ERP系統在設備管理中的應用

陸愛飛

（新疆石河子市長運生化有限責任公司 新疆石河子）

對企業來說，設備價值在全部資產中占有極大的比重，而對于生產型企業來說，設備的穩定性不但直接影響生產力，還制約著產品質量。所以確保設備正常運行，保障生產進度的按期完成，是設備管理工作的主要內容。采用先進的管理軟件輔助設備管理工作，在充分利用現有資源，降低維護成本和減少設備停機時間方面，可起到很好的助動作用。企業資源計劃（ERP）作為一種新的管理理念和軟件系統，融合了計算機信息技術和管理領域的具體業務，它在企業資源最優化配置的前提下，整合了企業內部的財務、生產、質量、人力資源和銷售管理等所有的經營活動，可達到提高經營與管理效率的目地，既利于實時控制經營狀況和保持業務的穩步發展，又可為企業參與激烈的市場競爭提供有力幫助。長運生化公司于2006年6月啟動ERP項目，經過不懈努力，已建成公司級的設備管理信息化平臺，實現了物流、資金流和信息流三流合一與信息高度共享的工作目標，取得了較好效果。

一、ERP設備管理系統的建設目標

ERP與其說是一種成功的管理系統軟件，不如說是一種先進的企業管理理念，而ERP系統是實現其先進管理思想和方法的重要工具與手段。為更能貼近企業實際，在實施前應首先進行統一、全面的規劃與設計，并制定出明確的建設目標，以確保各項計劃的按期實現。具體內容如下。

（1）實現設備規范化管理。通過學習和采納先進的管理思想和設備維修理念與模式，不斷提高設備檢維修水平，實現設備的科學修理和降低維修成本。

（2）提高資金周轉率。在保證正常安全生產的情況下，通過加強庫存管理等一系列方式與方法，不斷降低現有庫存數量和提高資金周轉速度。

（3）為決策制定提供可靠依據。根據跟蹤、記錄設備管理中相關數據發生變化的趨勢，以及相關費用的支出情況等，按照既定方式進行分析和統計后，能為企業制定相關決策提供可靠的依據。

（4）將運行臺賬、交接記錄、設備管理數據處理等全面實現微機化作業，實現設備臺賬的自動更新，避免繁瑣的數字處理等工作，提高設備管理工作效率，降低相關人員的工作強度等。

（5）建立完善的設備臺賬制度，實現設備從采購、使用到報廢整個生命周期的科學化管理，能夠實時顯示設備的工作狀況，建立起設備與相關資產的對應關系，確保“賬、卡、物”的一致性，形成使用單位、生產技術部、財務等各部門統一的設備資產管理目錄。

二、ERP設備及備件管理業務流程

（1）制定需求計劃管理。使用單位根據生產需要，可在系統中錄入本單位設備及備件領用計劃申請單后上傳，運行部對新增設備進行編碼，形成設備及備件需求計劃。

（2）審批使用計劃管理。設備需求計劃在使用單位確認和審批后上傳，再經生產技術部及經營副總審批后上傳。

（3）制定采購計劃管理。倉管部門從考慮安全庫存情況出發，利用系統自動平衡利庫，將各單位設備及備件需求計劃在系統中錄入和匯總，形成采購計劃后上傳。

（4）審批設備及備件采購計劃管理。由公司規劃發展部和經營副總審批后上傳。

（5）執行設備及備件采購計劃管理。采購供應部在系統中對采購計劃進行分析后，組織完成招標等工作，在確定采購方案后上傳。經營副總審批后下傳至采購供應部、倉庫和財務部。

（6）入庫管理。設備及備件到貨后，由生產技術部組織采購、使用單位等，根據合同及供應商發貨單等對所購物品的種類、規格、數量、質量、技術要求等進行逐項驗收，并在系統中予以確認后上傳。倉庫確認后即可辦理入庫手續。

（7）設備臺賬管理。生產技術部對入庫的每臺設備要進行編號，同時錄入設備型號、技術參數、使用日期、出廠編號、設備原值、使用年限等相關信息。

（8）出庫管理。使用單位在系統中根據領用計劃申請單的要求與內容制定出領料申請單后上傳，生產技術部接到后審批并上傳，財務部會計可在系統中制定出物品出庫單和打印出領料單后上傳，倉庫按照領料單中的項目及內容發放給使用單位，并在系統中予以確認。

（9）設備維修及檢定計劃管理。使用單位根據設備運行情況和維修計劃，提出設備維修書面申請后上傳，生產技術部審批后下達維修計劃并上傳，待經營副總審批后執行。使用單位根據維修計劃在ERP系統中創建設備維修訂單(附維修訂單號)，同時查詢維修備件的庫存情況，如無庫存，則按備件采購流程提出采購申請并檢驗入庫，大修時由維修人員根據工作領料單進行領取。

（10）維修與驗收管理。由使用單位自行修理的設備，應在系統中錄入維修情況后上傳，包括故障原因、處理過程、處理結果、備件領用情況等，生產技術部予以審核。維修完成由生產技術部維修工程師等進行確認后，備件采購人員提交驗收單和訂單到財務部，由其完成付款和發票校驗工作。最后工程師對工單進行技術關閉，會計進行業務關閉。

（11）維修合同的簽訂與管理。需外委修理的設備，由有關人員創建工單，需表明應修理的內容及外委方的相關信息，并下達工單。設備科按照審批后的維修計劃，與修理單位鑒定維修合同。

（12）設備使用狀況監控管理。設備科按照使用單位申請開出設備交接單，發現設備損壞時，應依據不同情況開出相應罰款單。內部修復的，開出零部件更換單；外委修理的，按照合同中的相關要求處理。交接設備時，要記錄事故情況、事故率統計等，并制定綜合考核月報。

（13）設備報廢管理。經設備科鑒定屬報廢的設備，需開出報廢申請單，由資產鑒定報廢小組鑒定后上報相關業務部門審批后執行。

（14）設備出售管理。設備科對欲出售的設備，首先要開出設備出售單后上傳，買方憑經營部門領導審批后的出售單到財務部門進行結算。

三、收到的效果與體會

采用ERP系統7年多來，通過采取管理創新和得到信息化支持后，公司的經濟效益得到明顯提升，各方面工作均取得明顯效果，主要體現在以下方面：

（1）ERP設備管理系統，有效整合了設備管理中的業務流、資金流和信息流，能夠實時集成設備、倉庫、采購、財務等各種信息，使查詢、統計功能更加簡便，應用范圍更為廣泛。做到產、供、銷等部門物料信息的高度集成，既不會出現短缺，又不會造成庫存積壓。例如，物料信息同資金信息的集成，財務賬與實物賬的同步生成，客戶、供應商、制造商信息的集成等，既優化了供應鏈，實現協同合作競爭。又能實時監控設備的運行狀態和員工的作業情況，可使歷史資料保存完整、查詢方便，記錄時間保持原始化，內容修改痕跡清晰等，實現了公司內設備管理信息化的高度共享。

（2）由于ERP系統的透明化、制度化和規范化，不但能對本單位設備管理流程進行合理優化，去除不必要崗位的設置，壓縮人員的編制。還可對其他單位的職責和管理權限加以整合與固化，使各項業務的處理與工作開展更加順暢，能最大限度地減少人為因素的干涉。各級設備管理的部門分工，也更加科學、專業和明確化，極大提高了團隊的工作效率。

（3）ERP系統的設備維護子系統，能將維護經驗加入到維護任務中來，并列出注意事項和操作步驟，大大減少了維護中的盲目性，縮短了維護時間。設備維護系統還建立了常見故障的診斷數據庫，可列出故障癥狀、可能發生原因、解決方法等。能不斷積累維護工作成果與經驗，提高后期維護的工作效率。

（4）設備主管部門根據設備維修保養的需求分析，能夠進一步細化維修與保養的內容，將其科學的分為內修和外委，預防性維護，節能改造等模塊，可有針對性地根據設備狀況，設置從下而上的上報、審批流程，保證每個階段都有監督和審批功能，保證了設備維修保養的全過程控制。

（5）維修計劃管理功能，能將緊急的維修任務、到期的預維護任務及生產或使用部門提出的維護申請等進行綜合考慮，確定優先級，安排好人力資源。由于能和生產子系統相集成，可將維護工作和生產計劃綜合起來考慮，確定出雙方滿意的工作安排，避免發生沖突，確保維修計劃的可行性。

（6）能降低維修成本，減少故障停機情況的發生。通過預先做好的維護計劃，充分利用先前的修理經驗，使故障排除時間極大縮短；維護工作能夠嚴格按照計劃執行，使備件庫存和采購資金大大降低。另外，設備維護系統的 BOM結構還可做到按各級歸結和分析成本。

（7）利用系統的寄存庫管理功能，處理現場及倉庫歷年來積壓的賬外物資，實現對賬外備件及設備的有效管理。在系統中可看到現有庫存備用數和賬外存放數，而資金不計入庫存貯備資金，避免了重復記賬問題，減少了庫存貯備資金。同時也加速了庫存資金的回籠，提高了備件計劃的準確性。

（8）庫存自動補貨功能，使采購工作更加及時與準確，能以最合理的速度準時送達。全面預算控制得到了加強，項目拖延現象大為減少。實現了從采購、領用、修復、報廢的全過程管理，做到賬、卡、物相一致。通過集中管理，杜絕了設備在基層單位的停滯時間，提高了利用率。不但實現了集成化應用，還可建立企業決策完善的數據體系和信息共享機制。

四、結束語

對企業來講，ERP系統的應用是一個需要不斷完善與發展的過程。在ERP的實施過程中，要正確理解ERP的含義，并結合本系統的管理實際，解決好可操作性和實用性問題。如根據企業規模、行業特征、管理模式、人員素質、經濟支付能力等情況，設計出適合本企業特色的信息化建設實施方案，并針對存在的問題進行必要的調整，以深入開發和最大限度地利用內外部資源，建立適合自身發展的企業信息系統，與其他模塊緊密集成以后，能使設備維護管理納入到公司的統一規劃之中，最大限度地發揮出設備管理的優勢。