新時期房地產(chǎn)檔案管理中的問題和策略研究

張麗華/哈爾濱市住房保障和房產(chǎn)管理局經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)分局

新時期房地產(chǎn)檔案管理中的問題和策略研究

張麗華/哈爾濱市住房保障和房產(chǎn)管理局經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)分局

近年來隨著房價的不斷攀升，房地產(chǎn)行業(yè)備受社會關(guān)注，處于賣方市場的房地產(chǎn)行業(yè)的長期存在，以及國家先后出臺了遏制房地產(chǎn)過熱的新政策，如首付比率調(diào)整，個人第二套房限制政策，新國五條，二手房交易調(diào)整等，對房地產(chǎn)行業(yè)產(chǎn)生了不同程度的影響，也對房地產(chǎn)檔案管理產(chǎn)生了很大的影響。

一、房地產(chǎn)檔案管理概念與內(nèi)容

1.房地產(chǎn)檔案概念與特點。房地產(chǎn)檔案是房產(chǎn)在建設(shè)、交易、審批等管理環(huán)節(jié)中形成的具有一定價值且以不同載體形式存在的檔案資料。房產(chǎn)檔案具有法律憑據(jù)性，可為產(chǎn)權(quán)管理提供有效的法律依據(jù)。房產(chǎn)檔案區(qū)別于其他檔案，有著自身的特點。動態(tài)性。房產(chǎn)檔案會隨著房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)變更、城市改造等發(fā)生動態(tài)變化，因此需對房地產(chǎn)檔案實行動態(tài)管理。區(qū)域性。每宗房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)情況及發(fā)證機關(guān)都具有唯一性，每宗房產(chǎn)的檔案信息受地區(qū)限制而不同。

2.房地產(chǎn)檔案管理內(nèi)容。首先，房地產(chǎn)檔案收集、歸檔。就是按規(guī)定把分散的房產(chǎn)檔案集中到產(chǎn)權(quán)部門實行歸檔，統(tǒng)一管理。其次，房產(chǎn)檔案整理。就是對檔案進行分類、排列、目錄編制等。再次，房地產(chǎn)檔案的鑒定與保管。檔案的鑒定工作就是對收集的檔案信息的真實性及價值性進行鑒定。檔案的保管，是指根據(jù)房地產(chǎn)檔案的特點科學(xué)地對檔案進行存放、安全防護。最后，房產(chǎn)檔案的利用。就是建立在信息化的系統(tǒng)下對檔案信息檢索提供科學(xué)、便捷、有效的服務(wù)工作，如編制檢索工具、卷宗目錄的編制等。

二、新時期房地產(chǎn)檔案管理的意義及存在問題

（一）新時期房產(chǎn)檔案管理的意義

首先，降低資源浪費，房地產(chǎn)檔案作為一類檔案資源，承載著我國房地產(chǎn)市場最直接有效的信息，只有合理利用這部分資源，才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用，避免檔案資源本身的浪費，而且其有效的信息資源為我們緊張的住房供給提供了有效憑證，從而避免住房閑置浪費。其次，為國家調(diào)控提供依據(jù)，房地產(chǎn)檔案管理為國家實行房地產(chǎn)市場調(diào)控提供有效信息統(tǒng)計與分析工作，為國家調(diào)控提供有效依據(jù)。再次，為人們生活等方面提供信息服務(wù)，房地產(chǎn)檔案管理承載著我國房地產(chǎn)市場最直接有效的信息，在我們住房市場供給小于需求的今天，提供有效的房地產(chǎn)信息才能為人民的基本生活、住房選擇等提供有效的服務(wù)。最后，降低炒房等違法違紀犯罪率，近年來違法、違規(guī)炒房、囤房等現(xiàn)象頻發(fā)，國家頒布的“國五條”指出：“堅決抑制投機投資性購房”。因此房地產(chǎn)檔案信息管理與合理開放部分檔案信息可以有效地打擊炒房、堅決抑制投機投資性購房等違法行為。

（二）新時期檔案管理存在的主要問題

1.房地產(chǎn)信息開放度過低。房地產(chǎn)檔案承載著眾多的房地產(chǎn)市場信息，無論對于國家、房地產(chǎn)開發(fā)商、普通民眾都有重要的信息利用價值，高利用率才是建立房產(chǎn)檔案的價值所在，也是建立房地產(chǎn)檔案的主要目的。但由于現(xiàn)階段我們處于嚴重的房地產(chǎn)賣方市場階段，造成房地產(chǎn)檔案的開放度低且開發(fā)商不必利用或極少利用房地產(chǎn)檔案信息來開發(fā)市場的局面，使得消費者及普通民眾很難得到或利用房地產(chǎn)檔案資料。

2.房地產(chǎn)檔案管理人員素質(zhì)有待提高。隨著信息化、數(shù)字化進程的加快，各行各業(yè)的信息系統(tǒng)都在接受信息化的改造，房地產(chǎn)市場也不例外，有效的檔案管理工作包括檔案收集、歸檔、整理、鑒定與保管、信息檢索利用等工作，這就要求檔案管理人員不但要進行信息化技術(shù)的培訓(xùn)，還要不斷加強房地產(chǎn)檔案知識的培養(yǎng)，對檔案信息進行價值篩選，培養(yǎng)檔案管理人員敏銳的信息洞察力等，這就對現(xiàn)階段房地產(chǎn)檔案管理人員的綜合素質(zhì)、工作能力提高提出了挑戰(zhàn)。

3.缺乏有效的信息檢索系統(tǒng)。目前雖大部分房地產(chǎn)組織建立了信息化的檔案管理系統(tǒng)，但由于房地產(chǎn)檔案建立具有唯一性及區(qū)域性，使得很多房地產(chǎn)檔案受到區(qū)域性、地方性的限制，全國不能形成有效的、統(tǒng)一的信息檢索系統(tǒng)，即使是以省市為單位的地方房地產(chǎn)信息系統(tǒng)，由于受到現(xiàn)階段賣方市場的影響，對用戶開放條件苛刻，檢索的信息質(zhì)量偏低，正是如此才造成很多以投機投資性購房為目的的現(xiàn)象出現(xiàn)。

4.信息收集、甄別不完善。近年來房地產(chǎn)更多地參與到地方經(jīng)濟活動中，而且就房地產(chǎn)檔案管理本身而言，具有很強的動態(tài)性，房地產(chǎn)檔案信息收集隨著城市改造、拆遷、房屋買賣、繼承、抵押等相應(yīng)地發(fā)生變化，每當有涉及到房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的活動發(fā)生，都會產(chǎn)生相應(yīng)的產(chǎn)權(quán)文件資料。房地產(chǎn)檔案從種類上劃分有房產(chǎn)購買登記檔案、產(chǎn)權(quán)注銷登記檔案、房地產(chǎn)交易檔案、房屋拆遷檔案等等。目前我國的房地產(chǎn)檔案信息收集主要集中在買賣檔案登記，產(chǎn)權(quán)交易登記部分，加之檔案收集復(fù)雜，所以造成信息收集不完善的現(xiàn)狀。《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》中規(guī)定“房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理機構(gòu)應(yīng)當按照檔案管理的規(guī)定對歸檔的各種房地產(chǎn)權(quán)屬檔案材料進行驗收，不符合要求的，不予歸檔?！钡趯嶋H檔案管理工作中，房地產(chǎn)市場把目光主要投向了房產(chǎn)交易上，對于完善與甄別房產(chǎn)信息工作沒有給予足夠的重視，加之在實際工作中更正與查補房產(chǎn)檔案信息工作難度大、程序復(fù)雜，造成了房地產(chǎn)檔案管理工作中，信息甄別不完善。造成部分房產(chǎn)虛假信息的存在，這也是出現(xiàn)“房姐”等眾多房地產(chǎn)市場亂象的原因之一。

三、新時期加強房地產(chǎn)檔案管理的對策

1.加強檔案管理立法嚴格執(zhí)行，逐漸改變市場供求關(guān)系。針對房地產(chǎn)檔案管理信息開放程度過低及信息甄別系統(tǒng)不完善的現(xiàn)象，國家應(yīng)嚴格立法，嚴格要求房地產(chǎn)市場的信息甄別與開放度，對現(xiàn)行的房地產(chǎn)檔案查閱制度、材料收集制度、鑒別歸檔制度、檢查核對制度、保管保密制度等進行完善，針對新時期新問題，制定一些新的制度，完善檔案管理內(nèi)容?？茖W(xué)立法嚴格執(zhí)行，不斷改善房地產(chǎn)市場的供求關(guān)系，如國家頒布的“國五條”明確規(guī)定：“堅決抑制投機投資性購房”“加強市場監(jiān)管”，二手房首付比例調(diào)整，以及早期的限購令等立法，要嚴格執(zhí)行，只有逐漸調(diào)整房地產(chǎn)市場長期的賣方市場現(xiàn)狀才能更好地發(fā)揮房地產(chǎn)檔案管理的作用。

2.提高房地產(chǎn)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。隨著社會的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)正不斷發(fā)生日新月異的變化，特別是數(shù)字化、信息化程度的加快，再加之房地產(chǎn)檔案業(yè)務(wù)不斷更新和拓展，都迫使房地產(chǎn)檔案管理人員不斷提高自身的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。“大力提高房地產(chǎn)檔案工作者駕馭信息技術(shù)的能力，建設(shè)一支以既精通房地產(chǎn)管理業(yè)務(wù)，又熟悉計算機信息技術(shù)為主體的專業(yè)隊伍，是實現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵?！币獎?chuàng)造條件使檔案管理人員在工作中獲得學(xué)習(xí)機會，適時進行系統(tǒng)培訓(xùn)，不斷引進先進技術(shù)，提高整個檔案管理數(shù)據(jù)庫的服務(wù)能力，吸收各高校專業(yè)人才，注入新鮮血液。

3.構(gòu)建信息化系統(tǒng)，完善檢索機制。運用計算機、多媒體等現(xiàn)代技術(shù)建立完善的房地產(chǎn)檔案信息檢索系統(tǒng)，克服地域性差異，統(tǒng)一標準建立國家大范圍內(nèi)的房地產(chǎn)信息數(shù)據(jù)庫。運用政策性指令加大房地產(chǎn)市場對于數(shù)據(jù)庫建設(shè)的投入，規(guī)范房地產(chǎn)市場的檔案歸檔標準，編制統(tǒng)一的檢索目錄規(guī)范，提高檢索信息的數(shù)量與質(zhì)量。

綜上所述，只有適時根據(jù)市場變化，把握不斷出現(xiàn)的新情況，形成多方配合全面行動的工作思維，才能創(chuàng)新房地產(chǎn)檔案管理，發(fā)揮房地產(chǎn)檔案管理的本質(zhì)作用。