淺析檔案工作如何為當前灌區建設管理服務

施向陽

（陜西省涇惠渠管理局 陜西 三原 713800）

近年來，隨著灌區社會經濟的快速發展和灌區基礎設施建設步伐的加快，與灌溉設施交叉的通訊、交通、能源輸送、市政等工程設施不斷增多，灌區管理難度日趨加大，檔案作為記載灌區建設、工程設施改造、管理模式轉變、管理技術發展的基礎性文件，在工程設施安全運行及管理模式更新、灌區經濟發展中正發揮著愈來愈重要的作用。筆者從檔案的屬性和特征出發，分析檔案工作服務于灌區社會經濟建設的可能性，提出了檔案工作服務灌區建設管理的主要方法，以期拋磚引玉。

1 檔案工作服務于經濟建設的可能性

1.1 檔案的屬性和特征

檔案是一種信息資源，它完全具備信息的屬性和特征。檔案是關于歷史事實的原始記錄，信息是“環境事實”的反映，可以說，檔案是有關歷史事實的信息。保存檔案的目的就在于利用，而利用的手段是通過信息的正確傳遞，查閱檔案可以將檔案資料從信息資源轉化為可以利用的信息。信息本身就具有服務社會經濟建設的屬性和作用，而檔案館（室）實質上就是一個龐大的信息庫，所以說，檔案的屬性和特征決定了其必定也必然要服務于灌區經濟建設。

1.2 檔案的作用和效益

灌區檔案工作作為灌區管理的有機組成部分，具有獨特的功能和重要的作用。在服務于灌區管理經營模式轉變方面，記錄了從解放前土地私有制下的灌溉管理方式、人民公社農村集體經濟灌溉管理模式、聯產承包責任制下的灌溉管理模式、“斗渠”三權“拍賣”后灌溉管理模式的轉變，為灌區不斷探索適合現代社會發展、更好地服務于“三農”的科學化管理模式積累了大量的數據信息，有力地推進了灌區改革的不斷深入。在工程建設、設施管理及更新改造方面，儲存著大量的數據信息，如河流每年徑流量和含沙量記錄、灌區閘口引水量記錄、斗口引水量記錄、灌區地下水位觀測記錄、有關灌區工程建設、工程設施改造以及交叉工程處理的特性和作用等大量數據。這些數據能夠為灌區未來用水形勢的預測和設施管理及灌區建設改造提供大量、準確的信息，省去了工程現場勘測、田間調研、分析計算等多個環節，實現了省時省力、費小效宏的目標，提高了工作效率。事實證明，檔案工作在服務灌區建設管理中已經起到節約人力、物力和財力投入，縮短工時，避免重復勞動、減少不必要損失的重要作用。

1.3 檔案管理的要求

隨著灌區建設的發展，檔案工作越來越走向科學化，特別是近年來計算機的普及和發展，電子檔案已經成為檔案管理工作的重要組成部分，許多單位已經建立了屬于自己的電子檔案館，通過各個計算機終端，足不出戶便可很方便地查閱檔案。為了適應檔案信息化的新要求，逐步實現檔案的電子化，這就要求檔案工作者要不斷學習新的知識，要用超強的服務意識，將原來的紙質檔案通過數碼相機、掃描儀等設備進行電子化處理，逐步完善和擴大電子檔案的存儲數量，建立電子檔案查閱系統，更快捷、更方便、更準確地為灌區社會經濟發展服務。

2 檔案工作服務于灌區建設管理的主要方法

（1）密切配合，積極參與。長期以來，部分檔案管理人員對檔案管理工作存在思想認識上的誤區，認為檔案管理工作單調、無味，工作目的也僅限于只要將檔案保管好，不丟失、不損壞、不泄密就算盡到了責任。這種思想與快速發展的社會形勢對檔案管理工作提出的新要求格格不入，檔案工作者必須立足當前，著眼長遠，樹立正確的發展觀，以服務灌區為理念，將檔案管理工作滲透到日常工作的每一個環節，與相關業務部門緊密配合，經常性參與到灌區建設管理的業務工作中去，及時開展檔案收集工作，迅速歸類整理，保證檔案資料的完整準確、科學分類，儲備保存必要的檔案信息，為服務灌區建設管理奠定良好的基礎。

（2）轉變觀念，主動服務。首先，在管理模式上，要做好“三個轉變”，實現“一個提升”，即“被動管理”向“主動服務”轉變，“重管輕用”向“管用并重”轉變，“紙質檔案”向“電子檔案”轉變；同時實現“管理理念”的提升，就是把服務于具體事務向服務于灌區社會經濟發展提升。以往在計劃經濟時代只重視黨政文書檔案管理的做法，已無法適應當前社會主義市場經濟發展的需求，更談不上助推市場競爭。只有主動地收集整理市場信息，比如灌區糧食種植結構、水量需求、人口分布、社會經濟發展水平、人均收入信息、建筑材料、物價、人力資源價格信息，及時準確地發布信息，為灌區工程設施改造、機電設備更新，準確進行招標控制價格計算提供主動服務，幫助相關決策部門進行分析和判斷，才能將檔案信息轉變為經濟效益，凸顯檔案管理在灌區經濟發展中的重要地位，實現檔案管理服務灌區經濟發展的重要作用。主動服務，積極參與，及時準確提供相關檔案信息，努力促使固定的檔案信息轉化為經濟成果，造福灌區人民，推動灌區社會經濟健康快速發展。相反，灌區社會經濟的快速發展也可以促進檔案管理工作的規范化、科學化、信息化。

（3）努力學習，實現檔案管理的現代化。目前，在我國許多知名高校如云南大學等已專門設置了檔案管理專業，檔案管理正向專業化、規范化、科學化、電子化轉變。隨著灌區檔案管理范圍日益擴大，檔案館（室）的貯藏量也在不斷增加，檔案的查閱、復制、抄錄等工作量也在不斷增加，從而會造成檔案的保藏和使用“壽命”發生矛盾。因此，在檔案工作中，提高管理水平，科學保存，已成為檔案工作中一個亟待解決的課題。只有不斷地提高管理檔案工作者的業務水平和技術素質，定期不定期地對檔案工作者進行業務和技術培訓，使其掌握先進的管理技術如紙質檔案的防潮、防蛀技術，電子檔案的備份存檔、傳輸技術等，通過掌握更多的專業知識，利用現代化設施的技能，為經濟建設發展做出貢獻。

3 結語

灌區檔案工作發展前景廣闊，只有不斷地學習和探索，促進檔案工作與經濟建設的有機結合，才能更好地服務于灌區建設與管理，才能創造出更大的經濟效益和社會效益。