加強檔案現代化管理 積聚發展正能量

丁 琨

（蘇州市吳江區公安局，江蘇蘇州，215200）

科技的高速發展，推動了公安工作的不斷創新與提升，一些傳統的工作方法在調整，更多全新的工作理念在生成，而與公安戰線息息相關的檔案工作也面臨著機遇與挑戰。當前新形式下，如何創新開展檔案工作，使其更好地服務公安服務大眾，將是一項重要的任務。

2013年以來，蘇州市吳江區公安局深度思考公安工作現代化建設，謀求新時期檔案管理工作向深度轉型發展，為公安檔案工作不斷積聚“正能量”，以推動檔案工作全面加速、提升、增效，努力打造服務型公安形象。

一、檔案現代化管理工作的新思考

1.檔案工作發展新機遇

回顧這幾年的檔案工作，經歷者無不深有感觸：現代科技特別是網絡技術的普及為檔案工作的發展提供了強大的推動力。檔案不再是傳統意義上的一本本厚重的卷冊。從硬件上來說，我們已經從只擁有裝訂機、榔頭、針線等“冷兵器”的基礎配置提升到了電腦、掃描儀、打印機、數碼相機等一系列高科技武器；而從軟件上來說，簡單的word文檔、excel表格直至目前的檔案信息管理系統，無不彰顯著“檔案科技時代”的來臨。

與此同時，各級領導對檔案工作的重視程度也是空前的。自1994年省公安廳在全省部署開展了派出所爭創合格檔案室活動之后，各級公安機關精心組織、大力推動，經過20年的不斷努力，各派出所檔案管理工作都達到了一個較高的水平。而隨著一系列公安派出所檔案工作制度的不斷完善，檔案工作也逐步從幕后走向前臺，納入派出所年度工作計劃與考核。各所都明確了分管領導與責任民警，檔案工作的相關規定及本所檔案管理工作情況都能了然于心，各項檔案管理的規章制度一一予以落實，碰到相關的設備、經費、人員等實際困難也是大力幫助解決。這一系列的改變鼓舞人心，激勵檔案工作者不斷提升工作質量，提高自身的創新能力與服務水平。

2.檔案工作面臨新調整

發展是主流，創新是必然。檔案工作不斷前進變革的同時，與傳統的一些經驗做法形成對峙也是不可避免的。隨著形勢任務的變化和公安信息化的深入推進，派出所檔案工作內容和方式也發生著變化。在實際工作中，我們意識到，一些歸檔過程中碰到的實際問題，用原先的做法行不通，而新的標準又沒有出臺，這種讓檔案工作者備感無力的情形急需引起上級相關部門重視，并及時做出調整。舉例來說，我們的重點人口卷、場所行業及企事業單位管理卷等等，按以往慣例，社區民警會將林林總總的相關材料一一收集，每到歸檔之時，都是滿滿當當一桌子。而如今社區民警直接將材料錄入大平臺，通過系統進行操作，更加高效、便捷、科學，基本實現“無紙化”管理。這就讓檔案材料的收集變得十分“尷尬”。“拿什么歸檔”是碰到此類情形之后，每一個檔案工作者都感到頭痛的問題。

而與之相反，一些新增的、能體現公安工作實際情況，有歸檔價值的材料則需要考慮是否該將之納入檔案管理。光靠一個備查卷，難以應對各種層出不窮的新事物，同時，推進檔案信息化建設乃大勢所趨，電子檔案、實物檔案等新興的抑或冷僻的檔案種類也應該得到更多重視。

二、不斷挖潛提升檔案現代化管理水平

1.探索檔案現代化管理的學習方法

檔案工作涵蓋整個派出所工作的方方面面。戶籍、文書、社區、案件都有涉及，新型的科技、視聽、電子、實物等檔案形式也相繼出現，這就要求檔案工作者必須對相關部門的工作流程及業務知識都能有個大概了解。這么大的學習范圍，光靠坐在辦公桌前等材料或是等解決方法是絕對行不通的，只有多問多學、勤記勤練。同時計算機知識與網絡運用能力也需要不斷提升，基本的打字、制表、錄入、查詢等都是現代檔案工作的必備能力。互聯網上刊載的與檔案管理相關的知識與技能也可以通過平時的學習積累轉化為自身能力，從而運用到實戰中去。

2.制定檔案現代化管理的業務規范

檔案工作的一個明顯的特點就在于其時間上的滯后性。一份完整的檔案材料的產生，通常是在整個相對應事件告一段落之后才會進入歸檔序程。傳統的戶籍類、文書類、視聽類以及各類臺賬等，都是本年度的工作對象，即為上一年的工作內容。即便是時間上相對較短的業務類材料，固然有“隨結案、隨立卷、隨歸檔”的要求，也總是在案件偵查告一段落之后，材料才出現在檔案工作者手中，因此很容易讓人對檔案工作的重要性缺乏足夠的認同。

所幸隨著公安檔案工作的不斷推進，各項制度不斷確立，考核內容不斷完善，逐步提升了整個檔案工作在公安工作中的地位。大環境得到改善的同時，更要求我們在進行檔案業務活動中要不斷規范自身行為，養成良好的工作習慣。在材料積累、收集方面，傳統的紙質材料與現代化的電子文檔、數據表格都要齊頭并進；在檔案的整理、立卷、歸檔方面，既要重視材料的裝訂質量與相對應的目錄統計，也要及時將檔案內容錄入公安檔案管理系統，并保持高度的正確率與全面性；在檔案利用開發方面，不僅要重視對內服務，更要將服務群眾的理念深植入心，完善利用效果的反饋、記載工作，從而發揮派出所檔案的重要作用。

3.推行檔案現代化的服務標準

“身在公安最基層，為群眾辦好每一件小事就是本分。”這樸實的話語代表的是檔案工作者的心聲。要圍繞如何說群眾話、辦群眾事，摸索總結出行之有效的工作技巧與語言方法，以增強轄區群眾對我們的親切感和認同感。在做好檔案工作的同時，不斷利用各種宣傳渠道進行檔案法律法規的宣傳教育工作，讓檔案走近群眾、服務群眾。

公安窗口是與群眾進行接觸溝通的最前沿，因此要推行現代化的服務標準，就要對提供戶籍查檔服務提出更嚴格的要求。不僅要做到業務熟練、查檔快速，更要對群眾笑臉相迎、熱情服務。老百姓上門求助時心情復雜，有著急上火的，有忐忑不安的，甚至還有心存疑慮、情緒對立的。檔案工作者在面對這些負面情緒時，要以真誠感化人、以服務感動人、以材料說服人，做到有憑有據、有情有理，讓老百姓懷揣著滿意與感動而歸。