淺談辦公自動化環境下的文書檔案管理的特點和建議

杜建民

（水利部水利水電水規劃設計總院 北京 100120）

淺談辦公自動化環境下的文書檔案管理的特點和建議

杜建民

（水利部水利水電水規劃設計總院 北京 100120）

隨著辦公自動化系統的普遍應用及信息、網絡技術的快速發展，文書檔案管理在辦公自動化環境下呈現出新的特點。辦公自動化和檔案管理聯系更加緊密，文檔一體化管理水平不斷提高，建檔、歸檔和檔案利用更加快捷、高效。相應要求我們要積極探索文檔一體化管理的有效措施，確保電子文件的安全，提高文書、檔案和信息技術人員的綜合素質。

辦公自動化 文書檔案管理

隨著辦公自動化應用的普及和信息、網絡技術的快速發展，文書檔案管理正經歷著一場前所未有的變革，從管理方式、管理理念到管理手段，都在接受著新的考驗。筆者結合自己的工作實踐，就辦公自動化環境下的文書檔案管理談談自己的粗淺認識。

1 辦公自動化文書檔案管理的新特點

1.1 辦公自動化為實現文檔一體化創造了條件

文件是形成檔案的基礎，檔案則是文件的精華，是文件的組合。但文件與檔案又有所不同，文件是指廣義文件，即一切由文字、圖表、聲像等形式形成的各種材料; 檔案是由文件有條件地轉化而來的。檔案和文件是同一事物在不同價值階段的不同形態，兩者具有同源性和階段性的共性，也具有實效、功用、離合等個性差異。從文件到檔案是一個批判繼承的辯證運動過程，從時效、價值和系統性上來說，檔案是對文件的不斷揚棄，是辦理完畢的文件中具有保存價值的部分，只有把分散狀態的文件按一定邏輯規律整理而集中保存起來的文件，才能最后成為檔案，而歸檔和集中保存是文件向檔案轉化的必要程序和條件。

隨著計算機軟硬件技術的發展及辦公自動化系統的不斷應用，專業的軟件公司在設計開發辦公自動化系統時一般會考慮與檔案管理系統的銜接問題，有條件的甚至會將檔案管理系統的所有功能全部嵌套在辦公自動化系統中。這種情況下，文件與檔案同存在一個大系統中，他們之間的時空距離被縮短，界限被淡化。在辦公系統中流轉結束后的文件，通過系統本身具備的功能進行簡單操作，就可以將文件轉入檔案庫，再進一步整理完成電子歸檔，這樣就可做到隨時歸檔，使歸檔時間提前，實現文檔一體化。

1.2 辦公自動化有效提高文檔一體化管理水平

文檔一體化是從文書管理和檔案管理的全局出發，實現從文件生成、辦理到檔案歸檔的全過程管理，以保證文件內容的正確性、完整性、數據結構的一致性。包括：文檔實體生成一體化，文檔管理一體化，文檔信息利用一體化，文檔規范一體化。辦公自動化技術的應用，無疑使這一辦公活動呈現全新的局面。在以往的文書處理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，在文件資料的收集整理過程中，既要求資料完整、齊全，又要書寫規范、清楚。既費時費力又容易出錯。而在辦公自動化平臺下，這些環節都是在系統

設定的環境下操作的，使得這個過程變得十分方便、有序，簡單易行。因此，辦公自動化不僅有利于文書工作和檔案工作的對接，而且有利于實現對文書工作與檔案工作的全過程管理。

1.3 辦公自動化使文件管理更加快捷、高效

檔案信息檢索問題一直是檔案手工管理的難題，如何從浩如煙海的檔案文件中快速、準確地查詢用戶所需要的信息，是傳統檔案管理難點之一。辦公自動化在檔案管理中的應用，較好地解決了這一問題，它實現了數據的一次性輸入和多次利用，文書處理人員在辦公自動化系統中完成了文件的流轉后，檔案管理員只需轉一下庫，就可以完成文件從辦公自動化系統到檔案管理系統的轉換。文書人員就可以選擇所需要的文件進行歸檔，滿足了隨時歸檔的要求。在使用檔案時，只需按指定的信息搜索，便能迅速、多方位地查詢到需要的信息，瀏覽訪問所需要的內容。辦公自動化系統還可以提供更多種查詢檢索功能，如信息按處室、項目、流轉過程分類等，使得檔案檢索利用變得更加快捷、高效。

1.4 安全、可靠的辦公自動化系統，有利于電子文件穩定保存

辦公自動化系統對操作人員的使用權限加以限制，根據各級工作人員的崗位不同，賦予不同操作人員不同的處理權限，且憑密碼登陸，這樣，就防止了其他人員進入系統，對數據信息進行更改，確保了系統內的數據安全可靠。

辦公自動化中形成的電子文件，是記錄信息、傳達信息、留存信息的重要載體，它與紙質檔案載體相比，有著體積小、壽命長，便于保存等優點。我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD、移動硬盤等。 這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，便于備份，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有較強的穩定性。

2 對辦公自動化環境下文書檔案管理工作的建議

2.1 要將檔案管理系統納入到辦公自動化系統統籌考慮，做好系統設計

在設計辦公自動化系統時，檔案部門要參與其設計規劃，避免辦公自動化系統中文件管理的設計功能與檔案管理系統的歸檔不銜接、不兼容，這就要求檔案管理人員必需提前介入，與系統設計開發人員充分論證系統的功能和需求，做好流程和總體框架設計，加強辦公自動化系統中設計與檔案管理部門相聯系與偶同，使得前期的文書處理與后期的歸檔管理這兩個不同階段、不同性質的工作緊密結合起來，以提高文件傳遞的安全性、準確性、可靠性和時效性。

2.2 要確保電子文件的安全

隨著網絡技術的迅猛發展和廣泛應用，電子文件和檔案信息安全問題變得日益重要。例如在實際運用中經常出現電子文件在運行過程中易于數據丟失，造成檔案保存不完整的問題；從安全方面看，如何保障網絡不受病毒或黑客的攻擊；在使用中如何合理設置權限，避免人為對電子文件的篡改、刪除或下載，確保文件安全等等。因此，實行文檔一體化管理，必須以信息安全為前提。保證電子文件的信息安全，一是要靠系統完善的軟硬件功能設計為基礎，運用加密技術、防火墻技術、計算機病毒防治技術等，確保系統安全的功能完備性；二是要建立健全安全管理的規章制度作為保障，并由保密部門、文秘檔案人員和其他相關部門組成的檔案信息安全保密組織體系，切實落實安全責任制，必要時對系統所在的重點場所進行防盜處理，為檔案信息網絡實施整體安全防護；三是要加強管理人員的安全意識，規范操作，精心維護，并建立身份認證，設定用戶權限等措施；四是要進行安全培訓和教育，使所有系統使用者熟悉系統的使用和操作規程，正確使用。因此，在關注電子文件的信息安全問題上，既要注意技術因素，也要注意非技術即人為因素，建立全過程的安全防護體系。

2.3 提高文書檔案標準化、規范化管理水平

傳統的文書檔案的歸檔主要是紙質文件的立卷歸檔，立卷人根據自己的經驗和理解進行組卷，對立卷標準的把握很難做到完全統一，進而影響到歸檔案卷質量。辦公自動化系統環境下，文書檔案的歸檔管理工作包括電子文件的網絡歸檔與紙質文件的歸檔兩部分，關鍵是電子文件的網絡歸檔。其中所有的電子文件都在設定的系統下產生，要求文書檔案管理工作在文件登記、編號、掃描、上網、運轉、結束等各個環節的流程中，必須按照系統要求，規范操作，確保流轉文件的信息準確、完整；同時還要明確由電子文件轉入檔案庫、整理歸檔的流程和環節，統一著錄標準，明確各歸檔部門的歸檔職責、范圍和管理權限，確保電子檔案的質量。因此，辦公自動化環境下文檔一體化水平效率的提高。

2.4 要提高文檔和信息技術人員的綜合素質

做好辦公自動化環境下的文書檔案管理工作，不僅需要文書管理人員、檔案管理人員和信息技術人員的共同參與和緊密配合，而且還需要提高文檔和信息技術人員的綜合素質。這就要求文書管理人員在公文收、發流程的各個環節按標準操作，確保檔案信息的正確、完整、規范；檔案管理人員在掌握本專業知識的同時，還應盡可能多地學習掌握信息技術，熟練操作辦公和檔案管理系統，并根據操作實踐，對系統的進一步完善提出建設性意見；信息技術人員應盡可能了解相關的文書檔案管理知識，掌握電子文件歸檔管理的流程和要求，加強與文書檔案人員溝通，才能做好系統設計、應用、維護和改進等工作，通過網絡信息技術促進文檔一體化管理的順利實施。

3 結語

辦公自動化為做好文書處理和檔案管理工作提供了新的契機，檔案管理者應該抓住這一機遇，針對辦公自動化環境下檔案管理工作的特點，探索文檔一體化管理的有效措施，把文書檔案管理工作做得更好。

10.3969/j.issn.1672-2469.2014.09.020

G271

B

1672-2469(2014)09-0064-02

杜建民（1964年—），女，經濟師。