路橋公司合同管理系統的建設

宋楊周

（中建新疆建工路橋工程有限公司，新疆 烏魯木齊 830054）

0 引言

隨著世界經濟一體化和知識經濟的迅猛發展，信息技術在公司管理中發揮著不可替代的作用。面對公司信息網絡化的趨勢，承擔著交通建設使命的路橋公司，必須對每項工程做到動態跟蹤和高效管理才能確保工程質量。而對于路橋公司的每個合同進行高效管理，就需要對合同管理進行系統建設。

1 路橋公司合同管理系統需求分析

1.1 路橋公司合同管理系統功能性需求分析

路橋公司主要從事道路、橋梁、港口、鐵路、隧道、機場、市政、水工等工程承包。一個大的路橋公司往往在同一時間段承包多項業務，合同管理系統建設階段需要將信息查詢功能強化，以便快捷簡便地找到相關需求信息，加強對合同執行的跟蹤功能和對整個合同生命周期的監控功能。

1.1.1 全生命周期管理需求

合同一般主要涉及簽訂、履行和廢止。在合同簽訂階段需要進行合同草擬和審批；合同履行階段需要進行合同臨時變更、合同糾紛處理和合同執行查詢；合同廢止階段涉及合同解除。因此，對于不同階段的合同介入的管理部門也不同，不同的業務活動導致合同管理成本也存在差異。在合同整個的生命周期管理中，針對路橋公司的合同糾紛處理和合同變更的管理成本最高。

1.1.2 路橋公司的財務管理需求

在路橋公司的治理結構中，都會設置法律合規部和財務會計部進行專門業務的管理，而財務會計一般涉及合同相關重要財務事項的管理要求，這就需要合同管理系統提供合同結算記錄、合同預算控制、合同印花稅計算等財務管理功能。

1.1.3 與路橋公司外圍系統的數據交互需求

任何路橋公司的管理系統都不僅是對合同的單一管理，還要涉及財務、檔案、采購和投資等其他部門的數據信息的管理，而路橋公司決策層發展戰略和其他重要事項的決定，需要對本公司的信息加以交互檢驗和集成匯總，需要合同管理系統提供實時合同基礎數據信息的接口服務。

1.2 路橋公司合同管理系統功能性需求

一是合同預算控制所進行的統計查詢功能；二是合同結算記錄功能，主要是合同款收支處理的關鍵信息能夠鏈接報賬平臺進行查詢；三是合同進度跟蹤功能，主要是對合同的實際執行進度進行詳細記錄；四是合同信息調用功能；五是合同印花稅計算功能；六是合同匯總統計功能，主要是對合同列賬金額和稅金信息等財務數據進行統計查詢。

1.3 路橋公司合同管理系統非功能性需求

路橋公司合同管理系統非功能性需求，主要是保證合同管理系統的安全性、可用性和可移植性，即這一合同管理系統從系統技術措施和維護管理等方面能夠確保系統安全，最大程度地滿足路橋公司的業務需求，并在公司內部進行系統移植。這些系統需求就使得合同管理系統建設必須遵循以下原則：

（1）系統技術的成熟性；

（2）系統平臺的標準性和可擴展性；

八卦門很多人認為宮寶田拜師尹福，董海川是以師爺的身份指點晚輩，所以宮寶田應該算八卦門第三代弟子，但是宮家人則認為因為宮寶田的師父尹福是帶藝拜師，其八卦掌法并不純粹，宮寶田跟著祖師爺學習，無疑是董海川的正宗衣缽傳人，應該是八卦門第二代才對。在《一代宗師》里面，采用的是宮家人的說法，把宮寶田當作了第二代傳人，讓宮寶森稱呼李存義為師兄，但事實上李存義跟宮寶田的師叔程廷華是過命的交情，當年在李存義面前，宮寶田只是小輩。

（3）數據傳輸的安全性，能夠對病毒進行嚴格防護；

（4）數據格式的統一性和準確性。

2 路橋公司合同管理系統的界面分析與管理

路橋公司有著多項業務，因此，必須有多個系統，如行為系統、技術系統等，其中也有子系統，這些子系統單元之間也存在著相互聯系，而界面（又稱接口）就是相互聯系的子系統之間的界限，界面管理就是對子系統之間信息交換、技術和管理協調及界面之間相互關系協調以便實現系統目標的活動。既然公司存在多個系統，那么系統就會存在多種類型，以下是對其的簡單描述。

（1）各管理子系統之間的職能管理流程界面

由于子系統之間目標和功能的不同而導致其職能不同，可以分為質量管理子系統、進度管理子系統和合同管理子系統等。

（2）路橋公司各類組織系統之間及整個系統與外界環境系統之間的管理界面

承擔交通基礎設施的建設任務，路橋公司要與材料供應商、政府主管部門等單位間存在一定的聯系，因此必須對路橋公司與參建單位之間的往來設置相應的管理界面。在信息技術日益發達的時代背景下，公司內部的資源整合、信息交流、技術保障等幾乎都是通過界面輸入，而公司向社會提供的服務信息和產品信息也是通過界面進行輸出。

綜合大型路橋公司一般都會設置人力資源部、物資裝備部、招標辦公室、法律合規部、工程管理部、市場開發部、財務會計部、審計監察部、安全質量監督部等部門，跨越多個職能部門的界面被稱為部門間流程界面。路橋公司部門內部一定會有自己的局部利益，部門之間有時會為了自己的部門利益而有沖突或分歧，公司領導人對這些部門間的活動進行協調，成功協調是建立在對各個部門信息的充分掌握上，而這些信息就是通過遠程聯系獲取。此外，這些職能部門間的共同作用才能構成某一工作完成的特定流程，如對路橋公司的支付而言，會經過工程質量驗收、造價審核和領導簽字，這就會跨越不同部門間的聯系。

3 路橋公司合同管理系統的設計與實現

3.1 目標分析

路橋公司的工程項目建設注重進度、質量和費用三大目標，這就需要重點對合同簽約對應的招投標管理子系統、合同變更和索賠等相對應的工程變更管理子系統及合同全生命周期管理系統進行設計，以達到有效的管理。

3.2 主要功能模塊分析

（1）合同簽約管理模塊

主要是實現合同文本審核流轉單的增、刪、改和在線流轉，電子文檔的在線批注、掛接和審核及招標相關的信息查詢。

（2）合同進程管理模塊

主要包括質量信息管理、進度信息管理、計量信息管理和支付信息管理。其中，質量信息管理是對路橋工程各標段的質量進行檢測、評定和對比分析并對所發生的質量事件進行匯總；進度信息管理是對路橋工程各標段的進度計劃和完成情況進行對比分析和編制匯總表，以供查詢；計量信息管理是對路橋工程各標段的工程量清單、中間計量總表和對每期工程完成的費用分攤，以及用直方圖對其進行統計分析；支付信息管理是對路橋工程各標段的中間支付單和付款單等支付信息進行跟蹤、匯總和查詢。

（3）合同變更模塊

主要是對路橋工程各標段的變更單進行系統報警、量價分析和計算審核以方便查詢，變更單需要標明變更的原因、內容、時間等信息并制訂合同變更一覽表。

（4）合同索賠模塊

主要是路橋公司對其他公司發生的合同違約進行的合同索賠，特別是對合同涉及的變更工程量和單價及工期進行分析，并對索賠日期和索賠原因等內容編制合同索賠信息一覽表，以便對合同索賠情況進行及時的提示和跟蹤。

（5）合同終止管理模塊

主要是路橋公司在工程竣工后需進行合同結算和相關資料轉移等后續工作，并對合同結算的增刪改信息作一記錄。

4 結語

路橋公司合同管理系統的建設并不是一蹴而就的，需要在建設過程中不斷完善和改進，并隨著信息技術的變化而進行相應調整，這樣才能實現路橋公司的高效管理。

[1]張琪琪.企業合同管理研究——側重于B公司合同管理系統的分析[D].成都：西南財經大學，2009.

[2]張張龍.中國某公司合同管理系統的設計與實現[D].濟南：山東大學，2011.