高校學院行政秘書工作探析

常偉丹

（吉林農業科技學院，吉林 吉林132000）

高校學院行政秘書是輔助高校學院領導進行高校行政工作的關鍵崗位，是高校學院管理層級最基礎的工作人員，由于高校學院行政秘書負責內外的溝通和聯系，上下層級的下達和上傳，左右的協同和調整，是非常重要、不可或缺的特殊群體。

1 高校學院行政秘書工作的基本特點

高校學院行政秘書工作給外界以點多面廣的共識，文檔、接待、人士、經費、財務、安全、宣傳、后勤等高校學院各方面行政性工作都需要行政秘書積極地參與，這樣才能利用高校學院行政秘書專業的優勢，使高校學院行政工作得到規范化和科學化。

1.1 高校學院行政秘書工作的輔助性

高校學院行政秘書工作應在學院和各級管理者的領導下有序地開展，高校學院行政秘書本身沒有決定權，但是對高校學院行政事務有參謀和權衡的職責。由于高校學院行政秘書熟悉學院的各類資源，懂得高校、教育、行政等各方面政策，能夠積極傾聽教師與學生的呼聲。因此，高校學院行政秘書可以為學院領導和管理者提供建議和計劃，成為高校學院領導的助手，這是高校學院行政秘書工作的根本特點。

1.2 高校學院行政秘書工作的技能性

高校學院行政秘書日常工作可以說是包羅萬象，教師、學生、學院每天都會出現大量的行政事務性工作，如果不具有高校學院行政秘書的專業特長和能力，則會被繁重的工作壓垮。因此，需要高校學院行政秘書具有專業技能，文檔處理技能、辦公設備操作能力、行政事務常識、后勤支持業務。

1.3 高校學院行政秘書工作的創造性

高校學院行政秘書不只是對日常性工作的簡單重復，而是應該在日常工作中發揮個人優勢，以主動的態度對高校學院行政秘書工作進行開發和挖潛，通過創造性地開展行政秘書工作，做到對高校學院行政秘書工作新理念的創新和實踐，以更為新穎的方式和更為合理的手段處理高校學院行政秘書工作中遇到的各類問題。

2 高校學院行政秘書工作的基本現狀

2.1 高校學院行政秘書付出和回報不成正比

高校學院行政秘書工作涉及高校、學院、教師、學生的方方面面，經常出現加班加點的顯現，而高校學院一般將政策傾斜于教學和科研，導致高校學院行政秘書長期低于其他工作人員，這造成高校學院行政秘書工作主動性不高。

2.2 高校學院行政秘書被重視程度低

高校學院在行政秘書人員的配備上隨意性較大，造成行政秘書隊伍結構不合理，同時一些高校學院行政秘書對角色定位模糊、職業發展前景不明，導致高校學院行政秘書較難長期安心、深入工作。

2.3 高校學院行政秘書整體業務素質低

很多高校學院行政秘書未經歷過秘書學、教育學、管理學等相關專業的學習，每天忙于日常煩瑣事務中，業務學習、技能培訓的時間被擠占，相當一部分人專業知識缺乏、業務技能得不到提升，行政秘書隊伍的整體業務素質不高。

3 加強高校學院行政秘書工作的措施

3.1 樹立高校學院行政秘書工作的服務意識

高校學院行政管理工作的宗旨就是服務于教學，行政秘書的每一項工作都關乎人才培養、科學研究的順利開展，應樹立“以人為本”的現代服務理念，做好服務各級領導、服務廣大師生的工作。

3.2 提升高校學院行政秘書的業務水平

要學習基本的政治理論知識，提高思想政治素養和政治敏感度。要學習行政秘書的相關專業知識，掌握基本業務技能。高校學院行政秘書應該了解本校、本院系的專業、學科建設現狀及特色，熟記各類基礎數據；熟練運用各類辦公軟件，做好數據、信息處理工作。

3.3 培養高校學院行政秘書的協作精神

要分清事務的輕重緩急，做好統籌安排。做好整體部署和統籌安排，先處理緊急事務，同時又不遺漏常規工作，有條不紊地處理各項工作。要做好工作計劃，善于總結和反思。擬定學年度工作計劃，對重點、中心工作，要全面規劃，做到目標明確，思路清晰；做好上一年度的工作總結，善于發現工作中的規律，反思工作中的不足，為下一年的工作提供可借鑒的經驗。

3.4 加強對高校學院行政秘書的人文關懷

高校學院要加強對行政秘書的人文關懷，充分肯定其地位和作用。學校各級領導應主動關心幫助行政秘書，在工作中給予具體的指導和必要的贊揚，在生活中給予熱情的關照。建立科學合理的評價機制，提供職務晉升和職稱評聘公平環境。制定出一套相對合理的量化考核指標體系，建立科學的激勵機制，對于工作業績突出、業務水平高、責任心強的行政秘書，給予一定的物質獎勵和精神激勵。

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