基于信息技術的醫院后勤物資管理系統在JCI評審中的應用成效

來芬娟+胡斌

【摘 要】 隨著時代發展，信息技術在醫院后勤物資管理中得到了越來越廣泛的應用。本文通過分析醫院在JCI認證過程中，后勤保障部門針對在物資管理工作中存在的問題和現狀，提出建立數字化物資管理信息系統的目的和方法。數字化物資管理信息系統對科學合理地管理后勤工作，降低醫院運行成本，提高職工和患者滿意度，提高醫院的經濟效益和社會效益起到了推動作用。

【關鍵詞】 信息技術 后勤物資管理 RFID

醫院后勤管理是醫院建設發展的重要組成部分，對醫院醫療工作和生活生產進行物質性的保障，包括醫療、科研及教學和設備設施的保障，各類物資的保障，飲食、水電暖等經常性保障，環境凈化保障等，后勤部門工作水平的高低直接影響到醫院的醫療質量和經濟效益。自2011年我院致力于JCI認證以來，如何擺正后勤在醫院工作中的位置、提高后勤管理能力、樹立后勤員工的良好形象，成為擺在后勤管理者面前的重要課題。其中醫院后勤物資管理是保障醫院日常運營和醫療活動的基礎，如何通過現代信息技術提高后勤物資管理的科學性和合理性，加強計劃預算管理，降低物流成本，提高庫存周轉率，減少庫存資金占用和積壓浪費，優化物資管理流程，加強物資的定額管理等，是現代醫院精細化管理的重要內容[1]。

1 現狀分析

JCI認證過程是一個流程改造和系統提升的過程，其相關標準不僅要規范醫療行為，保障醫療質量，還需要后勤保障部門與全院各部門間實現服務流程的無縫對接，以病人安全為最終目標，不斷提升醫療質量為核心。然而，在實際工作中，后勤工作往往不被重視，后勤管理水平得不到提高，成為醫院發展的桎梏。因此，我院后勤保障部門在通過制度化的改造來實現JCI認證準備的過程，其中信息化手段可以有效承載先進的管理理念、高效的工作方式、便捷的信息溝通系統改進整體流程，使得各部門間的協作更加清晰規范、醫院整體流程更加順暢，基于信息技術的醫院后勤物資管理系統的建設和改造為醫院順利通過JCI評審奠定堅實的基礎。

醫院使用的物資種類多、用量大，而很多醫院的物資管理系統和收費系統又未能實現數據的交換共享，難以對科室領用材料進行監督，只能對個別類型的高值易耗品進行人工干預的收費跟蹤，不僅費時費力，而且監督項目非常有限、整體管理水平不高、監督機制不完善，嚴重滯后于醫院后勤物資管理的實際需要。尤其是在采購方面，仍沿用傳統的供求見面的方式，沿用“使用科室申請—后勤部門評估—院長審批—相關科室采購”的流程，沒有充分利用市場競爭機制降低采購成本，也沒有進行更為科學、合理、宏觀的決策，往往存在以下問題：（1）物資管理制度不健全；（2）物資供應和采購計劃不到位；（3）庫存不合理；（4）物資報廢管理不合理；（5）半手工操作；（6）技術手段落后；（7）物資管理人員觀念落后；（8）信息孤島的局限性。

2 建設目標

在JCI評審內容里有很重要的一項條款——“可及和連貫的病人服務”。可及就是每位患者都有接受醫療資源的機會，病人的入院、住院、出院都在醫院有序的管理運行中得到應有的醫療保障。連貫就是涉及病人在醫院的所有環節沒有中斷，根據病人的治療需求和服務需要，可以連貫地把病人在醫院的飲食、護理、醫療安全等等活動管理到位，為病人提供連貫的醫療和后勤服務，并協調各部門之間的工作。

因此，建立數字化物資管理信息系統的目的，就是要將分散的、孤立的信息匯總處理形成封閉式信息管理鏈，完成從事件發生、運行處理過程、監督、反饋最終結果到改進措施與修正辦法的過程管理。通過建立覆蓋全流程的物資管理平臺，獲取物資采購情況、庫存情況、使用情況，各科室申領情況等數據，通過系統分析得到所需的各類報表、圖表曲線和其他重要數據，使信息得到充分利用和共享[2]。

與此同時，通過建立數字化物資管理信息系統，也是緊密結合醫院實際，改變“點散線多”的管理模式，整合為統一的管理平臺，從而實行全成本核算、全資產管理、全流程控制、全績效考評、全自動集成，實現了運營成本最小化和綜合效益最大化，收到了增收節支、降低運營成本的目的。

3 信息技術的應用

我院組織開發的數字化物資管理系統全面涵蓋所有后勤管理業務，與醫院現有系統緊密結合，實現各平臺間數據的充分共享，改變各業務平臺互不兼容的問題，保證系統間數據的一致性，避免形成新的信息孤島，允許部門內部與部門間的橫向和縱向共享。同時考慮到后勤物資種類繁多，人工出、入庫、盤庫等過程效率低下且易出錯，因此在建立物資信息化管理體系的時候，充分借助了條碼和射頻識別標簽（RFID）作為物資信息的載體。

條碼技術是指將需要向計算機輸入的信息用條碼的符號加以表示，并將所表示的信息轉變為計算機可自動識讀的數據。條碼由一組按一定編碼規則排列的條、空符號，用以表示一定的字符、數字及符號組成的信息，常見的有一維條碼、二維條碼，制作容易，掃描操作簡單易行，信息采集速度快，采集信息量大，設備結構簡單，成本低，該技術是目前國際上普遍采用的一種技術手段。編碼時應遵循“唯一性、可擴性、簡短性、格式一致性、適應性、穩定性”原則，多用于固定資產管理和庫房物資管理，利用條碼技術，在入庫物資及其包裝上加貼條碼，配之以倉庫信息管理系統進行作業，不僅可提高效率，降低作業強度，也將大大提高物資收發作業的準確率，進而實現倉庫管理的全面自動化。其缺陷是在實際工作中主要存在信息無法更改、存儲容量小、讀取信息不方便等問題，而且這種一維條形碼長時間使用容易破損或脫落，標簽破損后信息不全，一旦標簽丟失，往往出現固定資產無據可查，造成管理混亂。

RFID主要由電子標簽、讀寫器和射頻天線組成，通過讀寫器的接口可與外部計算機連接，進行數據交換。在物資入庫的位置加裝RFID閱讀器，設定一個信息采集區域，使用手持式RFID閱讀器進行入庫前驗貨和信息采集，貫穿入庫管理、調撥管理、盤點管理、報警管理、報廢管理、權限管理的全流程。將整個倉庫管理系統與無線射頻技術相結合，能夠高效地完成各種業務操作，改進倉儲管理，提升效率和價值。提高物品出入庫過程的識別率，不用開箱檢查，就能夠同時識別多種物品，提高了入庫的效率。縮短了盤點周期，提高數據實時性，實時動態掌握庫存的狀況，實現對庫存物品的可視化管理。利用射頻識別技術能大大提高揀選與分發過程的效率與準確率，并加快配送的速度，減少人工、降低配送成本。在倉儲中應用RFID，可是倉庫管理、存貨管理、貨位指派監督、供應商存貨管理、貴重物品管理等實現一定的自動化，減低對人的依賴性。endprint

此外，持續改進作為JCI的核心理念之一，也是JCI檢查的重點之一。后勤保障工作要做到醫療質量的持續改進，對現有相關質量指標的數據收集、分析和管理將起到決定性的作用。通過條碼和射頻識別標簽（RFID）作為物資信息的載體，我院后勤各項工作實現與業務系統無縫銜接，及時監督安全和質量，有效控制業務過程按目標進行，同時可以重點監控關鍵指標，并進行關聯分析，通過同比、環比，方便決策者快速、準確提取有用的信息，幫助醫院領導科學決策，提高醫院的管理水平。

4 討論

醫院后勤信息化管理是醫院現代化管理的必有之路，其作為醫院管理系統中的重要組成部分，是全院工作正常運行的基礎和保障。通過建立數字化物資管理信息系統科學合理地管理好后勤工作，有利于降低醫院運行成本，提高職工和患者的滿意度，提高醫院的經濟效益和社會效益。醫院后勤管理也是醫院現代化管理的內在要求，需要管理者高度重視，不斷探索，才能取得更大的效益。因此，醫院物資管理是醫院為完成醫療、教學、科研等工作，對各種物資進行規劃、采購、保管、供應等組織管理工作，涉及物資在醫院內的分類、定額管理、供應計劃編制、采購運輸、倉儲管理、組織領導等流轉和科學管理過程。隨著信息化的發展和現代化醫院模式的轉變，醫院物資管理不再是單純的事務性管理，而是科學化、智能化的管理。適量的庫存物資可以滿足不確定性需求；過多的庫存物資會增加倉儲費用、保管費用和庫存資金，增加醫院的資金成本；而過低的庫存物資又難以滿足實際需要，無法滿足不確定需求，只能增加采購次數或生產批次，造成采購成本或生產成本的增加，給醫院帶來不必要影響。我院通過基于條碼和RFID技術的數字化物資管理系統應用，利用條碼和RFID電子標簽做貨物識別，現場打印貨物信息，借助其獨有的非接觸、閱讀速度快、無磨損、壽命長、便于使用等特點，對貨物流通中的到貨檢驗、入庫、出庫、調撥、移庫移位、庫存盤等各個作業環節的數據進行自動化的數據采集，保證倉庫管理各個環節數據輸入的速度和準確性[3]，確保企業及時準確地掌握庫存的真實數據，合理保持和控制企業庫存，節省了物資管理過程中大量的時間和人力，提高了人員工作效率，減少了出錯率，獲得了較好的應用效果。

與此同時，要實現醫療過程的安全和提高醫療服務水平，發展和提高醫院信息化水平將是唯一的選擇。相信通過JCI 評審所帶來的先進管理模式和現代醫院信息管理系統的建設和優化，將大大提高醫院的核心競爭力，實現為患者提供安全、高效、便捷、經濟的醫療服務的目標。總之，通過建立數字化物資管理信息系統，能夠提供與領先的醫教研護相適應的、與現代化硬件設施相適應的、與日益增長的病患和醫護人員需求相適應的、與未來發展和競爭相適應的后勤保障工作，實現與現代醫學事業同步前行。

參考文獻：

[1]李廣文.應用物資管理系統規范業務管理[J].鐵路采購與物流，2013.（8）：66-67.

[2]鐘建平，沈備軍，朱惠莉.醫療物資管理系統的開發[J].中國醫療器械雜志，2012.36（6）：415-419.

[3]閏中豪，張勇，左威，等.基于電子標簽技術的物資管理系統[J].科技創新與應用，2013.（9）：26.endprint