理光OA系統助力企業管理——引進一年文印成本降幅超50%

在競爭日趨激烈的市場環境下，現代企業工作效率和成本控制，成為企業生存的制勝之道，尤其是對于擁有幾十年發展的歷史的國有企業，如何能脫掉歷史的包袱，利用創新的IT 系統OA 系統，提高企業效率降低辦公成本、人力成本就成了企業發展中的重要課題。

某電氣集團，是中國機械工業銷售排名第一位的機電裝備產業集團，它的歷史可追溯到1880年。主要業務是從事設計、制造及銷售各種電力能源設施、機電一體化設施、交通設施及環保系統等產品及相關服務。

作為一家擁有悠久歷史的離散型制造行業企業，在不斷發展的同時，企業在日常辦公中遇到OA 設備冗余、種類繁多、部署分散等問題，造成了維護管理成本高昂的問題，每年僅僅用在OA 設備維護人員和耗材再投入上的費用，就高達近幾十萬元。如何才能通過IT 技術將這些老舊的設備進行行之有效的管理，保證辦公文印輸出效率的同時，降低辦公文印費用的支出，成為此集團旗下某工廠IT 部門研究課題。

通過深入的基層用戶走訪調研，發現制造行業在不斷創新業務和深化服務的同時，對于辦公設備應用的需求也在隨之變化，特別是在文檔輸出的需求方面，變化尤為明顯。傳統打印、復印、掃描功能在速度、品質等方面已經不能滿足日益提高的辦公效率需求，大量冗余的陳舊設備不但不能滿足文印需求，反而因為高發故障和種類繁多的耗材成為企業發展的短板，更有甚者因為打印設備的陳舊，機器存在嚴重的漏粉、電磁輻射等影響職工身體健康、危害環境等嚴重問題。

通過與OA 行業文印解決方案全球領導品牌理光接觸，初步認識到企業要補齊文印設備的短板，就需要根據企業自身需求，定制整體文印解決方案，并提出了“新的打印、復印、掃描設備要高度整合，提高效率；提高可控性，降低文印成本；后期管理方便，保證文印輸出安全和降低能耗，符合環保精神，這四個方面的需求。”

理光公司就現存的問題、需求點、設備配置與選型、布局、軟件功能、流程、售后服務等方面進行了調研，并根據需求為企業自身需求量身打造了制造業企業專屬解決方案，達到以下效果：

一、降低成本，根據文印需求，淘汰部分現有冗余老舊設備，集中部署理光數碼復合機，通過機器性能提升，減少設備數量。

二、提高效率，根據各部門文印需求，配備相應性能的數碼復合機，并將數碼復合機與企業網絡打通，用戶通過IC 卡在企業內進行漫游打印，降低了因為打印的設備故障或擁堵而造成的辦公效率問題。

三、安全性，所有復合機增加IC 卡認證功能，用戶打印復印之前必須經過授權的IC 卡認證，只有本人能看到自己打印的文檔，不會跟他人的作業相互拿錯，外來人員更無法隨意完成復印、打印、掃描等操作，確保文檔的安全。

四、監控報表，管理系統對設備運行狀態進行監控，故障報警、消耗統計、分析報告等。報表數據可導出，實現了企業文印量化標準。

五、健康環保，服務商須提供符合國家及廠商認可的、質量完好的打印耗材，符合環保方面的廠家、國家標準，降低文印設備給環境帶來的破壞，并保證員工健康。

六、與理光簽訂管理協議，廠商通過抄表服務對硬件設備進行日常的維修與維護、定期保養、提供耗材、進行使用滿意度調查、統計服務數據并提供運營報告等相關的增值服務保障了產品的使用周期，簡化了IT、行政部門管理流程，提高企業整體運轉效率。

實施1年文印成本降50%

通過1年多的實施和使用，理光公司提供的整體辦公文印解決方案，取得了驚人的效果，高性能的理光數碼復合機，無論是在打印復印速度、文件輸出效果上，都有了質的提高，而自動輸稿器、自動雙面等功能，更進一步提高了辦公效率同時，減少了紙張的浪費，更進一步的降低了企業辦公成本，在解決方案實施一年中，整體的辦公成本降低約50%左右。

隨著制造業信息化的不斷深入，企業在實現數字化工廠過程中不斷摸索，在實現了制造流程數字化管理、物流數字化管理之后，對企業文印輸出數字化方面也提出了更高的要求。而整體性、定制型的行業解決方案勢必會成幫助制造業企業降低辦公成本，提高辦公效率，助力企業發展的利器。