不斷規范公文管理 提高企業管理水平

王艷雪/哈爾濱東安發動機（集團）有限公司

不斷規范公文管理 提高企業管理水平

王艷雪/哈爾濱東安發動機（集團）有限公司

公文處理在企業管理過程中的承上啟下、聯系內外的橋梁和紐帶作用日益凸顯，借助公文處理這一重要載體提企業管理水平，是建立現代企業的必然要求。由此可見，隨著現代社會生活節奏日益加快，信息交流日趨頻繁，公務文書在處理公務活動、協調各方關系等諸多方面越來越顯示出它的重要性。因此，做好企業公文管理的規范化尤其重要。

管理；公文；企業

公文是一種文書形式，是一種具有法定效力和規范體式的公務文書，進一步做好公文校核工作，提升公文質量，創精品公文，對促進公文處理規范化，提高企業管理水平都具有十分重要的意義。因此，如何適應創新體制,確立科學、規范的公文管理機制,為企業的新發展提供高效有力的保障,成為當前公文管理工作中亟需解決的問題。

一、公文規范化管理中存在的問題

1.公文格式不規范。公文格式是公文權威性和嚴肅性在形式上的體現,規范是對公文格式的基本要求。但在實際工作中,普遍存在著公文標題不準確、成文日期不規范、有附件的公文缺少附件、字體字號的選用不規范、印刷版記不規范以及印制效果低劣等現象。有的單位制發公文，上行文、平行文、下行文格式不分，公文要素不全、不規范，有的單位以內部呈批件、白頭信函向市政府報送公文，有的單位報送代市政府或政府辦起草的公文未經單位主要負責人或主持工作的負責人簽發或審核。

2.用詞不當、語法不合邏輯。在一些公文中的用詞上有時會產生是是而非的感覺，甚至會出現明顯的語病，亦稱“用詞不當”，這些不僅影響公文的質量，更重要的是還影響執行、落實和實施效果。用詞不當是指對詞的基本含義、感情色彩、范圍大小、語意輕重等了解不夠而造成的使用不當，主要是由于混用同義詞造成的。認真辨別并掌握同義詞的詞義和用法，使文章的表達更貼切、更細致、更嚴密。在公文中，時常會發現諸如成分殘缺、成分多余、搭配不當、語序不當、詞不達意和錯別字等方面的問題，還有的措詞不當，甚至出現與法規相悖的詞句，等等。另外，請示和報告文種不分，請示性公文不用上行文格式，報告中夾帶請示事項。

3.文種使用不當、行文規則混亂。公文是一個獨立的文體，它是由若干具體的公文組成的，由于具體的公文性質有別、用途不同，故為每個具體的公文規定了專門的名稱，一般將這種具體公文的名稱稱作文種。諸如文頭不規范、標題成分殘缺、主送機關排列混亂等公文格式的不規范，越級上報、多頭行文、請示一文多事等行文規則的混亂，都有悖于公文法規的規定。例如“令”，它適用于政府部門依照有關法律公布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施等。有的企業為表明自己發文內容的重要性以及執行上的嚴肅性，往往用“令”的形式印發。嚴格講，“令”、“命令”等不應屬于企業適用的文種，企業也不應再“發號施令”，企業如要對重大事項或重大行動做出安排，應使用“決定”更為恰當。

二、創新舉措，持續深化公文規范化管理水平

1.規范公文格式。企業公文是指依附于企業組織的規范的行政文件，是企業命令、通知、通報、決定、批復、請示、申請、函、報告、公告、意見、會議紀要等的統稱。從中可以看出企業公文的特點是：必須依附于企業而存在，這也是企業公文別于黨政公文的最顯著特征。所謂行有行規，企有企規，作為企業文書，公文是企業傳達信息的載體，就得按照準確、規范、工整去做。此，我們在公文寫作時，必須反復推敲，仔細斟酌，精心挑選詞語和分辨詞義，各類用詞要貼切妥當，相同文種的就應注意用語格調的統一。尤其是一些關鍵詞，一個字也不能差，必須表述準確到位。辦文人員應當認真通讀本企業公文制度、深刻領會，全面掌握上述辦文規定，增強貫徹執行國家、集團公司和本企業公文處理辦法、規定和標準的自覺性，不斷提高公文處理水平。

2.用詞要嚴謹、語法要符合邏輯。語言使用得當，關鍵是公文的語法語氣要恰如其份。所謂語法，也叫“文法”，是語言的結構規律。語法包括詞法和句法等。語氣，也是語法范疇之一，通過一定的語法形式表示說話人對行為動作的態度。語氣，有的是陳述語氣，有的是虛擬語氣，也有的用語氣助詞和語調來表達。不同文種的語言特色是不同的：指揮性公文（如指示、意見、命令）的語言，應色彩莊重；知照性公文（如通報、公告）的語言，應通俗具體；報請性公文（如請示、邀請）的語言，應恭謹明確；法規性公文（如條例、條令）的語言，應簡約規整；提要性公文（如會議紀要）的語言，應概括凝練。總之，語言使用要得當。另外，現在很多企業，尤其是中小企業，非常不注重公文格式及行文要求，想怎么寫就怎么寫，發出的公文要形象沒有形象，要邏輯沒有邏輯。

3.嚴格使用文種和行文規則。在公文寫作和處理中，把性質和用途相同的公文歸并為同一種，對每一種公文規定了固定的名稱，這就是文種的名稱，即公文種類，簡稱文種。尤其應當注意不要與請求混用。報告事項不得夾帶請示事項，否則會因“報告”不需批復而影響請示事項的處理和解決。還有一些文種例如總結、調查報告、啟事等等，它們的用途則是人們在長期實踐過程中不斷總結、約定俗成的。應符合文體的要求。如下行文應該注意既維護本級的權威，又平易近人；平行文要相互尊重，文明禮貌；上行文則應該言敬語恭，即使向上級或有關單位陳述不同的看法，也應該注意理直而詞溫。對于成績、問題或提出批評與意見，不能過于夸張，使人有言過其實之感而難以接受。若對某一問題還不夠明確，確實難以把握用詞分寸時，不妨用一些中性詞。而每一種公文的寫法，也經過長期實踐形成共識逐步規范，有些文種的寫法例如事故調查報告等等，還由主管部門作出了明確的規定。寫作公文時，正確選擇、標示文種，就能了解該文種寫作的基本要求和基本規范，有利于提高寫作效率和質量。

三、結束語

總之，管理是一項十分嚴肅、要求嚴格的工作，也是一項比較繁雜的工作。由此可見，公文管理工作的好壞，直接體現著企業的整體形象。因此，能否對本企業公文進行規范化、制度化、科學化的管理，不僅體現著各單位的管理水平，還關系到單位良好對外形象的樹立，更是提高企業管理水平的重要體現。

[1]趙惠琴.基層單位公文處理中存在的問題及其對策[J]；檔案；2012年03期.

[2]耿潔.淺議新形勢下如何提高公文處理工作水平[J]；檔案天地；2011年07期.

[3]殷明.公文筐測評實用評分模式[J]；企業改革與管理；2011年05期.