水務檔案信息化管理初探

區柳迎

（佛山市南海區國土城建和水務局桂城水務管理所，廣東 佛山 528200）

水務檔案信息化管理初探

區柳迎

（佛山市南海區國土城建和水務局桂城水務管理所，廣東 佛山 528200）

水務檔案是水務建設和水務管理過程中形成的具有保存或參考價值的檔案資料。水務檔案牽涉面廣、內容繁雜，既與農業、工業、市政、環境等領域相關，又涉及機械、電力、水文、氣象等多個專業，因而水務檔案具有綜合性強和多樣化特點。本文針對水務檔案信息化管理現狀和存在問題進行分析，探討并提出了完善水務檔案信息化管理的措施與對策。

水務檔案；信息化管理；措施與對策

水務檔案中的原始數據資料，如水文數據、氣象數據、地質數據等，保存年代越久越能發現年際、季節變化規律，因而價值越大[1]。隨著水務事業的不斷發展，水務檔案的信息量與日俱增，采用傳統檔案管理方法很難適應檔案管理工作的需要，因此將現代信息技術應用到檔案管理工作中，實現檔案管理信息化，就成為全面提升檔案管理水平的必然選擇。

1 水務檔案信息化管理現狀與問題

1.1 檔案信息化具備了一定的基礎

隨著信息技術的發展與應用，水務檔案信息化建設已取得初步成果。利用計算機進行檔案存儲和檢索，開展電子文檔的歸檔與管理，一些檔案館安裝并運用了檔案系統管理軟件，建立了目錄數據庫，這些措施提高了檔案查全率和查準率，但從檔案信息化建設和管理的需求方面看仍有相當差距。

1.2 檔案信息化管理目標不明確

水務系統檔案信息化建設偏重于內部業務，例如防洪排澇、供排水、工程建設和資源管理等，卻沒有同步建設綜合性的檔案管理信息系統，存在信息化管理各自為戰的局面。如目前已開發利用了電子政務信息系統、水資源管理系統、水質監測系統等，卻沒有將這些系統整合到一個綜合管理系統里面，即便是已配置系統的利用率也不高。

1.3 檔案信息資源分散，缺乏有效整合與利用

水務部門涉及多個專業和技術領域，在硬件配置、軟件選用方面基本上是按照各自的需求進行建設，檔案信息資源也沒有實現網絡共享，存在著數據重復挖掘、資源浪費的現象。由于信息獲取渠道不同，有些數據信息難免存在自相矛盾的問題。

1.4 軟件系統開發和數據庫建設比較薄弱

由于不同行業檔案管理專業性差異很大，當前也沒有通用的檔案管理系統軟件，而水務系統自身的軟件開發能力較弱。數據庫系統是檔案信息化建設的核心與基礎，也是水務檔案信息由文件向信息化過渡的關鍵環節，而這正是當前水務檔案信息化建設的薄弱之處。

1.5 檔案管理人員缺乏全面素質，信息化管理能力不足

目前，水務系統中從事檔案工作的人員中很少有精通計算機管理的，而擅長計算機的專業人士又很少熟悉檔案業務，這種狀況不利于水務檔案信息化管理水平的提升。水務系統辦公自動化僅限于目錄級檢索，檔案管理人員也沒有進行系統的培訓，部分檔案工作人員不熟悉電子檔案的歸檔管理，對于檔案數字化、網絡咨詢服務等的技術要求也不掌握。

2 推進水務檔案信息化管理的措施與對策

2.1 明確目標，統一規劃；整體布局，規范建設

為了推進水務檔案信息化進程，必須明確目標，即水務檔案信息化應以綜合辦公系統為基礎，以水務檔案數字化為建設目標。研究并確定水務檔案信息化的總體方案和組織原則，通過科學合理的規劃，有條不紊地推進水務檔案信息化建設。

2.2 完善檔案管理制度，加強安全防護能力

在水務檔案信息化建設過程中，應貫徹《檔案法》及相關法規精神，通過理論聯系實際，健全水務檔案各項規章制度，并落實檔案管理責任制，使水務檔案管理走上規范化、法制化的軌道。為了保障檔案信息的完整性與安全性，應提高檔案人員的安全意識，完善并落實信息檢索、身份認證、日志管理及數據備份等安全防護措施，從而增強檔案的安全防護能力。

2.3 增加信息化投入，改善軟硬件設施

水務檔案信息化建設是需要不斷投入的，這不僅在于檔案信息化建設屬于前沿、高新技術的系統工程，需要一定的硬件基礎，更重要的是相比檔案生命周期，計算機軟硬件生存期更短得多，更新換代更快。水務檔案信息化建設應根據任務需求投入資金，并且資金額度應與任務量相適應。

2.4 整合檔案資源，增強服務意識

在水務檔案資源中，除了涉及國家安全與個人隱私方面的內容以外，大部分都是能公開和可以實現共享的。因此，應加快整合水務檔案信息資源，通過開展檔案服務，促進檔案信息資源的利用，并發揮檔案資源的效益優勢。在開發檔案管理軟件過程中，應圍繞開放和利用這兩點來開發和設計各類檔案管理軟件，包括綜合管理系統軟件。在整合利用檔案資源方面，應完善水務檔案網絡建設，加強檔案數字化工作和檔案編研與服務功能。

2.5 重視交流培訓，提高人員素質

檔案信息化要求管理人員不僅具備檔案專業的知識理論，還要掌握信息技術應用方法與信息加工技術，因此加快培養既熟悉檔案管理，又掌握網絡技術、數字化技術的復合型人才就成為當前的重要任務。為此，應制定培訓計劃，采用請進來與走出去相結合的方法，一方面鼓勵檔案管理人員參加在職培訓、業余進修等，掌握最新的信息應用技術；另一方面引進計算機技術、網絡技術、數據庫技術等專業人才，以優化檔案隊伍的專業知識結構，以便更好地適應檔案信息化管理需要。

3 結語

隨著水務一體化管理的不斷深入，水務檔案信息化管理的重要性更加凸顯。面對水務檔案管理工作日益復雜、艱巨的形勢，要求檔案管理人員擅于利用現代檔案管理手段，借助信息化平臺，做好檔案管理工作。同時，應改變重藏輕用的傳統檔案管理觀念，加快檔案資源開發與利用。

[1]李衛平.水務檔案工作之我見[J].黑龍江檔案，2011，4：85.

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1003-5168(2014)03-0210-01