科研事業(yè)單位辦公室管理之我見

劉禹佳/中國水產(chǎn)科學研究院漁業(yè)工程研究所

科研事業(yè)單位辦公室管理之我見

劉禹佳/中國水產(chǎn)科學研究院漁業(yè)工程研究所

正確認識和諧在團隊建設中的地位，在科研事業(yè)單位辦公室中加強和諧團隊建設，可以引導員工充分發(fā)揮聰明才智，增強團隊競爭力，本文從基層研究所辦公室的工作實際情況出發(fā)，對科研事業(yè)單位辦公室系統(tǒng)的團隊建設進行了深入的研究與論述，探討在組織中如何開發(fā)高效的工作小組，如何進行有效的團隊建設。

科研事業(yè)單位；辦公室；管理

團隊精神在現(xiàn)代企業(yè)中發(fā)揮著越來越重要的作用，決定著企業(yè)經(jīng)營的成敗。一個企業(yè)如果沒有團隊精神，就會像散沙一樣被日益激烈的競爭浪潮所淘汰。在市場經(jīng)濟競爭的浪潮中，科研事業(yè)單位，面臨跨越式發(fā)展機遇與嚴峻挑戰(zhàn)，要想在自己的領域里占有一席之地，除了擁有一流的技術之外，還有一個重要因素，就是依靠團隊建設、發(fā)揚團隊精神，凝聚起全體員工的聰明才智，才能實現(xiàn)“鑄民族科技豐碑、創(chuàng)人類科技文明”的企業(yè)愿景。

一、和諧團隊的含義

1.和諧、融洽、健康向上的人際關系。公室團隊活動的主體是人，和諧的辦公室團隊首先必須要有一個和諧的人際關系。這種關系主要表現(xiàn)在人與人之間相互尊重、相互理解、相互支持，既有個人自由發(fā)展空間、充分展示自己的才華、發(fā)揮自己的創(chuàng)造力的平臺，又有全員之間的相互配合、團結(jié)友愛、互守誠信、相互促進的團隊精神。一句話，和諧辦公室團隊就是要人和，人和出凝聚力、出戰(zhàn)斗力、出生產(chǎn)力、出效率。

2.高效、規(guī)范、運轉(zhuǎn)有序的工作機制。和諧的辦公室團隊必須有一個良好的工作秩序，這是衡量辦公室團隊和諧的另一個重要標準。良好的工作秩序包括：一是規(guī)章制度科學實用；二是激勵機制科學到位；三是工作成效明顯突出。因此，構(gòu)建政令暢通、運轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)、科學有序的工作機制，是構(gòu)建和諧辦公室團隊的重點和目的。

3.和諧、優(yōu)美、舒心的工作環(huán)境。構(gòu)建和諧的優(yōu)美環(huán)境，形成人與環(huán)境的和諧，是構(gòu)建和諧辦公室團隊的重要方面。為此，一要改善辦公條件，要使辦公條件逐步滿足社會的發(fā)展和工作任務的需要，跟上時代的步伐，特別是要注重辦公條件的科技含量；二要搞好辦公區(qū)域的凈化、美化工作，形成一個規(guī)范、整潔、優(yōu)美的學習和工作環(huán)境；三要開展豐富多彩的文化活動，如小型多樣的文體活動，有教育意義的參觀考察活動，符合辦公室特點的培訓交流活動。打造和諧辦公室，建設和諧團隊，關鍵是培養(yǎng)團隊精神。

二、辦公室團隊建設的困境

1.辦公室團隊成員難以獲得持續(xù)高昂的士氣和戰(zhàn)斗力。辦公室作為整個單位的綜合協(xié)調(diào)部門，工作服務對象既有所級領導，又有基層部門，還直接接觸廣大干部職工，工作內(nèi)容涉及辦文、辦事、辦會、接待、宣傳、黨務等瑣碎事項，任務繁雜且艱巨。

雖然辦公室成員是經(jīng)過領導精心挑選的“精兵強將”，但在這樣繁雜的工作環(huán)境中，個人的自我成功滿足感是非常低的。在個人的需求層次上，自我實現(xiàn)感也非常低，無法體會到強烈的自我歸宿滿足感，從而導致員工的工作熱情的喪失，士氣和戰(zhàn)斗力都受到一定程度的削弱。

2.辦公室團隊結(jié)構(gòu)層次不合理。團隊成員結(jié)構(gòu)合理，素質(zhì)互補、學科交叉，資源共享，是優(yōu)秀創(chuàng)新團隊形成與發(fā)展的關鍵。研究所辦公室的成員大多為文科生出身，所學專業(yè)與本單位的主流專業(yè)相差甚遠，所以，在這樣的背景下，很多辦公室員工即使工作多年，對本單位的業(yè)務工作還是不甚了解，這大大影響了領導參謀助手作用的發(fā)揮。

3.辦公室團隊人員流動率和流失率高。科研事業(yè)是一個有利于優(yōu)秀人才成長，有利于優(yōu)秀人才聚集的“人才高地”。這是整個科技隊伍的優(yōu)秀，但由于辦公室屬于科研生產(chǎn)的外圍管理部門，對優(yōu)秀拔尖人才缺少吸引力，而且即使能吸引到優(yōu)秀人才，又會由于辦公室工作的煩瑣和無成就感，無法滿足員工個人的自我成就感，從而導致辦公室員工流動率和流失率增加，尤其是男性員工和具有理工科專業(yè)背景的員工。

三、和諧團隊精神的打造與培養(yǎng)

1.建設一支素能優(yōu)良、團結(jié)協(xié)作的辦公室管理團隊，筑起團隊成功的基石。團隊精神的培養(yǎng)取決于團隊的組織者和領導者，實現(xiàn)管理團隊的效率必須從兩方面下工夫。一方面要加強溝通，增強團隊凝聚力。一個團隊成員之間由于性格、文化教育、宗教信仰各方面的差異，在工作的過程中，出現(xiàn)誤解是不可避免的。溝通能夠激發(fā)團隊潛能，匯聚眾人智慧，增強團隊凝聚力。這既是團隊精神的體現(xiàn)，同時也是人生價值的體現(xiàn)。另一方面要用激勵去不斷煥發(fā)團隊成員的工作激情和對團隊的認同感。在“以人為本”的時代，只有不斷開發(fā)新的激勵模式，才能促進團隊的不斷創(chuàng)新，才能激發(fā)團隊成員的工作激情，才能保證團隊從優(yōu)秀走向卓越。對不同層次需求的員工給予不同的激勵手段，這樣既能達到激勵的最佳效果，又能使成本恰到好處。作為領導，應該懂得如何去激勵人，如何使人產(chǎn)生自信，對不同層次需求的人員采取不同的激勵方式。

2.制定團隊目標，塑造高效團隊之魂。打造高效團隊，首先要提出團隊目標，沒有目標，團隊就會失去方向。因此，辦公室主任要在單位宏觀目標與規(guī)劃的基礎上，建立辦公室明確的工作目標，并對目標層層分解，同時通過組織討論、學習，使辦公室的每一個人都知道本部門和自己所應承擔的責任、應該努力的方向，這是團隊形成合力，勁往一處使的。另外，員工最感興趣的是，達到目標后他能獲得什么或提高什么，這也要求我們必須把崗位目標分解與員工職業(yè)生涯發(fā)展的切身利益結(jié)合起來，整合員工的思想與心態(tài)，這樣制定出來的團隊目標對員工才有激勵作用，才能把建設優(yōu)秀團隊的基礎打牢。

3.建立工作體系和規(guī)章制度，健全團隊的四肢。辦公室的團隊建設不僅僅是為了完成單位的目標任務，更是為了培養(yǎng)員工，促進員工的職業(yè)生涯發(fā)展。因此，建立工作體系，既要讓員工齊心協(xié)力完成好辦公室的工作目標，更要提高每一位員工的職業(yè)素質(zhì)。

建立工作體系首先要明確本單位辦公室的主要工作業(yè)務內(nèi)容，明確每一位員工的工作職責和工作內(nèi)容，然后是規(guī)范辦公室的工作流程和工作方法，并提出每一項工作的檢驗標準，最后是列出階段性計劃，即年度、季度、每月、每周的工作計劃，最終以書面材料的形式固定下來發(fā)給每位員工，并建立相應的制度督促每個員工按時保質(zhì)完成。

工作體系建立起來之后，與之配套的相關制度和規(guī)程也應該建立起來。衡量一個單位的管理是否走上正軌的一個重要標志就是制度、規(guī)程是否被單位員工了解、熟悉、掌握和執(zhí)行，是否有監(jiān)督和保障措施。讓員工熟悉、掌握、并按各類制度、規(guī)程辦事，不但是保證工作質(zhì)量的需要，也是滿足單位發(fā)展和員工快速成長的需要。規(guī)章制度的制定要遵循簡單化原則，盡量減少管理的中間環(huán)節(jié)，并根據(jù)實際情況及時進行修訂和完善，使之行之有效。同時更重要的是，制度的執(zhí)行重于建立原則，制度的建立往往是相對比較容易的事情，困難的是認認真真，持之以恒的按制度規(guī)定做好每一件事。

總之，要在團隊內(nèi)部營造健康向上的學習氛圍，樹立終身學習的心理念。學習型組織的有效實施，能使員工豐富的家庭生活與充實的學習生活相得益彰。只有加強辦公室團隊建設，充分激發(fā)辦公室成員的集體戰(zhàn)斗力和學習力，才能真正開創(chuàng)辦公室工作的新局面，才能發(fā)揮辦公室在基層單位中應有的作用。