試論在市場經濟條件下的企業檔案工作的發展

陳貴娥CHEN Gui-e

（太原鋼鐵（集團）有限公司工程管理部，太原 030003）

（Taiyuan Iron and Steel (Group) Co.，Ltd.Engineering Management Department，Taiyuan 030003，China）

0 引言

改革開放以來，我國逐漸建立了社會主義市場經濟體制，尤其是十八屆三中全會通過的《中共中央關于全面深化改革若干重大問題的決定》。則為下一步更加完善這一體制吹響了改革的號角，勾畫了一幅壯麗的藍圖。我國經濟體制的這一歷史性改革是一場深刻的社會變革，它必將給我國的經濟發展和社會進步帶來重大的影響，而國有企業作為我國社會主義市場經濟的一個重要成分，它的發展直接推動著我國社會主義市場經濟的發展。隨著國有企業改革的發展，國企的管理無論是外部環境還是內部結構都發生了深刻的變化。這些變化給企業檔案工作帶來了一定的影響，企業檔案工作如何在社會主義市場經濟形勢下發展，成為檔案工作迫在眉睫的新問題。

1 企業檔案工作必須抓住機遇深化改革

在我國的經濟體制由計劃經濟向社會主義市場經濟轉變過程中，企業檔案部門應當抓住機遇，迎接挑戰，深化改革。

①企業檔案部門必須明確深化改革的目的和指導思想，即在社會主義市場經濟條件下，進一步繁榮和發展檔案事業，更好地履行檔案部門的職能。最大限度地發揮檔案部門的作用，為企業發展服務。為社會主義物質文明和精神文明建設服務。②要解放思想、創新思維，樹立市場經濟意識、效益意識、競爭意識和協作意識等一系列發展社會主義市場經濟所必需的新觀念。③要轉換服務功能，強化企業檔案信息服務功能，建立適應社會主義市場經濟需要的企業檔案雙軌運行機制，即一方面要完善檔案檢索體系，加強用戶培訓和指導，做好檔案的借閱服務和一般性的參考咨詢服務，為企業的生產服務。另一方面，又要確立企業檔案信息商品服務的性質，建立企業檔案信息產業部門，積極進行企業檔案信息開發，努力建立企業檔案信息數據庫，把企業檔案部門辦成檔案信息的交流基地和交易場所，從而使事業和產業互相促進，相得益彰，交融一體。④要改革用人機制，穩定檔案干部隊伍，保證企業檔案事業在社會主義市場經濟條件下的持續發展。一要尊重知識，主動關心廣大檔案人員的業務水平提高和技能培訓；二要尊重人才，在廣大檔案人員中選拔優秀干部；三要實行干部任期考核制；四要在檔案部門引進競爭激勵機制。

2 做好企業檔案的開發利用工作

由于市場經濟體制的確立，企業對信息的利用需求進一步提高了。企業檔案是企業乃至國家的寶貴財富，是企業各項活動真實的歷史記錄，是企業的重要信息資源。企業的檔案工作，是企業工作的重要組成部分。在企業檔案工作中，企業的檔案部門和檔案工作者十分重視企業檔案的開發利用工作，把開發利用工作擺在首位，視為生命線。因為開發利用工作做得越好，才能充分體現企業檔案和企業潛藏的經濟效益和社會效益，才能充分體現企業檔案和企業檔案工作的價值；也只有這樣，企業檔案和企業檔案工作才能倍加受到重視。才能有自身的生存和發展條件，才能擴大自身在企業各項工作中的活動舞臺，才能越來越成為企業不可缺少并且努力增加和加強的資產和工作部門。可以說，企業檔案的開發利用工作，集中體現著企業檔案工作的生命力和競爭力。企業檔案工作的生存和發展，關鍵在于開發利用。這就是中國企業檔案工作者常說的企業檔案“貴在利用”。

基于上述認識，廣大企業檔案工作者，要千方百計，采取多種形式，開發利用企業檔案，為企業領導人、工程技術人員和職工服務，為企業提高經濟效益服務。如，在當年的熱連軋電氣系統大檢修中，我們單位因是熱連軋建設的重要指揮部門，保存有一套較完整的熱軋設備圖紙，在檢修中及時提供給指揮部，節省了時間，降低了費用，確保了熱軋檢修的順利進行。又如，我現在的單位檔案室，把歷年發生的火災事故資料進行統計，發現80%是由于施工人員在現場焊接時產生的焊火花引起的，安全質量人員在現場著重檢查焊接作業的地方，有效地降低了同樣事故的重復發生，降低了火災發生次數。由此可以看到，檔案信息的開發利用不僅是滿足企業需要。體現檔案價值，有效利用檔案信息資源的必要途徑，而且是衡量檔案工作水平，進一步提高檔案工作地位的可靠保證。因此，強化企業檔案信息的開發利用工作是十分重要和十分必要的。

3 企業應實行檔案、圖書、情報資料一體化管理

鑒于企業對信息工作的高標準、新要求，建立適應市場經濟和企業改革需要的檔案管理模式已勢在必行。本人認為在企業內應建立文獻信息一體化管理機構。實行檔案、圖書、情報資料一體化管理相結合，是比較理想的模式。

從檔案工作的基本性質來看，企業檔案與圖書、情報資料等有著共同的屬性，它們同屬于企業文獻，在記錄內容、作用范圍、管理方法等諸多方面有其相似的特性。實現檔案、圖書、情報資料的一體化管理，可以將企業從事生產經營活動及其管理工作所需要的各種文獻信息集中起來，充分發揮其咨詢、參考作用，達到信息資源共享，滿足企業綜合利用多方面信息的需求，同時可以精簡機構，提高工作效率。在有條件的單位建立電子計算機網絡，還應將文獻信息管理作為一個子系統，納入企業管理信息系統進行管理，充分發揮信息工作的高效、快捷利用，為改善企業管理，提高企業素質服務。如，我單位雖是一個新成立的處室，但單位90%的人員都是技術人員，所以我們的檔案室就是按照這一模式建立的，成立以來，編制了檔案、圖書目錄，并存入電腦實行了開架閱覽，獲得了本單位技術人員的好評。

4 加強業務培訓，提高檔案工作者素質

為保證檔案事業在社會主義市場經濟條件下的持續發展，企業檔案工作必須加強業務培訓，提高檔案工作者素質。檔案學是一門綜合性學科，它不僅與歷史學、圖書館學、情報學、文書學、秘書學等文科直接相關，而且同各種自然科學技術密不可分，這就要求檔案工作者除了掌握檔案學專業理論知識和實踐技能外，還應具有廣博的相關知識。一方面，現代聲像技術、縮微技術、電訊技術、存儲技術以及電子計算機技術的廣泛應用，將使檔案管理工作日趨復雜化、技術化、專業化。檔案收集、整理、鑒定、統計、編目、貯藏、保護、編研、存取、復制、以及檔案信息的檢索、傳輸、利用及對外交流等一系列工作都采用相應的現代科學技術和設備，企業檔案工作者不僅要具有扎實的基礎理論功底和基本實踐技能，而且還應熟悉與本企業有關的專業技術，不斷更新知識、掌握高新技術、完善知識結構。筆者認為，對未來企業檔案工作者的素質要求，至少包括以下幾點：一是應了解和掌握文史地、數理化、生物、經濟、管理、法學、公關、外語等學科的基本知識；二是應具備檔案學、檔案管理學、文書學、目錄學、檔案保護技術學、檔案開發與利用學、檔案自動化管理以及檔案著錄、標引、檢索、編研、復制、修裱等有關檔案專業理論知識和基本技能；三是應具有不斷汲取新知識、鉆研新技術的能力，能熟悉掌握電子計算機、空調機、去濕機、傳真機、縮微設備等現代技術裝備的工作原理、操作方法和維修保養技術、與本企業有關的專業知識。只有真正建立起合理的知識結構，并善于將文理知識融匯貫通，正確指導自己的工作實踐，企業檔案工作者才能適應企業現代化的發展需要，為社會主義市場經濟的發展作出自己的貢獻。

[1]劉姣.試論提高企業檔案管理工作的質量[J].社科縱橫(新理論版)，2012(03).

[2]陳麗萍.我國企業檔案管理體制的發展與演變[D].福建師范大學，2011.

[3]宗培嶺.市場經濟體制下企業檔案工作的歷史經驗依然值得重視[J].上海檔案，2008(10).