管有幾條發(fā)證信息，只要運用郵件合并操作功能，都能在1分鐘內(nèi)完成）。因此尋求便捷的工作方式來提高正確效率，縮短辦公時間是非常必要的。

3.2 只要模板和數(shù)據(jù)源正確，可以保證100%正確率

用郵件合并方式制作行政許可決定書可以達到100%的正確率，但前提條件是模板格式和數(shù)據(jù)源信息必須正確無誤。郵件合并方式是按照擬好的程序進行機械化操作，只要數(shù)據(jù)源正確，生成出的文書也會正確。

4 結語

行政審批工作的特點是類別單一事務繁雜，但工作內(nèi)容與百姓生活息息相關，因而在工作中如何尋求和總結好的工作方法，如利用郵件合并來解決行政許可文書的生成就是一個很好的實例，提高工作效率是尤為重要的。

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