檔案信息自動化系統(tǒng)管理若干問題的思考

劉麗華

（吉林省梨樹縣糧食企業(yè)服務(wù)中心，吉林 梨樹 136500）

最近幾年，檔案信息自動化系統(tǒng)已經(jīng)在檔案管理工作中得以廣泛的應(yīng)用，這種系統(tǒng)的應(yīng)用能夠很好的對檔案管理水平提升起到積極的促進作用，同時也給人們的生活帶來了很大的便利，在實際的工作中，人們也可以將先進的思想應(yīng)用在很多重要的環(huán)節(jié)中，所以也就在很大的程度上提升了系統(tǒng)的統(tǒng)一性和綜合的性能，但是在當前的檔案管理工作中還存在著一定的問題需要不斷加強和改進。

1 推進自動化必須要提高檔案的標準化和規(guī)范化水平

在檔案信息自動化系統(tǒng)運行的過程中，沒有一個統(tǒng)一的操作標準，同時在管理軟件的應(yīng)用上也存在著很大的差異，管理的結(jié)果也產(chǎn)生了一些誤差，在這樣的情況下，就會影響到整個系統(tǒng)的管理質(zhì)量，在系統(tǒng)使用的過程中，硬件本身的質(zhì)量是沒有問題的，但是由于操作員的個人技能不能達到相應(yīng)的要求，使得硬件中很多實用的功能都沒有得到充分的發(fā)揮，所以在進行檔案管理的過程中，要不斷加大自動化技術(shù)的推廣，有效的對管理工作進行規(guī)范，這要求管理人員要提高自身的業(yè)務(wù)水平，尤其是計算機應(yīng)用技術(shù)，同時也要建立健全管理的機制。

2 自動化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

在自動化建設(shè)的過程中，系統(tǒng)的整體性高低對功能的發(fā)揮有著十分關(guān)鍵的影響，提高系統(tǒng)的整體性也就是提高計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的管理質(zhì)量，從而使系統(tǒng)的優(yōu)勢能夠得以充分的發(fā)揮，從而也提高了系統(tǒng)自身的軟硬件性能。但是在系統(tǒng)運行的過程中，一部分節(jié)點非常容易出現(xiàn)故障，這些故障的產(chǎn)生也嚴重影響到了系統(tǒng)的正常運行，所以在使用該系統(tǒng)的過程中一定要采取相應(yīng)的措施，不斷加強對故障的處理，使其發(fā)揮的負面作用能夠縮減到最小，這樣才能更好的提升系統(tǒng)的綜合運行質(zhì)量。

3 有重點的抓好數(shù)據(jù)庫的建設(shè)

在近幾年的檔案信息自動化系統(tǒng)發(fā)展中，對文件處理技術(shù)的開發(fā)和系統(tǒng)應(yīng)用技術(shù)的創(chuàng)新還處在一個適應(yīng)和過渡的階段，因此在檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)過程中還存在著很大的不足，這些問題的產(chǎn)生也會使得數(shù)據(jù)庫在使用時無法發(fā)揮其正常的功能，所以在使用檔案信息自動化系統(tǒng)的過程中，要根據(jù)每個檔案管理部門自身的具體情況進行數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建和完善。從另一個角度來看，數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和完善需要很長的時間，同時其相應(yīng)的工作也是有一定的發(fā)展規(guī)律的，所以在數(shù)據(jù)庫建設(shè)的過程中還要注重每個部門人員之間的配合。在進行檔案信息運用的過程中，還要加強對信息內(nèi)容的有效管理，只有這樣才能更好的提升系統(tǒng)運行的可靠性和靈活性。同時我國的科學技術(shù)還在不斷的發(fā)展，新的思想和理念還會不斷的應(yīng)用到檔案信息自動化系統(tǒng)的運行中，所以檔案信息自動化系統(tǒng)還會不斷的發(fā)展和完善。

4 慎重選定技術(shù)路線

信息技術(shù)的飛速發(fā)展成為當代技術(shù)革命的主要特征。對我國檔案信息自動化影響最大的技術(shù)是微機工作站、服務(wù)器性能的提高，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟及數(shù)據(jù)庫技術(shù)和應(yīng)用軟件開發(fā)工具的發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展促使局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及信息高速公路的建設(shè)和開通。在信息技術(shù)發(fā)展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動化系統(tǒng)的技術(shù)路線是十分重要的，應(yīng)當推行適應(yīng)的先進技術(shù)，使經(jīng)濟效益的合理性和技術(shù)的先進性相統(tǒng)一，技術(shù)路線的選擇要符合我們的實際。

5 實事求是地改進管理體制

集中統(tǒng)一是管理任何社會化大生產(chǎn)所必需的方式，信息自動化這一高新技術(shù)系統(tǒng)也不例外。人機結(jié)合是自動化系統(tǒng)的建設(shè)方針，其含義為檔案業(yè)務(wù)人員直接使用微機開展工作，這是研究自動化系統(tǒng)管理時必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。檔案信息自動化系統(tǒng)實行集中統(tǒng)一管理，不能各行其是自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費。

6 充分發(fā)揮系統(tǒng)建設(shè)資金的使用效益

檔案自動化系統(tǒng)建設(shè)是檔案部門投資最大的項目，在資金籌集和管理使用方面，較好的做法是多渠道籌措資金，實行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭取外援相結(jié)合，資金使用上做到按項目管理，進行項目論證并跟蹤考核。

7 重視人才管理

檔案信息自動化系統(tǒng)的骨干力量是計算機技術(shù)隊伍，其素質(zhì)水平直接影響自動化水平的提高。當前有些單位的隊伍不穩(wěn)，有人才流失現(xiàn)象。計算機技術(shù)人員的培養(yǎng)教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對他們進行政治思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻精神；有計劃組織進修，掌握信息技術(shù)的新知識；在工作條件和生活待遇上給予關(guān)心和照顧，解除其后顧之憂。

8 結(jié)語

當前我國的檔案信息自動化系統(tǒng)在運行和管理的過程中還有很多需要不斷改進和完善的地方，所以為了更好的保證檔案信息自動化系統(tǒng)能夠高質(zhì)量、高效率的運行，相關(guān)人員一定要加強對不足的分析，并采取相應(yīng)的措施進行有效的改進，以便能夠更好的提高工作質(zhì)量，為檔案信息自動化系統(tǒng)的發(fā)展提供更大的發(fā)展空間。

［1］ 王春穎，楊婷舒.對檔案信息自動化系統(tǒng)建設(shè)問題的思考［J］.蘭臺世界，2007，（11）：89.

［2］ 黃芳，趙艷霞.企業(yè)檔案信息自動化系統(tǒng)應(yīng)用［J］.山西檔案，2007，（S1）：96.