公安院校學生檔案管理規范化建設

鄧大平

（四川警察學院 四川瀘州 646000）

公安院校學生檔案管理規范化建設

鄧大平

（四川警察學院 四川瀘州 646000）

當今社會信息化高速發展，對公安院校檔案工作管理提出了前所末有的新要求，具有定特殊性的公安高等院校檔案管理而臨著全新挑戰與機遇。隨著公安院校改革進程的加快，為了加強公安院校檔案管理工作，迫切需要從當前公安院校檔案管理存在的問題出發，通過跟蹤國內外警察院校在檔案管理發展趨勢，探索我國公安院校學生檔案管理的規范化途徑，以期提高公安院校的學生檔案管理水平和利用率。

公安院校；學生檔案管理；規范化，域外經驗；創新

公安院校的學生檔案管理工作具有一定的特殊性，因為部分檔案文件內容涉及到國家機密而具有較高的保密性。這就對公安院校的檔案管理提出了更高的要求，因而相對于其他高校，公安院校的學生檔案管理工作的要求更嚴。加強公安院校學生檔案管理規范化建設，對于更好地適應社會發展和公安教育事業的需要，促進公安院校學生就業具有現實意義。

一、我國公安院校檔案管理工作現狀

當前公安院校學生檔案管理不夠規范，信息化程度不高。主要表現為檔案意識淡薄、檔案管理分散、沒有集中管理，不便查找，不分檔案歸檔不及時，造成檔案遺失，項目資料保存不完整，不分報批資料不齊全，部分批閱件原件查找困難，檔案密級的設定與保管未按照相關規定執行，不分重要檔案的保存不夠安全，電子檔案管理工作薄弱，檔案管理人員多數未經過系統的專業培訓等問題，遠遠落后與國外發達國家公安院校檔案管理水平。

（一）管理思想與意識落后。

學生檔案管理綜合反映在校學生的多方面情況，目前因為管理人員的意識薄弱導致管理水平上不去，管理地下等多種問題的發生，嚴重制約著我國公安院校學生檔案管理工作的發展。工作人員在對檔案管理工作的認識上很多人還停留在過去“傳統神秘觀”的認識階段認為檔案涉及到個人思想觀念、政治立場、個人隱私等方而不便也不愿意公開其內容，而且根據傳統習慣現在公安院校中檔案工作主要還是搜集學習經歷、個人政治歷史、家庭社會關系等方而的材料而忽視有關個人業績和能力的信息，使得有些檔案存在片而、雷同、重復等問題。加之學院未使檔案管理專業化，多數由學生自己填寫，造成檔案真實的缺失。由于存在不符合要求的想象，現在檔案不能全面反映學生的綜合素質情況，導致質量不高。

（二）基礎設施差管理手段陳舊。

隨著《中華人民共和國檔案法》等一些列法律的頒布實施，加之公安院校學生檔案管理的重要性，公安院校也越來越重視學生檔案管理工作，多數學院都加人了專項資金的投入，添置了計算機、復印機、打印機等現代化的設備，但仍有部分公安高校出于對學生檔案的重視程度不夠，基礎設施差、檔案室狹窄、潮濕設備不配套引起檔案材料霉變、蟲蛀影響檔案的關觀、整潔、完整，不但影響了工作效率，還導致了檔案管理的樓后甚至更嚴重的情況。

隨著信息化時代的到來，電子文件已經成為文件的新主體，是檔案的重要組成部分。和傳統的文件管理手段和技術水平來說，現代管理不管是從技術和水平上都有了很大程度的進步，對于管理工作來說是千載難逢的變革新時期。但盡管面對機遇，因為無意識，現在公安院校依然采用傳統手段和技術，這在很大程度上造成了管理效率的低下和管理質量的落后，很難適應現代社會的大發展和形勢。同時在檔案管理工作日趨繁重的今天，其管理手段仍沿用傳統的辦法，檔案材料的整理和檢索仍基本靠手工完成，很難面對現在大數據大容量的要求，因此，加快現代化技術革新是我國公安院校檔案管理的必然出路。

（三）管理人員不專業化導致管理水平低下。

學生檔案管理工作是一門綜合性的邊緣科學，具有自身的理論和發展規律，特別是在在檔案管理人員的配備上，公安院校人都缺乏專業性人才，現有工作人員一般不是檔案專業畢業從事檔案管理工作，而且又沒有經過檔案專業知識的系統學習，缺乏檔案管理的專業知識和應有的素質，有的管理人員身兼多職需要從事其他繁雜的工作，沒有充裕的時間保證及時地收集、整理檔案材料，更不要說更新專業知識、提高管理水平，即使是專職人事檔案管理人員也因人員配備不足造成檔案管理人員疲于應付越來越多的紙質檔案的整理工作，缺乏時間對現代化管理知識的學習、更新檔案工作在這種專職人員缺乏、管理水平低下、知識更新緩慢等問題的影響下已遠遠不能適應新時期公安高校發展的需要，因此加速培訓管理工作人員現代化步伐就顯得十分迫切和必要[1]。

（四）檔案管理監督機制不嚴。

學生檔案管理應該是為決策和使用服務的，它的任何工作都應該圍繞作用真實性和嚴謹性來開展，然而在實際工作中學生檔案絕大部分內容都被敷衍化、松弛化，缺乏相應的管理監督機制制約和檢查，在管理過程中普遍存在著缺乏規范化和標準化。其中，管理紀律不嚴，管理工作人員工作嚴謹性缺失，保密意識差尤其突出。經過相關調查，在學生畢業時學院出具的推薦表等相關證明材料，有多數內容是學生自己填寫，沒有經過相應的對照檢查，老師對學生的評價和堅定千篇一律，有的甚至是學生自己填寫，沒有審核立即歸檔，一切從簡。這不僅使檔案的真實性大打折扣，使學生有空子可鉆，從而反映出學校在管理工作上的巨大漏洞。隨著現代技術的發展，很大程度上能夠充分解決這些問題，通過計算機的運用，可以快速查詢學生檔案記錄，很大程度上能夠起到杜絕暗箱操作的影響，讓檔案管理在陽光下運行[3]。

（五）檔案管理過于封閉。

現代社會是一個開放的社會，在這個大環境下，信息的流通對于現在學生畢業找工作起著相當大的作用和影響。但是現在公安院校學生檔案管理本著以保密的原則，拒絕開放，這不僅導致了學生對外交流的封閉，而且影響了外界對公安院校學生的認識，在應聘工作崗位時產生無所適從的感覺。所以必須適當開放信息交流，特別是檔案相關內容，讓社會了解警校學生，使公安院校學生能夠走得出去。

二、域外經驗

目前，具有代表性的美國、英國、德國等國的警察院校的學生檔案管理在歷經了近一個世紀的發展變遷，已具有規范性和科學性以及先進性，電子檔案管理制度及相關標準、法規都更加完善，重視檔案管理自動化系統的數據前期工作，檔案資源服務細致化、規范化，檔案的開放和利用方式多樣化。

（一）建立了較為科學的管理模式。

第一，它具有較為充分的自主權。按照國外頒布的法律，學院一般享有多項自主權。第二，內部組織機構設置較為合理。檔案部門實行檔案管理長負責制，設管理長、副管理長、管理長助理各1人[2]。其中下設三個部:檔案管理部、行政部、檔案行政部，每部下分幾個小組，如檔案管理部分為技術組、檔案管理組;檔案行政部分為行政組、監督組、目錄組，各組內還進行具體的分工，如管理小組又細分為，文件、資料、視聽材料、圖像處理等。第三，管理部門形成了一個良好的管理人才培訓機制，當今世界，科學技術的發展日新月異，知識更新日益加快，國外警察院校對職工的要求沒有停留在能一般地應付工作上，而是要求職工要跟上知識更新的脈搏，以適應警察院校領域不斷拓展的需要。為此，每年都選派工作人員參加有關的各種培訓，并形成制度，做到經常化、制度化、規范化。

（二）應用先進技術。

目前，發達國家警察院校已普遍將現代先進技術手段應用到警察院校學生檔案管理上。典型的是電子技術的應用，組建檔案現代化管理局域網。檔案局域網的建立，實現檔案信息及時更新，信息資源發布和共享，使得檔案信息得到了快速處理和傳輸，學院及系、部、處、室的各級領導及一般工作人員可隨時查閱和掌握學校工作情況、動態，為院校的各項工作的決策提供了全面檔案資料和參考信息，也為校內外的廣大師生的各類檔案的查詢提供準確的資料和信息。

（三）檔案管理實現了強大的功能。

一是具有永久保存性，因為警察院校學生檔案對于公安工作和國家安全來說具有很強的重要性。二是部門專業性，負責收錄整理學生和各部門的重要文件、檔案、圖像資料、音頻文件等，根據這一職能的要求，國外警察院校檔案負責部門設置了專門的文件處理中心，負責其全部職能。三是全面真實性，警察院校的檔案必須是具有絕對的真實性，關系到國家安全的重要，國外主要通過定期檢查和監督等方式保證[3]。

三、創新公安院校學生檔案管理規范化的機制

新時期、新發展賦子了公安院校學生檔案管理工作新的含義和新的任務，公安院校的學生檔案管理工作必須緊緊圍繞管理制度改革為工作原則，這就要求我們從思想觀念、基礎設施投入、隊伍建設、信息利用等各方而不斷加強對學生檔案管理工作的研究與探索，建立規范化管理機制，適應新時期學生管理工作，開創新局面。

(一)轉變觀念適應現代公安院校學生檔案管理工作的要求。

1．解放思想，轉變觀念。轉變管理觀念要從思想上適應新時期學生檔案管理工作，在社會改革大潮中，檔案部門收到許多因素影響和制約，發展速度較為緩慢，如果不解放思想，打破傳統觀念的束縛，檔案工作就不可能有所作為。解放思想、實事求是是使我們在思想上和工作上永遠保持先進性的有利保障。因此新時期的公安院校檔案管理工作必須沖破傳統觀念的束縛，改變傳統的學生檔案管理方法，首先要強化服務效能，發揮檔案作用，緊緊圍繞公安學生工作的調整、決策為管理工作服務是公安檔案工作的根本日的和核心任務。

2．樹立意識，不斷革新。歷史證明檔案管理工作到了非改不可的地步，加之形式的發展和其它因素的影響，迫切需要改革，所以檔案工作者應增強服務意識拓寬服務領域，及時根據公安工作和其他中心工作的需要主動學習進步，在學習和實踐中不斷研究探索新的管理方法，并運用現代管理理論和科學的檔案管理理論更新檔案管理人員的管理觀念與管理理念。

(二)加快檔案信息化建設以滿足現代公安院校學生檔案管理工作的要求。

在現代日新月異飛速發展的時代，任何事物都會隨之改變，面對日益復雜的環境，必須加大投入，加快檔案信息化建設步伐。所謂檔案信息化是指在檔案管理活動中全面應用現代信息技術對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用的服務，雖然隨著科學技術的發展、計算機應用的普及公安院校檔案管理也在朝著信息化方向邁進，但是人部分院校在檔案管理方而還有很多先進的技術手段沒有得到充分的挖掘和應用的情況，而對當今人事檔案文件數量增加信息化程度越來越高的局面公安院校如何面對，就要求檔案部門必須加大投入推動檔案管理的數字化和網絡化建色，把學院信息化建色納入建設日程，積極做好信息化建設。

(三)創新管理方式促進現代公安院校學生檔案管理工作的發展。

1．依法治檔，領導是關鍵。檔案法等有關法律規定是我們做好檔案工作的法律依據。貫徹執行檔案法對于加強檔案管理、有效地保護和利用檔案，將起到有利保障。高效領導應依據相關法律法規，切實將檔案工作納入學校的目標管理，加大檔案執法力度，認真研究和解決好檔案工作中的實際問題。

2．提高檔案管理干部隊伍素質四檔案管理工作的前提。首先檔案干部隊伍素質是做好檔案工作的保障。首先可以通過脫產、半脫產、業余和成人教育、普通高校等多種形式、多種途徑提高檔案人員的檔案理論和業務水平，還可以建立促進檔案人員自我發展的機制，如建立崗位責任制、目標管理制度、考核評比辦法等，促進檔案人員提高業務水平。還應要求檔案人員學會掌握現代化設備操作技術，如計算機的使用。其次可以參加交流研討活動，積極撰寫學術論文。通過參加新知識、新技術講座，參加學術研討會來增強創新活力。

(四)加強管理隊伍建設是現代公安院校學生檔案管理工作的契機。

管理工作人員是檔案工作的主體，對檔案事業的成敗起著決定性作用，因此建設一支對公安事業忠誠、業務精良、結構合理的檔案工作隊伍是公安院校檔案工作的重中之重，是擺脫困境的重要保障。要加強管理隊伍建設，第一要相關規定和條例配足檔案管理人員，以確保建立一支人員結構合理、業務水平較高的專職檔案人員隊伍，第二為適應新形勢下檔案工作的要求應加強檔案工作隊伍建設，在政治素質上選擇政治可靠、作風正派、責任心強、業務能力突出的共產黨員去從事檔案管理工作，第三對檔案工作人員要進行有針對性、計劃性的專業培訓，使他們不斷學習新知識掌握新技術，根據檔案工作人員的知識結構和發展方向安排各種形式的繼續教育，通過到高校進修參加專業知識講座以及經驗交流等方式提高管理人員的專業知識水平，只有將檔案管理人員的專業素養和信息化管理能力提高到一定程度才能不斷推動檔案管理工作向前發展，以適應公安教育事業發展的需要。

(五)順應大數據時代的發展趨勢，實現現代公安院校學生檔案數據和服務的全面化。

首先，我們必須充分認識到大數據時代的現代公安院校學生檔案信息化管理是一個功在當代、利在千秋的龐大的系統工程。電子文件的管理、數字檔案建設、紙質檔案的數字化、電子檔案的應用等現代公安院校學生檔案信息化應用與管理，是一項關系現代公安院校學生檔案事業發展全局的戰略舉措，必須納入國家現代公安院校信息化建設的總格局中，同步進行，協調發展，以實現現代公安院校學生檔案資源共享，更好地在現代公安院校工作中發揮其作用，并為社會和人民服好務。

其次，大數據時代下的現代公安院校學生檔案信息化管理是建立在先進的技術、嚴密的分工和廣泛協作的基礎上的，現代公安院校學生檔案標準化是現代公安院校信息化建設的重要基礎。現代公安院校學生檔案標準化通過制定和貫徹各種標準、規范，使技術應用和分工協作有了統一的科學準則和依據，保證了檔案各項工作能夠有機地聯系起來，并且在檔案管理中取得最佳的效果。在信息化管理中，信息的共享和網絡的溝通更依賴于統一的標準和規范，避免現代公安院校檔案各自為政，不規范、不標準的現象出現。大數據時代現代公安院校學生檔案信息化管理應遵循的基本原則，如雙套制管理原則，文檔一體化管理原則，信息網絡安全原則等，應由公安部來宏觀管理，統一認識，統一組織。如此，才能順應大數據時代的“兩全”的趨勢，實現現代公安院校學生檔案數據和服務的全面化和全方位化。

(六)大力全面培養，打造復合型人才。

大數據時代下，要加快現代公安院校學生檔案信息化管理，需要著重培養造就一大批既懂檔案業務，又懂信息技術的復合型人才。

首先，加強現代公安院校學生檔案工作人員的計算機能力培訓。作為現代公安院校學生檔案工作人員，對計算機業務的掌握程度直接決定著現代公安院校學生檔案信息化發展的程度。現代公安院校學生檔案人員不僅要在過硬的檔案專業知識，還要提高計算機操作技術能力和信息化管理素養，只有精通計算機操作和檔案業務知識的檔案人員，才能夠應對大數據時代下現代公安院校學生檔案信息化的駭浪。

其次，加強計算機專業技術人員的檔案業務培訓。作為計算機專業技術人員，對各種現代公安院校學生檔案業務的熟悉程度直接決定著檔案軟件開發和應用質量的高低。當計算機應用發展到網絡化和信息決策輔助階段時，怎樣使檔案管理科學化、調度有序化、傳遞信息規范化、提供檢索快捷化、操作手續簡單化，將取決于程序開發者對檔案業務的了解程度。

第三，培訓的方式與機制。可以采取長期與短期、遠程與面授相結合的方式，培訓應注重效果性與效率性、系統性與實用性相結合，通過繼續教育、專題講座、業務研討會、學術交流及信息技術培訓班的方式，提高現代公安院校學生檔案信息管理隊伍的素質，建立長效培訓機制，培養現代公安院校學生檔案人員將各類有價值的現代公安院校學生檔案信息資源整合、分析、挖掘的能力，使現代公安院校學生檔案人員由傳統的“現代公安院校學生檔案保管者”變為“現代公安院校學生檔案信息資源的管理者和傳播者”，從而為大數據時代下的現代公安院校學生檔案信息化發展奠定堅實的人才基礎。

[1]曹蘇慈.關于檔案信息化建設的思考[J].山西農業大學學報，2004，(3).

[2]薛曉峰.淺析新時期高校檔案管理的現狀與對策[J].呂梁教育學院學報，2009，(3).

[3]土進平.高校檔案管理創新探究[J].洛陽理工學院學報(社會科學版)，2008，(2).

（責任編輯：賴方中）

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1674-5612（2014）06-0127-05

2014-06-05

鄧大平，（1965-），男，四川瀘州人，四川警察學院副研究館員，研究方向：檔案管理。