城建檔案開發利用方向之探討

石海山/湖北省陽新縣建設工程質量監督站

城建檔案開發利用方向之探討

石海山/湖北省陽新縣建設工程質量監督站

城建檔案工作的最終目的，是為了保存和開發利用城建檔案信息資源，及時有效地為城市建設各項事業服務。而新時期面對快速發展的城市建設形勢，如何搞好城建檔案開發利用工作，是城建檔案部門的當務之急，現結合工作實際，就城建檔案開發利用方向談幾點看法：

一、拓寬城建檔案開發利用門類

隨著利用者對城建檔案信息內容涉及面越來越廣泛，城建檔案要充分拓寬和利用館藏資源，及時滿足利用者需求。一是開發利用建筑工程檔案資源。建筑工程檔案是工程建設活動中形成原始的、圖物相符有保存價值的真實記錄，是工程在今后維修及改建擴建等建設活動中的重要依據。二是開發利用市政工程檔案。市政設施科學管理和維護的重要依據就是在建設過程中形成的工程檔案，只有真實、完整、可靠的市政工程檔案才能為日后的工程維修和應付突發事件提供有力的工程依據。三是充分利用建設系統內部檔案資源。如勘測設計、園林綠化、房地產管理等部門在工作形成的有保存和利用價值的檔案資料。陽新縣城建檔案館在上述單位已分別設立了相應的檔案室，利用者可持有關手續直接到相應的檔案室進行檔案查閱，為利用者提供及時準確服務。四是充分利用機關文書檔案。機關文書檔案是反映建設局黨務、行政管理等活動的檔案，文書檔案分為黨政綜合類文書、人事機構類文書、財務類文書、業務類文書等五大類，其中機構設置、人事安排類檔案具有舉足輕重的作用，利用率較高。五是開發利用各類城建檔案。城建檔案內容豐富、種類繁多，除開發利用上述四類檔案外，還可充分利用工程地質、測繪、城市規劃、公共交通、市容環衛等檔案門類，使城建檔案的開發利用工作日趨完善。

二、拓寬城建檔案開發利用途徑

隨著城建檔案利用者查詢需求的多樣化，拓寬城建檔案開發利用途徑，是深化城建檔案信息資源開發利用的客觀需要。

1.切實抓好檔案整理工作。檔案整理工作，是一項基礎性工作，是檔案開發利用重要的前提條件。數量繁雜的檔案，如不進行科學的整理，查找一份資料便相當困難，直接影響檔案的利用價值。如陽新縣檔案館由于前幾年進館檔案數量俱增，整理速度跟不上，導致檔案積壓嚴重，難以很好地向社會提供查閱。針對這種現象，該館加足馬力，切實抓好檔案整理工作，自2006年起抓清理積存零散檔案、搶救破損檔案，整理不合格案卷，消除檔案成堆成捆、零亂殘破的現象，確保了所有進館檔案整齊規范，整潔美觀，方便利用。

2.加強檔案數字化建設。要方便檔案查詢，就要充分運用計算機和網絡技術，加強數字化、信息化建設，全面提升城建檔案開發利用水平。一是運用先進檔案管理軟件。先進檔案管理軟件是方便檔案查閱的有力工具，能幫助工作人員快速、準確定位檔案，一改速度慢、查準率低的局面。如陽新縣城建檔案館自引進深圳數字偉圖城建檔案管理軟件后，可按項目名稱、項目地點、建設單位等多種查詢信息綜合或單一查詢，不但提高了檔案利用的方便性、靈活性，還大大提高了檔案查全率。二是建立城建檔案網站。通過網站這個互動平臺，可增加城建檔案館與社會的溝通渠道。在網站上及時公布檔案開放目錄、查詢須知等有關事項，讓社會方便地獲取城建檔案有關信息。

3.適時舉辦展覽活動。除了在館內提供紙質或電子檔案閱覽的方式之外，舉辦形式多樣、不同題材的城建檔案展覽，是一種行之有效的實現城建檔案價值的合適途徑。如陽新縣城建檔案館2007年協助縣建設局布展的“陽新縣城市建設展”，為人們了解陽新的過去，認識陽新的現在，展望陽新的未來，很好地發揮了館藏優勢。

4.認真做好編研工作。在信息時代，人們對信息的需求已不僅是利用單位文件作憑證作參考，更多的是利用經過科學加工的有系統性的資料作研究與開發。能夠滿足這種需求的只有編研工作，只有不斷開發新的編研成果，才能將過去單一地只為檔案保管單位提供服務，變成廣泛地為社會各界服務，最大限度地發揮城建檔案的信息功能。

5.提供特色的開發服務平臺。隨著城市建設的加快，一些政府重大工程也在紛紛上馬。重大工程在可行性研究、開工之前很長一段時間里要頻繁查閱參考城建檔案館保存的有關檔案。檔案部門應克服人員少、場地緊的問題，成立專門力量設立專門場所為政府重大工程建設查檔提供方便，及時滿足查檔需求。

三、做好城建檔案開發利用的宣傳工作

利用政府和市場宣傳手段，采取多種渠道，積極主動地開展檔案宣傳工作，喚起社會對檔案開發利用的重視及自覺性，從而變“等客上門”為“引客上門”，讓檔案利用發揮更大的作用。一是向各級領導進行宣傳。適時地向領導宣傳檔案工作，爭取他們對城建檔案的重視，以取得他們的關心與支持。二是通過媒體廣泛宣傳。通過報刊雜志、廣播電視等形式把服務形象、館藏內容、查閱手續等進行宣傳，讓更多用戶了解到自己所需要的城建檔案信息要到哪里查、如何查詢、查詢需要何種手續等方面，真正使城建檔案為用戶維護自己的權益發揮作用，提高社會的重視和影響力。

四、提高城建檔案工作人員素質

城建檔案館要充分發揮城建檔案的歷史文化價值，建設一支懂業務、有文化素養、有責任感的隊伍尤為重要。造就這樣的一支隊伍，一是要增強城建檔案工作人員的責任感和工作事業心；二是要提高城建檔案工作人員的業務水平，通過學習培訓和交流等形式進行補缺、補漏和拓展提高，有重點、有方向地培養適應城建檔案事業發展需要的專業人才；三是要創造條件，鼓勵城建檔案工作人員深入社會，進行調查研究，掌握社會城建文化動態，打造城建文化品牌。

城建檔案開發利用工作是一項長期的系統工程，需要從觀念轉變到加強自我宣傳；從豐富館藏到提高服務水平；從改善檔案利用的環境條件到軟硬件的大量投入，只有這樣，城建檔案開發利用工作才會躍上一個新臺階。