水利工程建設檔案常見問題分析及其對策探討

佟曉娜

(遼寧省大伙房水庫管理局，遼寧 撫順113007)

1 概 述

水利工程檔案是在水利工程建設過程中形成的，是具有保存價值的文字、圖紙、聲像等文件材料。科學、準確的檔案不僅是水利工程建設過程中的客觀要求，其完整性和準確性對工程建設后的日常管理、維護等發揮著舉足輕重的作用，為未來的水利工程建設提供有效的數據資料。

本文闡述了水利工程建設檔案常見的問題，對產生問題的原因進行了分析，并對如何提高水利工程建設檔案質量提出相關對策，希望對今后水利工程建設檔案管理有一定的借鑒作用。

2 水利工程建設檔案常見問題及原因分析

2.1 檔案資料原件不齊全

水利工程建設檔案常出現原件不齊全問題。主要原因:①各參建單位的檔案管理人員對檔案資料的隨時收集、隨時整理不夠重視;②由于工程建設周期長，相關參建單位的檔案管理人員發生變動后，檔案交接工作不及時、不到位，造成檔案資料遺失;③有些施工單位委托外單位進行施工原材料和中間產品的檢驗、檢測，原件索要不及時也是原因之一［1］。

2.2 各參建方移交的檔案質量參差不齊

大型水利工程建設往往分多個標段，各標段有各自的設計、監理和施工單位等，參建單位眾多，業主單位沒有及時統一檔案整編標準及方法，加之各參建單位的檔案管理制度健全與否、管理水平高低、領導重視程度各不相同，檔案整編質量參差不齊，歸檔格式不統一，致使整個工程檔案質量整體水平較低。

2.3 檔案材料歸檔長時間滯后于工程建設

水利工程完工后，常因為檔案工作滯后導致工程竣工驗收拖延。產生該問題的原因眾多，主要是由于各參建單位檔案管理工作不到位，尤其是施工單位在重視施工質量和工程進度的同時，忽視內業檔案資料的收集整理，沒有做到“工程建設與檔案工作同步;工程建設過程與檔案工作同步;工程竣工驗收與檔案交付驗收同步”的“三同步”［2］。

2.4 檔案資料不規范，不符合歸檔要求

在水利工程建設檔案中常存在字跡不清晰、隨意涂改，使用圓珠筆、鉛筆等不規范的檔案資料，為檔案整編帶來很大麻煩。工程內業、檔案人員素質偏低，檔案管理人才缺乏是造成上述問題的主要原因［3］。水利工程建設過程中，內業、檔案人員往往是剛剛參加工作的同志，這些人員檔案管理經驗少、技術水平不到位，對工程建設、管理等業務知識了解少，對技術檔案管理缺乏及時、有效、準確的指導。

2.5 電子檔案的收集不完整

電子檔案是工程檔案實現信息化的基礎。近年來，水利工程檔案專項驗收越來越重視對電子檔案的整編要求，而電子檔案的整編往往是檔案管理的薄弱環節。主要表現在以下幾方面:①有關工程建設報批文件、質量評定資料、驗工計價資料等，常以Word 或Excel 的形式存檔，相關領導簽字、公章等沒有得到原始保存;②常缺少施工圖和竣工圖電子文檔;③工程建設影像資料缺乏。產生上述問題的原因主要有:①各工程建設單位對電子檔案的管理不夠重視，檔案管理人員沒有做到對電子檔案的日常積累和隨時處理;②在電子檔案整理過程中疏于備份處理，由于電腦故障等原因，造成資料丟失;③各參建單位之間缺乏溝通，設計單位為了保護自己的知識產權，往往不愿提供施工圖電子檔案。

3 提高水利工程建設檔案質量的對策

3.1 思想上重視檔案管理工作

各參建單位必須高度重視工程建設檔案管理工作，保證必要的資金投入、硬件和軟件的配備，設置專職檔案管理人員，加強對檔案法規、檔案知識、檔案重要性的宣傳與學習，從而使相關人員從肯本上克服“重建設、輕檔案”的思想，這樣才能使檔案工作真正得到保障。

3.2 建立健全檔案管理制度

在工程建設初期，參照有關規范及標準，結合工程實際，形成檔案管理制度及整編方法等，統一整編及歸檔要求，明確分類方法、歸檔范圍，是確保檔案規范化、標準化的前提條件。落實檔案管理責任制度，按照統一領導、分級管理的原則，將檔案收集、立卷、歸檔層層分解，各參建單位做好自身檔案的收集、整理、保管工作，專職檔案管理人員和相關責任人對本單位形成的檔案負責，如有工作變動，須先交清應歸檔的文件材料。

3.3 定期開展檔案管理人員業務培訓

隨著水利事業的不斷發展和辦公自動化水平的不斷提高，水利工程檔案管理的要求也在不斷更新。因此，加強對檔案管理人的業務培訓，通過參加檔案管理部門組織的培訓班、邀請專家進行培訓，或開展各參建單位的交流學習等，使檔案管理人員全面掌握國家和地方出臺的管理規范，明確工程建設檔案的具體要求，有助于推動檔案管理水平的提高。

水利工程檔案管理工作科學性、技術性較強，是一項既繁瑣、又細致的工作。從事檔案管理工作的人員不但要重視理論知識、專業技能及檔案業務水平的提高，注重溝通協調能力的培養，還要重視思想素質的提高，增強服務意識和責任感，培養良好的職業道德，努力塑造綜合素質較強的檔案管理人才。

3.4 加強日常的監督檢查

水利工程建設過程中各參建單位往往把精力放在工程質量、工期控制和資金管理上，而忽視檔案管理，這就要求業主方應加強與參建單位的密切聯系，經常性地對檔案整編、歸檔情況進行指導、檢查、督促，建設監理單位應認真履行檔案審查職責，及時發現整編過程中存在的問題，認真把好檔案質量關，保證檔案資料規格統一、圖面整潔、字跡清晰。定期召開檔案工作會議，總結匯報工作進展情況，安排布置下一步工作，避免工程建設后期檔案問題集中、被動應付。

3.5 檔案整編與工程建設同步進行

大型水利工程建設項目不僅參建單位眾多，而且檔案資料的歸檔整理時間較長，如果檔案收集歸檔工作不能與工程建設同步進行，將直接影響檔案的完整性和準確性。因此，要有意識地將檔案工作貫穿到整個工程建設中，將檔案工作納入程序管理，與工程建設各階段同步進行。工程各階段驗收過程中，嚴格檔案資料的驗收，并可按照年度或單位工程等形式進行分部移交，保證工程檔案資料的齊全、完整。

3.6 在工程建設合同中，確定檔案管理目標

為了在建設初期即讓各參建單位意識到檔案工作不可忽視，業主單位可在合同文件中明確檔案管理目標，如:檔案移交時間、歸檔范圍、移交份數等要求，并約定適當扣留檔案保證金，掌握工程建設檔案工作的主動權，以促進檔案管理目標的順利實現。

4 結 語

工程檔案是工程建設過程的最真實反映，也是檢驗工程質量的重要依據，工程檔案的質量直接反映工程建設的質量。分析研究工程建設過程中檔案工作存在的問題，研究提高水利工程建設檔案質量的對策，對提高水利工程建設檔案水平有積極的推動作用，有助于推進檔案管理事業的發展。

［1］劉慧，張春霞. 淺談水利工程檔案的利用與管理［J］. 內蒙古水利，2012(06):177 －178.

［2］羅雪影. 論水利工程建設項目檔案管理［J］. 辦公室業務，2012(11):30 －32.

［3］辛堃. 水利工程檔案管理初探［J］. 山西水利，2013(07):47 －48.