企業檔案管理模式的發展方向

劉琦

（黑龍江農墾北大荒商貿集團有限責任公司，哈爾濱150036）

1 企業檔案管理概述

企業是從事生產經營活動的社會經濟組織。企業的檔案管理工作在新時期應該滿足全面、系統的管理要求，包括檔案工作的政策法規要求、文件形成中的領導與員工責任、規章制度和組織建設要求，以及新時期對企業檔案信息化建設的管理要求。企業的檔案管理就是企業中人員的工作記錄以及企業的發展歷史，為了在信息管理和文件管理中把握機遇，檔案工作者需要不斷研究新問題、掌握新方法、更新知識。現代檔案管理工作的意義也凸顯出來，不僅對企業單位的工作和生產具有重要意義，對整個社會發展的記錄也有積極意義，不僅具有當前的、現實的意義，更具有長遠的、歷史的意義。

2 企業檔案管理的目的

2.1 保障企業的經濟利益與知識產權

每個企業都有自己的商業機密，商業秘密通常包括不可外傳的配方、秘方、技術訣竅、圖紙、營銷策略、客戶名單、貨源等，是企業花費了大量時間、人力、物力、精力的結晶，是企業的無形資產。管理企業的商業機密是企業檔案管理中很重要的部分，可以幫助企業在激烈的經濟競爭中取勝。企業檔案涵蓋整個企業的創新發展與方法，倘若管理不嚴格、方式松散，企業的一些商業信息將面臨泄露風險，從而使競爭對手獲得良機，使企業在競爭中處于不利地位。因此，企業機密檔案的有效管理從某種意義上來說對企業的經濟效益有保駕護航的作用。企業的知識產權也會在恰當的管理中得以利用和延續，從而保障企業經濟效益與知識產權。

2.2 保證企業歷史的本來面目

企業的檔案是從企業建立開始，一點點的積累與發展的見證。它記錄了企業的一點一滴，包括建立時間、成就，以及其間發生的事情，所以企業檔案管理是一個很重要的任務，它可以讓我們更好地了解公司的發展歷程，更好地了解企業的歷史，發揚企業在社會中的作用，從而保證企業歷史的本來面目。

3 企業檔案管理的現狀及問題

3.1 企業檔案管理不完整

由于一些企業的檔案管理制度不明確，檔案管理人員的責任意識不強，檔案多多少少會缺失一些信息，這是一個很嚴峻的問題。還有些企業的檔案分類混亂，檔案管理人員在更替過程中交接不到位出現紕漏，導致檔案目錄不清晰，這也為企業檔案查找帶來難度。因此，企業檔案的規范化、標準化管理很重要。但是許多檔案管理人員都是兼職人員，根本沒有足夠的精力投入到檔案管理工作中，經常會出現歸檔不及時、缺失的情況，而且人腦在一定程度上會出現健忘的情況，所以就需要管理人員認真完成檢索，從而提高工作效率。企業檔案需要很好的管理與應用，不能影響企業日后的發展與擴大。

3.2 檔案室沒有良好的硬件環境

一直以來，我們認為檔案室是管理規范且環境良好的。但是在實際工作中，檔案室卻恰恰相反，很多單位并不愿意為檔案室添置新設備，從而造成檔案室設備簡陋，甚至個別單位根本不存在專用的檔案室。因此，除了對人事檔案不能夠進行標準的管理外，還時常發生檔案材料發霉和蟲蛀事件，不利于檔案資料管理。

3.3 企業領導忽視企業檔案的管理

許多企業領導忽視了企業的檔案管理，使企業陷入不必要的危機，因此，領導需要重視企業的檔案問題，將企業的檔案妥善管理，避免管理不當，毀壞公司名譽。由于企業對于檔案管理工作的淡漠，使得企業檔案管理人員的檔案意識薄弱，對檔案的收集與管理也不及時恰當。企業領導要發揮作用，檔案部門也要提供適應市場變化的快捷、準確信息，更新企業的檔案，促進企業的良好發展。

4 解決企業檔案管理問題的方法

4.1 完善并保證企業檔案的完整性

每個檔案都要完整，因為它包含了一個企業的發展，它記錄著企業的輝煌與失敗，假若企業檔案管理不完整，可能會影響各個員工的生存與發展。檔案的整理歸檔要嚴謹、科學；管理部門應購置專門存放檔案的櫥柜和物品；企業人事檔案不外借，以確保企業人事檔案的完整與安全。

4.2 加強企業員工的培訓

每個企業都需要德才兼備的人才，因此企業應做好員工培訓，選擇一些責任心強、行為嚴謹的員工從事企業檔案管理工作。企業檔案管理工作需要員工有良好的檔案學知識基礎，熟悉文件與檔案的管理原則，熟悉檔案工作的規律、分類方法及有關技術。企業需加強對企業專員的培訓，讓員工能夠及時掌握最新的理論知識與先進的管理技術。

4.3 改變企業檔案的存在方式

每一種事物都需要適應新時代的發展，而21世紀又是一個信息化的時代，所以企業檔案應變為電子檔案，使檔案變得更加嚴格，從而使管理人員更加重視檔案的管理，而電子檔案也會使工作人員在工作管理上更加方便快捷。應規定各級別人員的檔案查閱權限，以免資料外泄。

5 結語

檔案是很重要的文件，企業檔案管理對于企業是至關重要的，企業檔案是一個企業從出生到現在的成長過程，是企業的真實寫照，展示著一個企業的風采。檔案管理工作要遵循集中統一的原則，維護檔案的完整與安全；遵循便于利用的原則，使企業檔案完整的保存下來，以促進企業的長遠發展。

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