國(guó)有設(shè)備檔案的現(xiàn)代化管理應(yīng)與企業(yè)發(fā)展相一致

劉忠艷

（勝利油田現(xiàn)河采油廠 綜合檔案室，山東 東營(yíng) 257000）

檔案是人類社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是人類文明進(jìn)步的階梯。設(shè)備檔案是指設(shè)備在購(gòu)置、安裝、使用、維護(hù)維修過(guò)程中直接形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案工作是人類為了更有效地保存和積累已往的文明成果，并使之更好地服務(wù)于人類現(xiàn)實(shí)社會(huì)活動(dòng)的工作。相對(duì)應(yīng)的設(shè)備檔案是檔案的一個(gè)分支，它的現(xiàn)代化管理工作就是在企業(yè)的不斷發(fā)展過(guò)程中應(yīng)運(yùn)而生的。在現(xiàn)代化企業(yè)飛速發(fā)展的今天，如何根據(jù)發(fā)展的需要，合理有據(jù)地確定企業(yè)設(shè)備檔案在現(xiàn)代化企業(yè)中的地位、作用，為企業(yè)謀求最大的經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益。保障設(shè)備檔案與企業(yè)發(fā)展同步，是現(xiàn)在檔案管理人員面臨的主要問(wèn)題。就以上問(wèn)題有以下幾種解決辦法，僅供參考。

1 設(shè)備檔案的現(xiàn)代化管理工作要與企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀相適應(yīng)

設(shè)備檔案是在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展需要，不斷積累和發(fā)展起來(lái)的，在企業(yè)發(fā)展中起著輔助、指導(dǎo)的作用，與企業(yè)的興衰一一對(duì)應(yīng)。可以這樣講：一個(gè)企業(yè)沒(méi)有了，那么設(shè)備檔案在這個(gè)企業(yè)中的作用也就消失了。企業(yè)是檔案依存的主體，主體丟失載體自然消失。國(guó)有企業(yè)實(shí)行破產(chǎn)整合，在破產(chǎn)的同時(shí)，由于設(shè)備的大量轉(zhuǎn)賣、設(shè)備檔案形同虛設(shè)，再也無(wú)法起到應(yīng)有的作用，只能申請(qǐng)報(bào)廢或銷毀。這說(shuō)明檔案對(duì)企業(yè)的依賴性，設(shè)備檔案資料應(yīng)適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展，在發(fā)展中為企業(yè)提供服務(wù)。

1.1 根據(jù)企業(yè)的發(fā)展，制訂相應(yīng)的設(shè)備檔案管理規(guī)范。根據(jù)企業(yè)的發(fā)展方向，將設(shè)備檔案分門(mén)別類，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。

1.2 建立設(shè)備檔案的流通環(huán)節(jié)，在企業(yè)轉(zhuǎn)制、轉(zhuǎn)型、破產(chǎn)等問(wèn)題出現(xiàn)時(shí)，根據(jù)不同的情況，建立檔案設(shè)備的共同流通機(jī)制，以確保設(shè)備檔案服務(wù)的最大化。

1.3 建立健全國(guó)有大型設(shè)備及高精尖設(shè)備的檔案目錄的查詢、利用、跟蹤卡片，確保企業(yè)設(shè)備的安全運(yùn)行，及檔案材料的利用效果。用經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益證明設(shè)備檔案在企業(yè)中的地位。

1.4 根據(jù)企業(yè)發(fā)展的需要，定時(shí)定期檢查庫(kù)存設(shè)備檔案，建立“檔案—設(shè)備”聯(lián)系卡，針對(duì)報(bào)廢、損壞等的設(shè)備，庫(kù)存檔案資料已沒(méi)有保存價(jià)值的，應(yīng)與相關(guān)責(zé)任人一起及時(shí)撤出或銷毀，確保庫(kù)存資料的準(zhǔn)確性。

2 加強(qiáng)設(shè)備檔案信息化建設(shè)，確保設(shè)備檔案利用的靈活性

企業(yè)設(shè)備的投入為企業(yè)順利發(fā)展注入了動(dòng)力。設(shè)備在安裝、運(yùn)行過(guò)程中形成的資料檔案是該企業(yè)發(fā)展過(guò)程中不可或缺的。設(shè)備的運(yùn)行、檢修、維護(hù)、保養(yǎng)都需要設(shè)備檔案的技術(shù)支持。隨著改革的不斷深化，企業(yè)所有形式也在不斷發(fā)生變化。股份制、私企、外企逐步發(fā)展起來(lái)，給經(jīng)濟(jì)發(fā)展帶來(lái)了活力，同時(shí)設(shè)備檔案的管理則由原來(lái)的共有慢慢向私有轉(zhuǎn)化，在此過(guò)程中就存在原來(lái)共有的資源不能繼續(xù)共享，從而降低了檔案的利用率。以采油廠為例，采油廠的三產(chǎn)改制后成為獨(dú)立的股份企業(yè)，設(shè)備、資料隨單位一并劃出。這樣就產(chǎn)生了同型號(hào)、同車型、同編號(hào)設(shè)備資料的查閱矛盾。一本資料幾個(gè)單位同時(shí)借閱，或大部分資料處于無(wú)人問(wèn)津的情況時(shí)有發(fā)生。為了提高檔案的利用率，改變資料的獨(dú)有、獨(dú)占、不透明的現(xiàn)狀，采油廠根據(jù)中石化、管理局檔案館的管理要求，進(jìn)一步深化檔案管理，建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫(kù)化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動(dòng)化，消除了資料的浪費(fèi)、利用率低的情況。僅以電網(wǎng)檢修為例，利用庫(kù)藏資料節(jié)省了檢修時(shí)間，優(yōu)化了電器設(shè)備的日常維護(hù)管理，圓滿完成了電網(wǎng)檢修的任務(wù)，為采油廠的節(jié)能降耗做出了應(yīng)有的貢獻(xiàn)，同時(shí)也為采油廠節(jié)約了大筆設(shè)備的購(gòu)置費(fèi)用。

3 優(yōu)化設(shè)備檔案的管理模式，使其進(jìn)一步為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)

為了進(jìn)一步提高設(shè)備檔案的利用率、透明度，使其能夠更好地服務(wù)于企業(yè)應(yīng)用與生產(chǎn)，充分發(fā)揮其檔案本身的作用，讓企業(yè)特別是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到它存在的價(jià)值至關(guān)重要。要做到這幾點(diǎn)則必須：

3.1 進(jìn)一步加強(qiáng)檔案系統(tǒng)各檔案館的縱向聯(lián)系，確保設(shè)備資源的不斷補(bǔ)充。設(shè)備檔案的庫(kù)存量、存儲(chǔ)質(zhì)量是為企業(yè)提供服務(wù)好壞的衡量標(biāo)準(zhǔn)。這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)往往取決于使用者，因?yàn)橹挥性趯?shí)踐中獲得效益的才有說(shuō)服力。有了效益才能讓領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作，才能使其尊重檔案管理的地位。因此，加強(qiáng)各部門(mén)的聯(lián)系，確保檔案資料完整歸檔，才能為更好地服務(wù)企業(yè)提供可靠的資源。

3.2 建立設(shè)備檔案利用“反饋”卡，深層次開(kāi)發(fā)設(shè)備檔案信息。反饋方法在檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用中起著重要的作用。通過(guò)反饋信息，可以提高信息資源開(kāi)發(fā)利用的科學(xué)性、合理性、系統(tǒng)性。例如：采油廠是各類型泵的主要使用者，在使用過(guò)程中，該設(shè)備的運(yùn)行情況能否滿足生產(chǎn)需要，這時(shí)庫(kù)藏資料就是檢驗(yàn)其的標(biāo)準(zhǔn)，為企業(yè)再生產(chǎn)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題提供技術(shù)支持。在此基礎(chǔ)上，檢查企業(yè)設(shè)備在生產(chǎn)、利用、維修的目標(biāo)是否已達(dá)到、已經(jīng)做了些什么、還應(yīng)做些什么等。這樣，檔案的作用就顯現(xiàn)出來(lái)了。

綜上所述，設(shè)備檔案在社會(huì)實(shí)踐中以其特殊性決定了其在企業(yè)生產(chǎn)中的特殊地位，它是社會(huì)、企業(yè)發(fā)展中必不可少的一個(gè)元素。充分利用設(shè)備檔案的績(jī)效作用，建立統(tǒng)一的檔案服務(wù)模式，才能為企業(yè)的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)效益的提高，提供良好的參考，從而真正體現(xiàn)設(shè)備檔案的現(xiàn)代化管理與企業(yè)發(fā)展相一致的真實(shí)涵義。

[1]設(shè)備儀器檔案管理細(xì)則（勝利油田檔案管理中心）.