深入貫徹實施8號令 切實強化檔案資源建設

歐陽旭明

（江蘇省檔案局，江蘇南京，210008）

近年來，各地各單位以貫徹實施國家檔案局第8號令為契機，普遍結合本地本單位實際，編制了本機關單位的《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，并經同級檔案行政管理部門審核批準實施。這是新中國成立以來，首次以令的形式，規定了機關文件材料歸檔范圍和不歸檔范圍，同時要求按照單位職能“以我為主、以人為本”編制歸檔范圍和保管期限，這是新時期加強機關單位檔案資源建設的重大舉措。

1 實施狀況

根據筆者近年來所了解的實施情況看，就《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》的編制和審核批準環節而言，大部分地區檔案行政管理部門審核把關較嚴，介入編制指導和審核把關的全過程。很多單位在編制過程中，領導重視，部門配合，檔案人員善于分析并歸納提煉，緊貼本單位實際，歸檔范圍較詳細，有較強的可操作性。但也有不少單位在編制時照搬照抄，過于宏觀原則，結合本單位的實際不緊密，審批時沒有把好關，編制和審批只是流于形式和過場。從近年來的歸檔情況看，歸檔文件材料的數量有了明顯增長，不少賬外文件歸檔了，部分單位能夠切實按照新制定的歸檔范圍認真實施，部門對照歸檔范圍將自身職能活動中形成的應歸檔文件材料歸檔，檔案部門檔案人員積極主動上門提醒啟發，較好地保證了歸檔文件材料的齊全完整。也有一些單位存在著“兩張皮”現象，新制定的歸檔范圍形同虛設，實際歸檔文件材料依然如故，交什么收什么，交多少收多少，與之前相比，差別不大。

2 存在的主要問題及其原因

2.1 歸檔范圍原則籠統

一些單位在編制文件材料歸檔范圍時，基本上按照國家檔案局8號令所確定的歸檔范圍照搬照套，沒有根據單位內部部門職能實際，或者根本就沒有讓職能部門參與一起編制，對職能部門的職責范圍，應該或可能會形成哪些方面的文件材料不清楚；有些單位則是將共性的應歸檔文件材料羅列在一起，覺得分設在各部門會造成重復。在歸檔時，不清楚各部門應歸檔的文件材料是否完整齊全。

2.2 賬內文件全賬外文件缺失

單位各部門所從事的職能活動，通過單位正式行文的文件歸檔比較齊全，但部門活動的過程性文件缺的比較多。諸如召開某某會議的通知，后面缺少會議材料的歸檔；關于開展某某專項檢查的通知，后面缺少檢查的過程性匯報、統計、報告、總結通報等材料；關于開展評比表彰活動的通知，后面缺少先進典型的推薦材料和審批材料等等。各部門的計劃總結等材料嚴重缺乏；一些單位的黨組會議記錄長期沒有歸檔，人事調整后也無正常交接；有的單位基本建設檔案殘缺不全。實際上是制度不健全或有制度未落實到位。

2.3 專項業務文件仍由業務部門保管

所謂的集中統一管理，僅僅是綜合管理性文件、紅頭文件等由檔案室統一管理，而一些專項業務性文件仍分散在相關部門保管，如行政許可的審批、登記等報批性材料，其理由是專業性強，在部門保管使用方便。實際上造成了各部門大量的專項業務文件材料到處堆放，無專人整理保管，管理混亂，檔案資源和行政資源均未得到有效整合。

2.4 未按歸檔范圍進行有效收集

有些單位的文件材料歸檔范圍編制科學合理，按部門職能確定的工作范圍應形成哪些方面的文件材料都已系統列出明細，但由于檔案人員缺乏經驗或責任心，致使一些應該歸檔的文件材料未歸到位。

3 強化文件材料收集歸檔的重點措施

3.1 修訂完善《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》

這是一個單位文件材料歸檔能否齊全完整的基礎文件。文件材料歸檔范圍應按單位內設機構逐一編制，可根據各部門職責和近幾年部門工作計劃及年度總結，分析各個部門有哪些方面的工作，應產生哪些方面的文件，一一列出條目，進行系統梳理，最后形成整個單位的歸檔范圍。在編制時，不要怕部門之間出現重復的歸檔條目，如工作計劃、總結等，雖然條目名稱相同，但實際內容并不一樣。保管期限應突出“以我為主、以人為本”，單位自身形成的文件和涉及人的切身利益的文件材料從長。《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》經同級檔案行政主管部門審核批準后，由單位正式行文發各部門實施。單位內設機構職能調整或機構增減，應及時相應調整歸檔范圍。

3.2 切實推進機關單位檔案實體的集中統一管理

檔案實行集中統一管理是檔案法確定的基本原則，也是各單位實行集約化管理、系統整合檔案資源和整合行政資源的有效途徑。單位檔案資源實行整合，既有利于檔案的安全保管和系統開發利用，使單位員工共享檔案成果，提升單位整體管理水平和工作效能，同時又節約了單位的管理成本和行政資源。

3.3 加強檔案信息化建設

提供檔案信息資源的快捷便利服務，是推進機關單位文件材料歸檔齊全完整的重要途徑。一些部門和人員之所以不愿意將文件材料主動歸檔，其重要因素是歸檔后利用不方便，一是要層層審批，二是管理手段落后，查一份檔案需要很長時間。“強化收集、簡化整理、細化檢索、方便利用”是新世紀以來國家對機關單位檔案工作的一項重大改革，將檔案人員從繁瑣的檔案組卷中解放出來，極大地方便了檔案的整理與利用，但是必須要強化檔案信息化建設。機關單位要將檔案信息化建設與機關單位信息化建設同步規劃、同步建設，使單位員工能夠根據自己的權限，在自己的電腦上用上可用的檔案材料，真正做到為利用者所想，實現資源共享，讓大家感受到用檔的方便。我想，文件材料歸檔不全的困惑將會迎刃而解。

3.4 確保文件材料收集歸檔齊全完整

確保文件材料歸檔齊全完整，檔案人員必須把好關。可以在以下幾個方面著手把關：一是黨組會議、辦公會議記錄，有些單位會議記錄人員認為要保密，不宜當年歸檔，解決的辦法可以將會議記錄列入年度歸檔文件目錄首號，讓記錄員辦理借檔手續。二是有關通知方面的文件，有些單位歸檔文件目錄中，只有通知，如部門召開的專項會議通知、檢查通知、統計通知、評選表彰通知等等，沒有后續性文件，檔案人員應主動提醒相關部門，追繳相關材料。三是檢查部門年度總結，了解部門開展了哪些方面的工作，哪些方面工作應該形成文件材料而沒有歸檔的，應提醒及時歸檔。四是查閱單位年度大事記，尋求線索，看哪些大事應該形成文件材料沒有歸檔的，然后找相關部門或當事人索取歸檔。

4 結語

檔案是機關單位各項活動的真實記錄，是機關單位的一項記憶工程，也是機關單位文化建設的重要組成部分，從中可以總結成敗經驗，探索規律。我們每個單位或多或少都有因為過去的記憶缺失給現行工作帶來遺憾的教訓，我們不能再將這種教訓給后來留下遺憾。因此，加強檔案資源建設應該成為一個有歷史責任心單位的自覺行動。檔案資源是檔案工作的根本，缺少檔案資源這一環節，就失去了檔案工作的重心。作為檔案工作者，無論是機關單位檔案工作者，還是檔案業務指導工作者，都應該將檔案資源建設作為我們開展工作的首要任務，這是歷史賦予我們的神圣職責！