新時期我國人口和計劃生育的檔案管理工作

彭蓮花

（豐縣梁寨鎮(zhèn)計劃生育服務(wù)站，江蘇 徐州 221700）

新時期我國人口和計劃生育的檔案管理工作

彭蓮花

（豐縣梁寨鎮(zhèn)計劃生育服務(wù)站，江蘇 徐州 221700）

人口和計劃生育檔案管理工作是我國人口和計劃生育工作的歷史記錄，做好這項工作不僅對人口和計劃生育工作服務(wù)質(zhì)量的提高有著重大作用，同時也是我國全面推進社會主義建設(shè)的關(guān)鍵。我國已經(jīng)進入了一個新的發(fā)展時期，對于信息的管理工作要求也越來越高，計生檔案管理工作作為信息管理工作的一個方面，計生檔案管理工作跟上新時期的工作步伐顯得愈加重要。

人口與計劃生育；檔案管理

檔案是對歷史的記錄，如何做好新時期的人口和計劃生育工作的檔案管理工作對我國新時期人口和計劃生育工作更好開展和促進社會經(jīng)濟又好又快發(fā)展有著積極的作用。

1 我國人口和計劃生育檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1 領(lǐng)導對檔案管理工作不夠重視

基層檔案整理和保管是整個檔案管理工作全過程的基礎(chǔ)，這卻是我國的人口計劃生育工作檔案管理工作的薄弱環(huán)節(jié)。領(lǐng)導對基層的檔案管理工作一般都不夠重視，檔案管理部門在人們的心中也是“冷衙門”，基層的檔案管理工作人員不具有什么地位，對工作提出的建設(shè)性建議總是不能夠獲得應(yīng)有的重視。檔案的管理工作并沒有列入各級計生考核體系中，領(lǐng)導關(guān)注的事情一直都是計生的實踐工作，檔案的管理已被自然忽略了。在錄用管理人員之時，一般考慮政治背景就行了，幾乎不關(guān)注檔案管理方面的專業(yè)能力是否具備。

1.2 缺乏檔案管理意識，檔案保管條件差

檔案管理工作的不受重視對工作人員的工作積極性也是一個沉重的打擊，而基層工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和檔案管理意識方面也跟本不可能獲得提高，離《檔案法》的要求相差太遠。計生工作檔案管理人員對檔案的保管技術(shù)工作和業(yè)務(wù)方面的知識背景都非常缺乏，多停留在“存放便萬事大吉”的狀態(tài)，這使得檔案管理總是顯得雜亂無章。因為檔案管理工作本身就缺乏應(yīng)有的重視，因此檔案保管方面的硬件設(shè)施也跟不上時代的要求，檔案庫缺乏相應(yīng)的保護措施，這些都為檔案管理工作帶來了許多的隱患。盡管現(xiàn)在國家提出了一系列的嚴格規(guī)章制度和法律法規(guī)，但是人口計生檔案管理工作方面依舊是出現(xiàn)一房多用，辦公用品質(zhì)量低下等現(xiàn)象，甚至檔案資料出現(xiàn)污損和丟失等重大工作失誤。

2 我國計生檔案管理工作的加強與新管理方式的引入

2.1 領(lǐng)導應(yīng)當提高對計生檔案管理工作的重視

領(lǐng)導對計生檔案管理工作的重視是對檔案管理工作制度化，標準化最為關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)，是計生檔案管理工作能夠順利進行，能夠科學管理現(xiàn)代化的前提。人口和計劃生育部門的領(lǐng)導應(yīng)當更新觀念，充分認識到計生檔案管理工作對計生工作開展的決策依據(jù)方面的作用，為育齡婦女提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的作用，為流動人口提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的作用，促進計劃生育工作改進的作用，為農(nóng)民致富方面的作用。要把計生檔案管理工作提到和計劃生育協(xié)會，法制建設(shè)等部門同等重要的地位，把管理和建設(shè)納入到主要的議事日程，劃撥必要的財政投入，為檔案管理工作打下良好的基礎(chǔ)，為計生檔案管理工作進一步的科學化，標準化，現(xiàn)代化做好準備。

2.2 提高工作人員的管理素質(zhì)

檔案管理工作人員的知識技能水平和科技水平直接關(guān)系到檔案工作的管理水平，我國的計生檔案管理工作需要提高工作人員的管理素質(zhì)。這些素質(zhì)可以從以下幾個方面綜合入手：第一、重視對高素質(zhì)、復合型人才的培養(yǎng)；第二、重視計生檔案工作人員的在職培訓；第三、鼓勵檔案工作人員自我成才；第四、合理調(diào)配人才，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)。工作人員素質(zhì)的培養(yǎng)和提高一定要結(jié)合信息時代發(fā)展的技能需求，為下一步引入計算機等技術(shù)進行檔案管理工作做好人才的儲備和培養(yǎng)工作，使得我國的計生檔案管理工作的臺階能夠跟上時代的步伐。

2.3 引入計算機，多媒體等技術(shù)

人們進入圖書館的時候有一個檢索系統(tǒng)，這個系統(tǒng)為人們尋找需要的書籍帶來了許多便利，而計生檔案管理工作人員應(yīng)當積極引入類似的系統(tǒng)，為工作帶來便利，而不是搬照以前的工作方式，只是對文案歸檔處理。在檢索的過程中，尋求用關(guān)鍵詞代替主題詞的方法避免主題詞存在的繁瑣，效率低下的弊病。計算機技術(shù)在應(yīng)用過程中，首先要做好數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建工作，構(gòu)建一個良好的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，不僅有利于將來工作的人員對檔案的錄入工作，也有利于將來文件的查找工作。而且構(gòu)建的數(shù)據(jù)庫應(yīng)當簡便易操作，不能是部門請來了構(gòu)建數(shù)據(jù)庫的工程師，但系統(tǒng)太過專業(yè)化，不易于一般工作人員，操作那么計算機技術(shù)的引入也就失去的了應(yīng)該具有的意義。在檔案的保管方面，由于紙質(zhì)的文檔不容易保存，容易受到許多環(huán)境因素的影響。現(xiàn)實中檔案管理庫并不是非常的完善，而且還多存在一房多用的情況，文檔容易受到損壞，因此，可以積極利用多媒體等手段對檔案進行有效的保管。比如把文檔做成很小的膠卷，這在許多大的圖書館就有利用這種技術(shù)，而且還非常的經(jīng)濟，這不僅有利于檔案的保存，還能夠極大地減小檔案對空間的占用。同時把一些數(shù)據(jù)制作成相應(yīng)的可以在計算機上觀看的視頻或者音頻之類的文件，不僅有利于檔案的查閱，更有利于檔案的永久保存和復制。

2.4 研發(fā)適合我國國情的信息管理軟件

計算機技術(shù)應(yīng)用在計生檔案管理工作的多是淺顯的技術(shù)手段，沒有發(fā)揮出計算機應(yīng)當具有的能力，所以要積極應(yīng)用好計算機技術(shù)在計生檔案管理工作中的作用，研發(fā)適合我國計生檔案管理工作現(xiàn)代化，科學化的信息管理軟件，以有效地簡化檔案管理工作的一些繁雜過程，提高工作效率，優(yōu)化檔案管理工作。

[1]柳琳.論提升人口計生檔案管理水平與發(fā)揮檔案作用[J].社科論壇,2010.

G63

A

1003-5168(2014)03-0225-01

彭蓮花（1978—），女，漢族，江蘇豐縣人，本科學歷，助理館員，從事計生檔案管理工作。