新時期檔案管理信息化建設探析

李晶

（吉林市廣播電視發射臺，吉林 吉林132013）

1 檔案信息化建設的現狀

1.1 社會的現代化發展管理軟件缺乏統一性

檔案部門使用的計算機型號不統一，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息化的進程。

1.2 檔案管理工作既不標準又不規范

檔案管理信息化是建立在標準、規范的檔案工作基礎上的，檔案管理工作的規范與否直接關系到檔案信息化建設能否順利實施。但由于歷史原因，館藏檔案業務基礎差、案卷質量不高、特別是各類檔案的著錄細則相容性不強、系統軟件移植性差、檔案自動化工作缺乏統一標準，各個檔案館和檔案管理系統各自為政，這使得檔案管理信息化建設的實施和推廣面臨著一系列的困難。

1.3 檔案信息管理人員素質

人可以說是檔案管理信息化建設的主體，同時也是其中最為活躍的因素，因此，檔案管理信息化建設的成功與否和人員素質具有很大關系。但就目前來看，我國檔案管理人員素質并不過硬，僅僅能夠通過計算機完成最為基礎的信息錄入工作，而無法完成更為艱巨的檔案管理任務。許多檔案部門都極為缺乏高技術人才，能夠完成檔案、信息處理的復合型人才就更是少之又少了。

2 檔案信息化建設的意義

2.1 加強電子檔案管理，有利于提高服務質量

檔案管理信息化建設的目的在于更好地為檔案使用者服務，檔案管理信息化使得檔案由紙質的實體轉變為一條條電子的信息。這對于人們查閱檔案，對檔案信息進行篩選具有極大幫助。

2.2 加強電子檔案管理，有利于滿足多樣化需求

當前，人們對于檔案的使用日益表現出多樣化的需求，已不再滿足于對原始文字資料的查看，注意力逐漸向原始的圖像、視頻資料轉移，傳統的檔案管理模式已無法滿足人們的這一需求，電子檔案便應運而生。電子檔案以其獨有的優勢，對信息保存的多樣性，正日益登上檔案管理的舞臺。加強電子檔案的管理，有利于滿足這一多樣化需求。

3 檔案信息化建設措施

3.1 建立檔案利用制度，整合各類檔案資源

首先要求我們要不斷完善檔案應用制度，即在檔案的使用上，建立一套嚴格的審批制度，有關工作人員在進行檔案查閱時，要匯報，要得到審批才能查閱檔案。同時，在檔案的搜集與管理工作上，我們要大量采用現代化技術開展工作。其次，電子檔案信息要及時得到更新，來滿足廣大檔案使用者查閱的需求。雖說電子檔案具有傳統紙質檔案所無可比擬的優勢，但這并不意味著傳統紙質檔案就真的沒有了用武之地，因此，在對電子檔案進行管理時，應對各類檔案資源進行整合，充分發揮各類檔案資源的優勢，以此來提高電子檔案的質量。

3.2 檔案工作人員參與自動化軟件的開發

只有親自的積極參與，才能了解全過程和檔案專業管理的全部內容，并及時征求各部門的意見，在研究基礎上形成各種文件管理軟件的功能，并及時與開發部門和軟件設計師溝通，選擇最合理的設計，旨在滿足單位管理需要，真正的實現檔案管理自動化和信息管理的實際需求的完美契合。

3.3 提高現代化管理手段，管理方式從傳統的管理轉向現代化管理

要應用現代化管理手段來開展檔案管理工作，要求檔案有關工作人員采用先進的技術手段來組織信息、提供信息。隨著我國經濟社會的快速發展，信息技術已經融入到生產生活的方方面面，網絡已經成為人們生活、工作、學習所離不開的重要資源。所以，我們檔案工作的管理、建設必須立足于信息網絡環境下，實現信息化、數字化的管理，并逐步將其規范化、通用化，發揮出檔案資源的最大效益。

3.4 加強工作人員管理，提高檔案保護意識

雖說電子檔案信息化有利于滿足檔案使用者的多樣化需求，但電子檔案的有效運行卻要依靠多項技術，這就使得檔案管理工作在無形中變得復雜，檔案管理工作人員也面臨著挑戰。因此，對于檔案管理工作者而言，應努力學習，不斷提高自身檔案管理業務素質。在檔案管理信息化背景下，檔案管理工作人員不僅要從思想上認識到檔案管理工作的重要性，還應對檔案管理信息化所涉及的各項技術有所涉獵，不僅要滿足檔案使用者對于檔案資源的使用，還要使得檔案資源得到有效的保護。

4 結語

檔案信息化建設是一項長期全面而又具體的工作，是運用多學科知識和專業配合，多個部門之間相互協調以及多個環節相配套的復雜系統。檔案信息化建設由布局走向整體，通過與電子政務建設的緊密結合，成為國家信息化戰略的重要組成部分。因此，要加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程，促進檔案事業持續快速健康發展，從各方面加強檔案事業的信息化建設。

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