簡析人事檔案在人力資源管理中的作用

李 萍

（陜西省氣象臺，西安 710014）

簡析人事檔案在人力資源管理中的作用

李 萍

（陜西省氣象臺，西安 710014）

簡要介紹了人事檔案與人力資源管理的關(guān)系及其在人力資源管理中的作用，結(jié)合氣象部門人力資源信息采集統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)的應(yīng)用，分析總結(jié)了人力資源管理中人事檔案資料信息化過程中存在的不足，以期引起關(guān)注。

人事檔案；人力資源管理；信息化

人事檔案是員工個人信息的儲存庫，是記述和反映職工個人、家庭情況、工作、經(jīng)歷、才能、品德、工作表現(xiàn)等，并以個人為單位收集、整理后集中保存起來，以備查考的文件材料。是組織人事部門 “識人、選人、用人、留人、育人”的重要依據(jù)。人事檔案的管理和運(yùn)用是人力資源管理的重要組成部分，兩者相輔相成，不可分離，人力資源管理離不開人事檔案提供的信息。

1 人事檔案與人力資源管理的關(guān)系

人事檔案是在人事管理活動中形成的，人事檔案管理是對人事檔案實(shí)體的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動，它可以為人力資源管理提供基礎(chǔ)信息。微觀的人力資源管理就是運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)方法，對與一定物力相結(jié)合的人力進(jìn)行合理組織、協(xié)調(diào)、培訓(xùn)和調(diào)配等工作，使人力、物力經(jīng)常保持最佳比例，同時對人的思想、心理和行為進(jìn)行恰當(dāng)?shù)恼T導(dǎo)、控制和監(jiān)督，充分發(fā)揮人的主觀能動性，使人盡其才，事得其人、人事相宜，使組織成長與個人能力發(fā)展相適應(yīng)。人力資源管理活動包括人力資源規(guī)劃，招聘與配置，培訓(xùn)與開發(fā)，績效管理，薪酬與福利管理，勞動關(guān)系管理等內(nèi)容。因此，人事檔案與人力資源管理的關(guān)系十分密切。人事檔案是人力資源管理過程中產(chǎn)生各種信息的有效載體，人事檔案的內(nèi)容是人力資源管理過程中識別人才、選拔人才、使用人才的重要依據(jù)。人力資源管理與人事檔案管理互為作用，互相促進(jìn)，人力資源的廣泛使用能促進(jìn)人事檔案的發(fā)展，而人事檔案的科學(xué)化管理，又會推動人力資源的開發(fā)。

2 人事檔案在人力資源管理中的作用

（1）人事檔案為人力資源管理提供真實(shí)可靠的信息

人事部門通過查閱人事檔案，可全面了解員工的詳細(xì)情況，掌握其現(xiàn)狀，從而預(yù)測其發(fā)展?jié)摿Γ垢黝惾瞬鸥骶推湮唬瑩P(yáng)長避短，達(dá)到 “使合適的人在合適的位置上”，最大限度地發(fā)揮人才效力。

（2）人事檔案促進(jìn)了人才的合理配置

通過查閱職工人事檔案，能夠更具體地了解職工的相關(guān)信息，根據(jù)不同人才的能力和特點(diǎn)，進(jìn)行合理的人才配置，促進(jìn)部門之間、系統(tǒng)之間、崗位之間人才的有序流動，有效避免人才擠壓和學(xué)非所用等現(xiàn)象，提高人才的使用效率和價值，使人力資源得到最佳的配置。

（3）人事檔案有利于避免人力資源需求預(yù)測的盲目性

有效利用職工人事檔案，對分析單位人力資源狀況是否適應(yīng)事業(yè)的變革與發(fā)展要求起著重要作用，脫離人事檔案制做的人力資源需求，難免存在盲目性。

（4）有利于更好的對員工進(jìn)行職業(yè)生涯規(guī)劃

職工的檔案材料收集了反映職工的受教育水平、專業(yè)特長、職務(wù)職稱、工資薪酬、工作表現(xiàn)等方面的情況，人力資源管理部門可根據(jù)這些信息，選其所精，用其所長，為職工設(shè)定合理的職業(yè)生涯及發(fā)展方向。

（5）人事檔案有利于采取有效的激勵手段

馬斯洛需求層次理論中提到了人有生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我實(shí)現(xiàn)需求。不同的人在不同階段有不同的需求，滿足不同階段的需求，對職工的激勵程度也是不同的。可以通過對職工檔案資料的分析，了解職工的切實(shí)需要，并采用有針對性的激勵手段。

3 如何提升人事檔案在人力資源管理中的作用

隨著時代的發(fā)展，目前的人事檔案已經(jīng)不能適應(yīng)人力資源發(fā)展的需求，人力資源管理對人事檔案管理提出了新的要求，只有緊跟時代發(fā)展，不斷提高和完善人事檔案工作，才能為人力資源開發(fā)提供強(qiáng)有力的保障。

3.1 切實(shí)提高人事檔案管理人員的素質(zhì)

隨著現(xiàn)代化水平的不斷提高，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理的需要。在引進(jìn)高素質(zhì)人才充實(shí)到人事檔案管理部門的同時，加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案管理人員現(xiàn)代信息技術(shù)的培訓(xùn)，以傳統(tǒng)的檔案管理方法為基礎(chǔ)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、檢索自動化，更好地為人力資源管理服務(wù)，為高層決策服務(wù)。

3.2 豐富人事檔案內(nèi)容

縱觀人事檔案收集內(nèi)容發(fā)現(xiàn)，每卷檔案內(nèi)所涉及的材料名稱幾乎是雷同的，很少有差異。若能夠增加反映個人綜合能力、素質(zhì)或由權(quán)威部門認(rèn)定的業(yè)績考核資料以及個人性格特點(diǎn)、專業(yè)能力、興趣愛好等個性化材料，豐富人事檔案內(nèi)容，對提高人事檔案的有效利用率有著重要的作用。

3.3 提升人事檔案的針對性

人事檔案應(yīng)是對一個人參與社會實(shí)踐活動歷程的真實(shí)寫照，它全面、歷史、客觀地反映了一個人成長的真實(shí)面貌，使考察者在查閱檔案時如見其人。然而，查閱目前的人事檔案時會發(fā)現(xiàn)材料單一，內(nèi)容抽象，鑒定、考察材料中套話、空話多，體現(xiàn)不出個性特點(diǎn)，使人事檔案失去了真正意義上的參考價值。要使人事檔案成為人力資源管理的得力助手，就必須在形成檔案材料時改變傳統(tǒng)檔案 “千人一面”，千篇一律的現(xiàn)狀，有效提高人事檔案的針對性。

3.4 增強(qiáng)人事檔案的真實(shí)性。

真實(shí)性是人事檔案的 “第二靈魂”。檔案材料缺乏真實(shí)性，人事檔案就失去了存在的意義。要做到 “檔如其人”、“檔即其人”，就必須做到實(shí)事求是，真實(shí)有效的檔案材料，才能為人力資源管理提供可靠的依據(jù)。

3.5 增強(qiáng)人事檔案收集的及時性

人事檔案材料的歸檔過程，是一個前后銜接、相互關(guān)聯(lián)的有機(jī)整體。在長期的檔案管理工作中，經(jīng)常會遇到因工作調(diào)動、崗位變動，學(xué)生就業(yè)等情況，使檔案材料分散或缺失現(xiàn)象，有些材料又無法增補(bǔ)，影響了人事檔案的完整性。因此，檔案管理者應(yīng)及時收集、整理個人檔案資料，做到收集完整、鑒定準(zhǔn)確、整理有序、保管安全、利用方便。為組織部門全面掌握每位職工的實(shí)際情況創(chuàng)造條件。

3.6 建立健全科學(xué)的人事檔案管理制度

科學(xué)合理的人事檔案管理規(guī)章，是為人力資源管理提供可靠依據(jù)的重要保證。在檔案材料收集歸檔方面必須做到及時、完整、全面、分類準(zhǔn)確；在檔案材料鑒別方面必須做到去偽存真，在確保材料的真實(shí)性的同時，體現(xiàn)出個性特點(diǎn)；在查閱、傳閱，遞轉(zhuǎn)檔案過程中，必須做到有章可循，有法必依，確保檔案材料安全可靠。

4 氣象部門人事檔案在人力資源管理中的應(yīng)用

為了充分發(fā)揮干部人事檔案在氣象部門人力資源管理中的作用，進(jìn)一步提高人事檔案的利用率，2002年中國氣象局以人事檔案資料為基礎(chǔ)，以現(xiàn)代信息技術(shù)為平臺，研發(fā)了 “中國氣象局人力資源信息采集統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)”，建立了規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)了人事檔案信息傳輸和人事檔案管理信息資源的共享，提高了人事檔案使用價值。中國氣象局人力資源信息采集統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)主要有職工人事信息的采集、歸類以及采集后信息的反查、根據(jù)需要進(jìn)行分類查找等功能，其內(nèi)容包括職工的基本情況，學(xué)歷及學(xué)位，行政 （黨派、社團(tuán)）職務(wù)，專業(yè)技術(shù)職務(wù)，工人技術(shù)等級，崗位管理，工作簡歷，政治面貌，新工資變動，語言、計(jì)算機(jī)等特長，教育培訓(xùn)，獎勵及懲罰，離休基本情況，考核 （考察），后備干部，專家情況，家庭成員及主要社會關(guān)系，社會保險，出國 （出境），專業(yè)技術(shù)工作獲獎，艱苦臺站及邊遠(yuǎn)地區(qū)等二十幾個大項(xiàng)，數(shù)百個小項(xiàng)，基本實(shí)現(xiàn)了人事檔案資料的信息化。

該系統(tǒng)能快捷地查閱職工人事檔案的基本信息，完成全國氣象部門每位職工人事、勞資等若干人力資源信息管理方面的分析統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。該系統(tǒng)的啟用，達(dá)到了職工檔案資料檢索直觀、利用快速、靈活、方便的目的，為決策層提供了準(zhǔn)確有效的人力資源基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，在實(shí)現(xiàn)全國氣象部門職工人事信息共享的同時，完成了人事檔案從傳統(tǒng)的管理方式向現(xiàn)代信息管理方式的轉(zhuǎn)換。

人事檔案管理在人力資源管理中的作用越來越多的體現(xiàn)在檔案資料的價值中，“中國氣象局人力資源信息采集統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)”推進(jìn)了氣象部門人事檔案管理現(xiàn)代化水平，使人力資源管理部門能方便快捷的查詢到需要了解的職工的相關(guān)信息，但從有效提高檔案資料利用率和組織發(fā)展、準(zhǔn)確選人、用人等角度出發(fā)，該系統(tǒng)缺少能夠證明職工綜合技能方面的原始資料，有待進(jìn)一步完善，為高層決策提供更全面詳盡的人力資源管理信息。

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1006－4354 （2014）04－0041－03

2014－02－25

李萍 （1961—），女，陜西乾縣人，本科，工程師，從事人事、勞資與檔案管理。