淺談土地登記檔案的管理

徐躍英 韓 英

（蘇州市吳江區國土資源局，江蘇蘇州，215200）

土地登記檔案是土地管理部門代表政府依據國家的法律、法規，遵循有關法定程序所建立的反映有關土地位置、面積、用途、使用條件等情況的圖紙、簿冊等文件材料。它具有區域性、政策性、公正性、可變性等不同于其它專業性檔案的特性。在社會主義市場經濟快速發展的今天，土地登記檔案發揮著越來越重要的作用。作為土地檔案管理工作者，筆者就加強土地登記檔案的管理談些粗淺認識。

一、加強規范化統一管理

隨著土地出讓數量增多和房地產業務的迅速發展，以土地使用權轉讓、出租、抵押為主要內容的變更土地登記數目逐年增加，如果不盡快對土地登記檔案實行規范統一管理，十幾年所建立起來的地籍調查成果將失去意義和價值，后果將是不堪設想。因此，規范、統一管理是當務之急。

1.國家土地管理明文規定，土地檔案的業務管理，由市（縣）級以上檔案局、館進行直接的業務監督、指導。

2.土地登記文件資料管理，由負責土地登記工作的業務部門完成。在進行土地登記文件資料更新時，由負責土地登記工作的業務主管部門向檔案室辦理借閱手續，然后根據變更土地申請和調查，核實的結果在有關的登記文件資料上作相應的更新。待更新工作結束后，將整理的卷宗移交檔案室存檔。土地登記文件資料更新工作是一項經常性的工作，必須建立和健全檔案更新制度，履行更新審批手續。

3.專業技術資料的更新，按照《地籍調查規程》技術要求，以行政轄區為單位，按街道、街坊、宗地進行編號，建立檔案檢索臺賬，使轄區內每一宗地均有戶頭，每一次交易就辦理一次登記。對其變更的宗地，按變更地籍調查要求編號。此方法對于初始土地登記檔案及變更（包括權利人多次變更）均可在一個地號內檢索到，對每變更一個土地權利人，在變更前案卷上加蓋注銷印章，并在相應的卡、冊及檢索臺賬中注明宗地的去向、編號。這樣能夠及時準確地反映一塊土地的歷史演變過程。政府通過辦理土地登記，審核房地產交易的合法性、規范性，依法辦理土地登記手續等，對房地產市場實施有效的監督、管理，并使之規范化。

吳江區土地登記材料在2012年12月份之前都放在各國土資源分局（所）管理，由吳江市國土局檔案科檔案人員對下屬國土資源分局（所）進行指導。為了在整理中便于規范操作，檔案人員深入科室了解土地登記業務流程，設計了土地登記卷內目錄。為了更加科學合理地進行保管，局里組織下屬國土分局（所）到太倉、張家港等國土局參觀學習，多次組織培訓和指導。在2009年之前局檔案室庫房面積小，土地登記檔案量又多，只能暫時放在國土分局（所）進行管理。因靠慮到土地登記檔案將來要移交到局里，所以土地登記檔案的目錄由局里給，還統一刻了檔案用章分發給下屬單位，這樣使土地登記檔案規范、美觀、統一。吳江國土局辦公樓擴建后，庫房得到了很大的改善，就要求分局（所）將土地登記檔案全部移交到局檔案室進行集中統一管理。在2012年11月份成立了土地登記中心，土地登記材料都在局里產生。由于局里人手少，土地登記材料借助社會力量強化管理，合作單位根據我們的要求進行整理歸檔，掃描后移交給檔案室，檔案人員驗收合格、清點后填寫好移交清單，結束一個目錄號移交一次。到目前為止，我局土地登記室藏檔案有150762卷。

二、注重現代化管理手段

隨著社會主義市場經濟體制及房地產交易市場的良好發展，更為全面、科學、快捷、準確的土地檔案資料將為社會主義經濟發展提供更加優質的服務，不斷增強全民依法使用土地的自覺性，提高土地資料的合法性、權威性。

首先要建立和完善檔案管理現代化制度，制定相應的專業化標準。其次要改善檔案管理設施，增加經濟投入，改變過去管理人員簡單機械提取、存放檔案，以減輕勞動強度，提高工作效率。三要積極開發應用軟件，我局應用了土地檔案管理專用軟件，已將土地登記檔案目錄全部輸入電腦，并進行掃描。共輸入目錄187234條，掃描4096457幅。使信息化、網絡化在基層檔案管理中得到廣泛應用，使土地檔案管理真正適應經濟發展的需要，將地籍檔案的價值和管理功能充分發揮出來，做到取之于社會，服務于社會。

三、提高管理者綜合素質

第一，更新觀念加強業務學習。我國加入世貿組織以后，經濟飛速發展。作為一種資產的土地，自然也隨著卷入市場經濟大潮中，其流動性不斷加大。如：土地的轉讓、出租、抵押及二、三級市場的活躍，這些都借助于土地登記檔案的記載，并作為法律依據。為此，檔案管理者既要看護好已有的檔案，又要懂得土地管理各項政策、法規，對土地變更檔案要了解它變更的來龍去脈及依據是否合法有效，變更前土地權利人的登記是否按一定程序申請注銷，各項變更資料圖、表、卡、冊是否做了相對應的變更等。管理者要在“臺后”看管好國家土地家底，做一名既懂專業技術，又懂政策法規的復合型管理者。

第二，運用信息技術。根據土地登記檔案的形成特點，借助信息技術，編制圖、表、卡、卷的檢索方法。因土地資料種類繁雜，部分可借鑒圖書館的檢索方法。

第三，樹立服務意識。管理的最終目的是提供利用，隨著人們對土地越來越重視，土地權屬糾紛日益突出，土地檔案為法院的裁決提供了有力證據。作為依據、憑證的土地檔案，其利用率逐日增多，所以檔案管理者要發揚甘于寂寞、甘于奉獻的優良傳統，銳意進取，不斷創新，為國家的經濟建設和社會發展做出更大的貢獻。