淺談企業(yè)檔案管理信息化

高偉紅

(四川華西集團(tuán)有限公司檔案室，四川成都610081)

企業(yè)檔案信息化是指企業(yè)以法律為依據(jù)，以市場(chǎng)需求為目的，以管理科學(xué)為方法，以現(xiàn)代信息技術(shù)為工具，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)的各種檔案信息的獲取處理和發(fā)掘的過程。隨著網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的推廣運(yùn)用，信息化從理論方式到技術(shù)手段都深刻地影響著檔案信息化的發(fā)展進(jìn)程。促進(jìn)企業(yè)檔案信息化發(fā)展，全面提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，是企業(yè)檔案工作發(fā)展的重中之重。

1 企業(yè)檔案信息化的主要內(nèi)容

企業(yè)檔案信息化是一個(gè)相對(duì)的、動(dòng)態(tài)的、發(fā)展的概念范疇，在不同時(shí)期都被賦予不同的核心內(nèi)容。新時(shí)期的檔案信息化是在信息時(shí)代背景下產(chǎn)生的檔案理論與實(shí)踐，其主要內(nèi)容包括：

1.1 檔案資源信息化

檔案資源信息化是信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的創(chuàng)新實(shí)踐，是將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過程，通過信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。主要包括檔案信息資源建設(shè)和檔案基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)。

1.2 檔案保護(hù)現(xiàn)代化

隨著新型存儲(chǔ)介質(zhì)的不斷出現(xiàn)和現(xiàn)代信息處理技術(shù)的廣泛應(yīng)用，出現(xiàn)許多新型載體的檔案，如機(jī)讀檔案、聲像檔案、電子檔案等。它們?cè)谛纬山橘|(zhì)、利用方式、存儲(chǔ)方式等各個(gè)方面有不同的特點(diǎn)和要求。因此，以新型檔案載體為對(duì)象的檔案保護(hù)現(xiàn)代化將成為企業(yè)檔案信息化研究的重點(diǎn)內(nèi)容。

1.3 管理手段現(xiàn)代化

檔案管理手段包括理論手段和技術(shù)手段，即檔案管理的各種管理方法、管理理論以及先進(jìn)的技術(shù)手段、技術(shù)成果，管理手段現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化水平的具體體現(xiàn)，是檔案管理現(xiàn)代化理論的基礎(chǔ)之一。因此，在應(yīng)用檔案現(xiàn)代管理方法和理論的基礎(chǔ)上，還要不斷地將當(dāng)代先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段和技術(shù)成果引入到檔案管理中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、自動(dòng)化。

1.4 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化通過制定和貫徹各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，使技術(shù)應(yīng)用和分工協(xié)作系統(tǒng)有了統(tǒng)一的科學(xué)準(zhǔn)則和依據(jù)，保證了檔案各項(xiàng)工作能夠有機(jī)地聯(lián)系起來，并且在檔案管理中取得最佳的效益。

2 企業(yè)實(shí)行檔案管理信息化的意義

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的普及，越來越多的企業(yè)將之運(yùn)用與企業(yè)管理的各個(gè)方面，因此，在檔案管理過程中，實(shí)現(xiàn)管理信息化有重要的意義。

(1)企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化是適應(yīng)信息社會(huì)的必然要求。社會(huì)信息化不僅改變了人們?cè)瓉淼男畔⑻幚砟Ｊ?，也沖擊著人們對(duì)信息管理的認(rèn)知。隨著信息化對(duì)企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)等方面的影響日益加深，各個(gè)行業(yè)提高了對(duì)信息化技術(shù)的重視。作為企業(yè)信息化進(jìn)程的一個(gè)重要部分，如果不積極推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，將會(huì)被社會(huì)的主流模式淘汰，并影響企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

(2)企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化是企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在動(dòng)力。企業(yè)檔案管理的對(duì)象是大量的企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)信息，其重要性在企業(yè)管理中不言而喻。怎樣才能為企業(yè)的發(fā)展需要提供有效保障，是檔案管理人員的急需解決的問題。這就促使企業(yè)檔案管理部門改變傳統(tǒng)的方案管理及服務(wù)模式，運(yùn)用現(xiàn)代化信息手段，實(shí)現(xiàn)對(duì)既有資源的潛在價(jià)值挖掘，為企業(yè)決策提供依據(jù)，從而提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。因此，只有在不斷推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程的道路上先行快行，方能充分發(fā)揮檔案管理工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的助力。

(3)在現(xiàn)實(shí)的檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化有著切實(shí)的需要。檔案作為企業(yè)的重要信息資源，其完整性和安全性以及利用的科學(xué)性，都必須以現(xiàn)代化的信息管理手段為支撐。這是檔案管理發(fā)展到一定階段的必然選擇，它最直接的目的就是提高檔案管理工作的效率，解決信息處理能力部門之間的矛盾。

3 企業(yè)檔案管理信息化的現(xiàn)狀

目前，企業(yè)檔案管理信息化水平有了較大提高，形成了多層次、多元化的信息搜集、整理、分析以及利用網(wǎng)絡(luò)。但是由于檔案繁多、信息管理難度大等問題，企業(yè)在檔案管理信息化方面還存在一定的不足。

(1)企業(yè)對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)不足。部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)側(cè)重于眼前即得利益，而忽視了檔案管理的信息化建設(shè)，將檔案信息化建設(shè)簡(jiǎn)單等同于辦公自動(dòng)化和建立檔案信息計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)，因而導(dǎo)致檔案管理人力資源不足，硬件配置落后，管理系統(tǒng)更新不及時(shí)的狀況。除此之外，檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展具有減小周期長(zhǎng)的特點(diǎn)，使得部分管理人員視檔案管理為“雞肋”，并不重視其發(fā)展。認(rèn)識(shí)不足則阻滯了檔案管理工作的的創(chuàng)新與發(fā)展，以及檔案管理信息化的建設(shè)進(jìn)程。

(2)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范。檔案管理工作的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的重要保障，是為檔案管理信息化建設(shè)提供著宏觀指導(dǎo)，是必不可少的先決條件。但是不可否認(rèn)的是，目前相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)還不明確，甚至某些具體方面還沒有建立相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。因此，檔案行政管理部門要加快檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建立，盡快建立健全信息化工作制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。

(3)檔案信息安全建設(shè)沒有被重視。首先是主觀原因，部分企業(yè)檔案部門尚未建立行之有效的檔案信息管理機(jī)制，檔案安全意識(shí)和保密意識(shí)不強(qiáng)，忽視檔案信息的審查和管理；其次是客觀因素，即技術(shù)問題。電腦病毒的橫行，黑客的攻擊，使得檔案信息安全收到嚴(yán)重威脅，必須引起企業(yè)檔案管理部門的高度重視并解決。

4 提高企業(yè)檔案管理信息化水平的措施

4.1 引進(jìn)信息技術(shù)人才并加強(qiáng)管理人員隊(duì)伍建設(shè)

保障檔案信息的安全，人才是第一要素。在檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)中，計(jì)算機(jī)技術(shù)隊(duì)伍素質(zhì)水平不但直接影響信息化水平的提高還直接影響檔案管理人員及相關(guān)人員的檔案信息的安全意識(shí)、素質(zhì)水平、創(chuàng)新能力更直接影響檔案信息安全。檔案信息化建設(shè)是一個(gè)具有知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代特征的新興領(lǐng)域，因此高水平的檔案工作的核心保障是高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，檔案管理團(tuán)隊(duì)的業(yè)務(wù)能力與綜合素質(zhì)直接決定檔案管理工作的質(zhì)量與水平。企業(yè)必須從人員引進(jìn)、在職培訓(xùn)等多個(gè)方面來保證檔案管理人員的高水平建設(shè)以及持續(xù)提高，并從物質(zhì)報(bào)酬方面來激勵(lì)檔案管理工作人員的工作積極性。

除此之外，檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)。企業(yè)的發(fā)展核心動(dòng)力來源創(chuàng)新，檔案管理工作也不例外，要做到服務(wù)方式與時(shí)俱進(jìn)，甚至做到以技術(shù)革新為先導(dǎo)的發(fā)展模式，就必須加強(qiáng)對(duì)國(guó)外檔案管理行業(yè)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的本土化吸收，結(jié)合對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)與手段的融會(huì)貫通，熟練掌握管理學(xué)、法學(xué)等科學(xué)工具，改變被動(dòng)的工作模式，廣泛研討，勇于創(chuàng)新。

4.2 加強(qiáng)政策保障

(1)宏觀上，國(guó)家相關(guān)部門應(yīng)不斷出臺(tái)與規(guī)范檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)政策與標(biāo)準(zhǔn)，為企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)提供必要的激勵(lì)、監(jiān)督與指導(dǎo)作用。微觀上，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分重視，加大政策傾斜與資源投入，將檔案管理信息化建設(shè)提上長(zhǎng)期工作日程，開展有計(jì)劃、有步驟、有成效的具體工作。只有做到宏觀與微觀的高度一致與協(xié)調(diào)，形成檔案管理信息化建設(shè)的強(qiáng)有力的政策保障。

(2)需要良好的管理政策規(guī)范應(yīng)用、開發(fā)信息系統(tǒng)。在信息化時(shí)代，檔案管理制度的建設(shè)與辦公業(yè)務(wù)管理、信息化管理是密不可分的。目前，我國(guó)檔案信息系統(tǒng)的管理同時(shí)存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題，這同我國(guó)檔案工作是在各個(gè)專業(yè)基礎(chǔ)上發(fā)展起來的和系統(tǒng)建設(shè)從微機(jī)起步有關(guān)，應(yīng)下決心解決分散現(xiàn)象，從管理制度上保證業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，硬件軟件的選用，上下各個(gè)層次和各專業(yè)辦公自動(dòng)化等都應(yīng)納入統(tǒng)一的檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理之中，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，不能各行其是自檢系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費(fèi)。

4.3 加強(qiáng)檔案信息安全建設(shè)

檔案管理的服務(wù)性決定了檔案管理部門要盡可能多地、盡快地開發(fā)檔案信息資源共享，然而共享和安全是一對(duì)難以調(diào)和的矛盾。因此，首先檔案管理部門應(yīng)以相關(guān)法律為依據(jù)，結(jié)合本單位檔案管理工作的實(shí)際，制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，形成計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理檔案信息的安全保障體系，保證制度到位，責(zé)任到人。其次，加強(qiáng)防病毒的安全措施，建立反病毒掃描、殺毒的監(jiān)管系統(tǒng)。同時(shí)，要定期備份文檔、多處、異地存放保管。最后，應(yīng)建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全預(yù)警中心，進(jìn)行安全監(jiān)控、預(yù)警，監(jiān)視網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)的安全。

4.4 建立健全檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃與各種標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程。需要進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，使整項(xiàng)工作有計(jì)劃有步驟有重點(diǎn)的進(jìn)行。同時(shí)要求網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中數(shù)據(jù)庫(kù)格式檔案信息的存儲(chǔ)和著錄格式、網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)和信息處理界面等工作必須實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范化，且立足現(xiàn)實(shí)，兼顧與國(guó)際接軌。只有這樣才能做到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，利于協(xié)調(diào)、統(tǒng)一，避免檔案信息資源重復(fù)開發(fā)、利用率低等問題。

4.5 加強(qiáng)與企業(yè)其他部門的聯(lián)系

在原有計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下，檔案管理工作中存在著與其他部門銜接不緊密，服務(wù)欠缺主動(dòng)性的消極狀況。但隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日趨激烈，檔案管理部門必須認(rèn)識(shí)到，自身工作是為企業(yè)的市場(chǎng)服務(wù)的，滿足業(yè)務(wù)部門的需要就是開展檔案工作的方向，必須做到有的放矢，針對(duì)性地開展服務(wù)，以實(shí)際工作的成效，促使外圍環(huán)境對(duì)自身工作的認(rèn)可，才能為工作的良性開展提供長(zhǎng)期動(dòng)力，這就要求檔案管理部門要加強(qiáng)與企業(yè)內(nèi)其他部門的聯(lián)系，掌握其他部門對(duì)檔案工作的顯示需求。

5 結(jié)束語

信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，要適應(yīng)社會(huì)和時(shí)代發(fā)展的需要，更好的服務(wù)于社會(huì)，所以檔案信息化是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而又具體的工作。只要做到上下統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，齊抓共管，為檔案管理工作營(yíng)造積極與寬松的發(fā)展氛圍，以開展務(wù)實(shí)、創(chuàng)新的服務(wù)工作為依托，就能提高企業(yè)檔案管理信息化水平，使企業(yè)檔案信息化的工作達(dá)到質(zhì)的飛躍。

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