水利工程聲像檔案常見問題及解決辦法

(長江檔案館， 武漢 430010)

水利工程聲像檔案常見問題及解決辦法

祐鵬程

(長江檔案館， 武漢 430010)

水利工程聲像檔案是以影像、錄音、照片、圖像等為載體，并輔以文字說明，記錄水利工程在前期、實施、竣工驗收等各建設階段過程中形成的有價值的工程檔案資料。本文結合工作實踐，指出了當前水利工程聲像檔案中的常見問題，分析原因并提出解決辦法。

水利工程； 聲像檔案； 問題； 辦法

1 引 言

水利工程聲像檔案是紙質檔案的重要補充，是以影像、錄音、照片、圖像等載體輔以文字說明，記錄水利工程在前期、實施、竣工驗收等各個建設階段所形成的有價值的工程檔案資料。聲像檔案載體的特殊形式，使其具有承載信息量大、形式多樣、生動形象、容易復制轉換、便于攜帶以及不受語言、地域限制等特點，在檔案管理的歷史憑證、學術探討、宣傳交流、項目決策等方面發揮著不可替代的作用。例如：在丹江口大壩加高工程中，新老混凝土結合施工控制、大體積混凝土澆筑、老壩體缺陷處理等重要施工過程的聲像資料，能還原施工環境原貌、關鍵工藝過程和缺陷處理效果，便于了解情況、制定技術方案和提供決策依據。

2005年12月,水利部頒發《水利工程檔案管理規定》，明確提出“參建單位應指定專人，負責各自產生的照片、膠片、錄音、錄像等聲像材料的收集、整理、歸檔工作”，但在實際項目建設中“重紙質檔案、輕聲像檔案”的思想仍普遍存在，聲像資料的收集、整編、保管等方面還存在諸多問題，直接影響了水利工程檔案的整體質量。因此，進一步加強水利工程聲像檔案管理工作具有十分重要的現實意義。

2 水利工程聲像檔案的常見問題

2.1 收集不齊全或者缺失

有些項目，對于一些關鍵節點、關鍵工藝、形象進度、隱蔽工程等建設環節，只有紙質檔案，而沒有完整的聲像檔案。有的隨機拍攝了少數部位、部分工序的照片，但聲像資料不完整、不系統。如：對隱蔽工程的施工，僅僅有隱蔽工程施工前后的聲像資料，而無具體施工環節的內容，不能全面地反映隱蔽工程的施工。還有的是拍攝的內容基本齊全，但拍攝不夠深入細致，如：一般對同一拍攝對象要求有不同角度、不同階段的照片，拍攝物體鏡頭要有遠景、中景和近景，重要工序、重要部位要拍攝細部特征，這些要求多數不能達到。還有的用宣傳資料代替聲像檔案等。

2.2 整理不規范

有些單位對于檔案的整編沒有一個統一的要求，聲像資料散、亂、差，系統性較差；還有些歸檔的聲像材料標注不全，事由、時間、地點、人物、作者等不清楚、不規范，難以準確反映拍攝對象，不利于檔案利用。

2.3 歸檔不及時

從調查中發現，有些項目建設過程形成的照片、錄音、錄像等，長期保存在個人手里或者部門內，沒有及時移交檔案管理部門統一保存，致使部分聲像資料因機構人員變動、保管不善等原因流失，影響了聲像檔案的利用。

2.4 保管不到位

有些單位的聲像檔案，缺乏統一管理。由于歸檔聲像檔案保護措施不得力，聲像檔案設施設備不符合恒溫、防磁、防震、防火、防光要求，時間一長，造成聲像錄制材料被破壞，照片褪色、磁帶受損、音效失真，從而失去利用價值。

3 水利工程聲像檔案的問題成因

3.1 認識不到位，工作不重視

人們對于聲像檔案的重視遠遠不及對紙質檔案，甚至有人認為檔案就是紙質檔案，這就導致一些單位在工程建設中忽視甚至無視聲像檔案的管理。一是在工程建設過程中沒有按聲像檔案的要求拍攝聲像資料；二是有些檔案管理人員責任意識差,在檔案的收集、整理和審核上失位、缺位；三是有些技術人員歸檔意識差，對自己收集的珍貴照片、攝像資料，不愿意整理和移交；四是有些用宣傳資料來代替工程項目聲像檔案，只是應付歸檔。

3.2 缺乏統一規劃和管理

由于認識的不到位，有些單位對于聲像檔案工作沒有一個統一規劃，對聲像資料的歸檔范圍、歸檔要求、工程程序、責任部門、進度安排沒有明確的要求，造成項目法人、監理、施工等單位對于聲像檔案的收集、整理和歸檔各行其是,標準不一，隨意性強，影響了聲像檔案的質量。很多單位從項目開工到竣工驗收，對于聲像檔案沒有一個貫穿始終的控制措施，往往在各階段驗收時，才對聲像檔案進行突擊整理，事后追憶。拍攝人員對于聲像檔案的標注、說明等難以追憶齊全和準確，很難標注清楚。另外，在合同簽訂、合同驗收和檔案移交環節缺乏對聲像資料的管控措施，造成聲像檔案的管理責任難以落實。

3.3 人員不到位，素質需提高

從事聲像資料拍攝的人員需要熟練操作攝像機和照相機等設備，需要一定的攝影專業技術。大部分單位從事聲像攝制的人員為兼職，且更換頻繁，他們的聲像專業素質往往達不到要求。而專業的檔案人員往往又不懂工程，拍攝的資料難以達到完整性要求。加上技術人員、檔案人員分屬不同管理部門，平時溝通交流少，造成聲像資料與檔案“兩張皮”，工作難以推動。

3.4 保障措施不力

聲像檔案由于其特殊的載體形式，對保存檔案的環境和設施設備比紙質檔案要求更高，投入也較大。一方面，大多數參建單位不愿意在這方面有過大投入；另一方面，不同單位的投入和工作條件也不盡相同，導致聲像檔案保存的質量差異。

4 水利工程聲像檔案常見問題的解決辦法

《水利工程建設項目檔案管理規定》要求“工程建設重要階段、重大事件、事故，必須要有完整的聲像材料歸檔”，為此，只有解決了水利工程聲像檔案中存在的問題，才能達到《水利工程建設項目檔案管理規定》要求。筆者認為應采取以下辦法加以解決：

4.1 提高認識，加強領導

思想是行動的先導。檔案管理人員應加大宣傳，提高各單位對聲像檔案重要性的認識；要爭取各級領導對聲像檔案的重視和支持，把聲像檔案當成工程建設和檔案管理工作的重要組成部分，與工程建設任務同計劃、同部署、同檢查、同考核；要結合項目進展情況，抓住時機，對已形成的聲像資源進行開發利用，通過制作宣傳片、畫冊、技術資料、專題展覽等多種形式，展現聲像資料在工程建設中的作用。比如：在丹江口大壩加高項目階段驗收中，通過圖片、圖像以及編制專題片等方式較好地展示了工程建設重要階段、重要事件和關鍵工藝等建設過程，使得各級管理人員切身體會到聲像檔案的作用，激發了群眾參與聲像檔案管理工作的主動性和積極性。同時，要健全檔案管理組織機構，明確分管領導，配齊聲像檔案工作人員，劃清責任界限，為聲像檔案管理工作提供組織保障。

4.2 完善制度，強化責任

a.注重頂層設計。在項目初期，要組織制定一套從項目法人、監理到施工單位的切實可行的聲像檔案管理制度，做到聲像管理工作有章可循。

b.注重規章制度可操作性。要針對項目特點，進行項目分解，明確歸檔范圍、拍攝時間、質量標準、整編要求和歸檔程序，讓拍攝人員知道“干什么”、“如何干”，“何時干”以及“如何保存”。比如：在丹江口大壩加高項目中，明確要求拍攝土石壩、混凝土壩、董營副壩、升船機、機組改造及金結安裝等工程部位，具體拍攝建筑物和構筑物原始地形地貌、隱蔽工程覆蓋前記錄、初期工程質量缺陷、溫度控制等特有施工工藝處理、質量事故處理等，并對提交的照片、聲像格式、數量均提出了明確的要求。檔案室還明確規定：不管磁盤還是光盤，定期復制，以延長電子文件壽命。檔案室工作人員對磁性載體每滿2年、光盤每滿5年時，進行轉儲一次，轉儲后的載體與原載體同樣進行編號保存。

c.注重進度控制。要結合工程建設的進度安排，編制聲像檔案工作進度計劃安排，設置關鍵節點，加強督促檢查，確保聲像資料的收集、整理和歸檔與工程建設同步實施。

d.注重強化責任。要以制度方式明確各單位、各部門有關收集、整理、審核聲像管理的職責分工，落實檔案管理責任制,防止工作中推諉扯皮現象。

e.注重約束機制。要在合同簽訂、合同驗收、質量檢查、工程款支付等各個環節明確對聲像資料的具體要求，使檔案資料處于受控狀態。

4.3 全面收集，及時整理

工程項目聲像檔案的來源包括項目法人、監理、施工和設計等不同單位。項目法人要從聲像檔案形成的源頭加大工作力度，采取一切措施，調動各單位多渠道收集聲像資料的積極性；聲像檔案人員要深入工地，協同技術人員共同做好照片、錄像、錄音、圖形等不同介質的檔案記錄，力求內容完整、形式多樣。整編的檔案要符合以下三點要求：一是內容完整、準確、配套；音響、圖像、畫質清晰、有效。二是檔案組織的系統性。要根據聲像資料形成的規律，保持其有機聯系，便于利用。注意同一內容、多種載體形成的聲像資料的成套性。三是歸檔資料的規范性。照片資料要有內容、時間、地點、人物和制作者。其他載體要有原本、定稿、時長、制作單位與人員等。

4.4 集中保管，便于利用

聲像檔案由于其特有的載體形式，保存條件較其他載體的要求高，需要較大的投入，但大多數參建單位不具備這些專用保存設施。解決的方案：一是采取項目法人集中保管的方式。設計、監理和施工單位收集聲像檔案后，及時整理，及時向項目法人檔案室移交，項目法人按照要求建立聲像檔案庫房集中保存；二是項目法人可結合項目條件，建立聲像檔案數字化資源庫，通過網絡向各單位提供資源共享服務。這樣既節省了資源，也提高了使用效率。

Common Problems and Solutions of Water Conservancy Project Audio and Video Files

YOU Peng-cheng

(Changjiang Archives,Wuhan 430010, China)

Water conservancy project audio and video files are used for recording valuable project files and information of water conservancy project formed in all construction stage processes such as pre-construction, implementation, completion acceptance, etc. with image, sound recording, photograph, images, and other carriers supplemented by text description. In the paper, work practice is used to point out common problems in current water conservancy project audio and video files, analyze causes and propose solutions.

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TV211

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1005-4774(2014)08-0075-03